Navigation:  AFDELING > Bestyrelseskartotek > Tilknytning af personer til grupper

 

 

Skriv navnet på personen i feltet navn og tryk Tab. Der søges nu i Interessentkartotek for at finde pågældende person.
Hvis det er en af de personer søgningen gav, vælges interessenten ind ved at klikke 1 gang på Interessentnummer.

 

Hvis det ikke er en af de personer søgningen gav, vælges knappen Opret Ny.

 

Person oplysningerne tastes. Når der vælges knappen Opret, vil interessenten være oprettet, og man kommer tilbage til billedet for oprettelse af gruppen, hvor resten af oplysningerne skal tastes.

 

Hvis man har skrevet forkert i navnet, og søgeresultatet i Interessentkartotek derfor er forkert, vælges knappen Luk. Der kan så skrives korrekt navn, og proceduren med søgning i Interessentkartotek gentages.

 

Hvis søgning i Interessentkartotek ikke gav noget resultat, vil der blive åbnet nyt skærmbillede klar til oprettelse af interessent i Interessentkartotek Person oplysningerne indtastes. Når der så vælges Opret, vil interessenten være oprettet i Interessentkartotek

 

1.Tast navn og tryk Tab, jf. ovennævnte

2.Vælg Post ved hjælp af til højre for feltet

3.Vælg Valgkode for i hvilket forum personen er valgt til posten. Valgkoder er fast defineret i EGBolig og kan ikke ændres.

4.Skriv Selskabsnummer for det selskabsnummer personen er valgt af. Der kan også vælges selskabsnummer ud fra oversigt ved hjælp af til højre for feltet

5.Skriv Afdelingsnummer for den afdeling personen er valgt af. Afdeling 0 er på selskabsniveau. Der kan også vælges afdelingsnummer ud fra oversigt ved hjælp af  til højre for feltet

6.Skriv Valgdato personen er valgt til posten, f.eks. 02-05-2004

7.Skriv dato i feltet Fra for hvornår personen starter med posten, f.eks. 01-06-2004.

I feltet Til vil der automatisk blive indsat dato for, hvornår perioden udløbet ud fra perioden angivet på Rollearten. Hvis personen stopper med posten midt i perioden, rettes denne dato til den dato, der så er korrekt. Derefter kan der oprettes ny person til posten for resten af perioden.

8.Der kan tilknyttes personlig Suppleant til personer. Det er kun personer med rollearten Suppleant (personlig suppleant), der kan vælges mellem ved brug af drop down/pil ned til højre for feltet Suppleant. Hvis man opretter nogle rollearter med f.eks. suppleant1 og suppleant2 (ikke personlige suppleanter), kan disse ikke tildeles som personlig suppleant for en person, men er blot suppleanter i gruppen.

 

Der kan kun oprettes det antal poster, som er defineret under oprettelse af grupper. EG Bolig giver meddelelse, hvis man forsøger at oprette flere personer af en post, end der er angivet under oprettelse af gruppen.

 

Hvis der fejlagtigt er oprette en person kan der sættes markering i feltet SletLinie ud for pågældende og når der opdateres med , vil linjen være slettet.

 

Når gruppen er opdateret, fremkommer der yderst til venstre i kolonnen Vis et ikon . Når man ud for en person klikker på dette ikon, kommer der et nyt skærmbillede. Her er de data, der er oprettet på personen/interessenten. I dette eksempel er det næstformanden  og de stamdata der er på hende omkring adresse, tlf. og mail. Disse oplysninger kommer fra Interessentkartotek. Hvis der rettes i felterne Tlf privat, Tlf arbejde, Fax, og Email1, vil det blive overført til EG Bolig. Der kan også nederst på skærmbilledet indtastes andre bestyrelser, som personen skal være medlem af. Man behøver ikke have bestyrelserne frem en efter en og tilknytte personen, men kan blot tilknytte de øvrige bestyrelser til personen fra en bestyrelse.

 

Ved klik på teksten Vis Rolle, bliver der vist de roller personen har i EGBolig (via Interessentkartotek), f.eks. lejer, medlem, kreditor osv.

 

Feltet Andet er et tekstfelt, som kun kan bruges i Bestyrelseskartotek.

 

Nederst vises i en tabel oplysninger fra Bestyrelseskartotek mht. grupper, personen er med i.

 

Oprettelse af alternativ adresse:

Ved klik på teksten Tilføj, er der mulighed for at oprette en alternativ adresse. Denne alternative adresse, vil dog kun kunne bruges i Bestyrelseskartotek.

 

1.Tast alternativ adresse

2.Vælg Opdat.

3.Vælg Luk

4.Gem efterfølgende billede ved hjælp af knappen

5.Opdater i værktøjslinien på .

Hvis der er en alternativ adresse, vil der være markering i feltet til venstre for teksten Tilføj, når man efterfølgende åbne for stamoplysningerne via ikonet .