Regnskabsmaske Excel |
  
|
Regnskabsmaske Excel |
|
Før der kan dannes et Regnskabsudtræk, skal der udarbejdes en maske i Microsoft Excel med flettefelter. Følgende vedrører kun Excel, og skal ikke udføres fra EG Bolig.
Som udgangspunkt er der flere standarder med i EG Bolig, fx. "Afd6.xls", som er en regnskabsmaske til en afdeling, med 6-cifret kontoplan. Maskerne kræver en del tilretning, da de enkelte regnskabslinier refererer til kontoplanen i EG Bolig. Dvs. maskerne skal tilrettes til Jeres kontoplan, og det kan være nødvendigt at oprette flere masker, såfremt de enkelte afdelinger ikke benytter samme kontoplan.
Regnskabsmasken er et helt almindeligt regneark i Excel. Start med at åbne Excel og find evt. en af standardmaskerne (fx placeret som: F:\Egbolig\Regneark\Afd6.xls). Hvis man ikke vil starte helt forfra, kan der tages udgangspunkt i en eksisterende maske. Husk blot at vælge "Filer, Gem som", for at give masken et andet filnavn, således standarden ikke overskrives.
Masken opbygges med det udseende, som det endelige regnskab skal have, dvs. overskrifter, tekster, notenumre m.v. indtastes og tilrettes med skrifttyper, -størrelser osv. Der hvor selve regnskabs- og budgettal skal stå indsættes en reference til et finanskontonummer.
Her kan du hente hjælp til følgende oplysninger i regnskabsmasken:
•Flettefelter til regnskabsperiode
•Flettefelter til selskabsoplysninger
•Flettefelter til summering af lejemålsoplysninger på selskab
•Flettefelter til afdelingsoplysninger
•Kommuenoplysninger på afdeling
•Flettefelter til summering af lejemålsoplysninger på afdeling
•Afdelingsoplysninger pr. linje
En reference til finanskonto 11200 skal se således ud:
Indeværende år Sidste år Budget indev.år Næste års budget
’#*R11200 ’#*S11200 ’#*B11200 ’#*N11200
og består af: Apostrof ’ (Knappen til højre for "ø")
Numerisk tegn # (Shift + 3)
Stjerne * (Shift + ’ ) eller (øverst ved tal-tastaturet)
Herefter kan et af følgende bogstaver benyttes i referencen:
R Regnskabstal
S Sidste års tal
B Budgettal
N Næste års budgettal
P Primo
V Bevægelser
K Kontonummer
T Kontonavn
En reference kan også indeholde en hel kontogruppe. Hvis alle konti, der starter med 112 skal sammentælles på en linie, kan reference se således ud:
#*R112*
Her sættes en stjerne sidst i kontonummeret, hvilket betyder at alle konti, der starter med 112 bliver indeholdt i samme post. Stjernen kan indsættes på vilkårlig plads i kontonummeret, blot den står til sidst. Jo færre cifre før stjernen, jo flere konti vil referencen som regel indeholde.
#*R11* Indeholder fra konto 11000 til 11999
#*R112* Indeholder fra konto 11200 til 11299
#*R1120* Indeholder fra konto 11200 til 11209
En anden mulighed er angivelse af et præcist kontointerval. Her angives referencen som fra-konto og til-konto, hvor konti adskilles med 2 punktummer. Fx
#*R11200..11250 Indeholder fra konto 11200 til 11250
#*R204* Regnskabstal indeværende år – kontogruppe 204
#*R204010 Regnskabstal indeværende år – konto 204010
#*R204010..204020 Regnskabstal indeværende år – konto 204010 til 204020
#*R204*..207* Regnskabstal indeværende år – kontogruppe 204 til 207
#*S204* Regnskabstal sidste år – kontogruppe 204
#*S204010 Regnskabstal sidste år – konto 204010
#*B204* Budgettal indeværende år – kontogruppe 204
#*B204010 Budgettal indeværende år – konto 204010
#*N204* Budgettal næste år – kontogruppe 204
#*N204010 Budgettal næste år – konto 204010
#*V204* Bevægelser indeværende år – kontogruppe 204
#*V204010 Bevægelser indeværende år – konto 204010
#*P204* Primo indeværende år – kontogruppe 204
#*P204010 Primo indeværende år – konto 204010
#*A204* Reserveret via rekvisition pr. ultimo år – kontogruppe 204
#*A204010 Reserveret via rekvisition pr. ultimo år– konto 204010
#*I204* – Budget indenfor periode - kontogruppe 204
#*I204010 – konto 204010
Fortegn på indtægts- og passiv konti vendes hvis der er markering for det.
Og dette sker hvis bare en af kontiene i gruppen er af denne type
Du kan også efter kontonummeret angive projekt som ekstra argument, hvorved kun summen af de poster, der er bogført med dette projektnavn/nummer vil blive vist.
#*R112000&PXXX, eks #*R112000&P120, hvor 120 er projektnummeret
Du kan flette projektoplysninger ind på det valgte projekt eller på et specifik projekt angivet i koden:
#Projekt_tekst (Fletning af tekst = projekt navn) på det valgte projekt for udtrækket)
#Projekt_startdato (Fletning af startdato på det valgte projekt for udtrækket)
#Projekt_tekst&P1234 (Fletning af tekst = projekt navn) på projekt 1234
#Projekt_startdato&P1234 (Fletning af startdato på det valgte projekt for udtrækket)
Herudover kan der flettes med:
#Projekt_Sel = Selskab
#Projekt_Afd = Afdeling
#Projekt_Projekt = Projektnr.
#Projekt_Startdato = Startdato for projekt
#Projekt_slutdato = Slutdato på projekt
#Projekt_tekst = navn på projekt
#Projekt_Bankkto = Speciel bankkonto
#Projekt_Fkonto = Finanskonto til bankkonto
#Projekt_GBPtype = Betalingsmåde
#Projekt_Kreditorsamlekonto = Finanskonto på speciel kreditorsamlekonto
#Projekt_BankTekst = Evt. banknavn
Du kan også få listet summen af posteringer på de enkelte projekter i et givent kontointerval ved at anvende flettekoden "&fordelProjekt".
Kontonr: ¤K303*
Kontonavn: ¤T303*
Kontosaldo: ¤R303*&fordelProjekt
Dvs. at hvis du skriver således
¤K303* ¤T303* ¤R303*&fordelProjekt
Vil resultatet blive således:
Projekt A
303100 Køkkener 5.000
303200 Badeværelser 7.000
303300 Altaner 6.000
Projekt B
303100 Køkkener 8.000
303200 Badeværelser 9.000
303300 Altaner 1.000
Projekt C
303100 Køkkener 4.000
303200 Badeværelser 2.000
303300 Altaner 6.000
Udenfor projekt
303100 Køkkener 7.000
Efter en konto reference kan der tilføjes et parameter, som henter beløb fra et andet år, end det udtrækket er dannet for. Hvis regnskabsudtræk fx er dannet for 1/1-31/12 1998, kan der tilføjes følgende for at masken henter beløb fra andre årstal:
#*R11200/1 Regnskabstal for 1999
#*R11200/-1 Regnskabstal for 1997
#*R11200/-2 Regnskabstal for 1996
Osv.
Dvs. parameteren /1 henter beløb fra næste års tal, og /-1 fra sidste år, og /-2 fra forrige år.
Noter kan oprettes ved at lave opstillingen manuelt og indtaste kontotekster og referencer for hver enkelt konto. Da antallet af konti med saldi kan variere fra år til år, er der en alternativ måde til oprettelse af noter.
De kan oprettes således at kontonummer, kontotekst samt beløb flettes via følgende referencer:
Kontonr. Kontotekst Regnskabstal Sidste år Budgettal
’¤Konto112* ’¤*T112* ’¤*R112* ’¤*S112* ’¤*B112*
(Der skal startes med ’¤Konto112*) Her er # skiftet ud med ¤. Ved blot at indtaste ovenstående linje i en note, vil der under Regnskabsudtræk blive indsat det antal linier, som svarer til alle konti der starter med 112. Dvs. fremfor at indtaste hele noten, er det muligt kun at indtaste 1 linje.
Da antallet af linier vil ændre sig afhængigt af hvilket selskab/afdeling, der dannes udtræk for, kan man ikke bruge sum-funktionen i Excel. I stedet skal noten afsluttes med følgende linje:
I alt ’#*R112*
Det er en normal konto reference, som viser total beløbet for konti i 112-gruppen.
Generelt er det en stor fordel at have kendskab til Excel for at opbygge/tilrette regnskabsmaskerne.
Regnskabsperioder kan hentes med følgende flettefelter
#Selskab_RT1 - Regnskabstekst 1 fra selskab
#Afdeling_RT5 - Regnskabstekst 5 fra afdeling
Hvis regnskabsteksten er en markering flettes ”Ja” eller ”Nej” ud
Hvis man ønsker oplysninger på tilstandskommunen kan disse hentes ved følgende flettefelter
#Selskab_Tilssynskommunenavn, #Selskab_TilssynskommuneAdresse o.s.v
Eller
#Selskab_Kommunenavn, #Selskab_KommuneAdresse o.s.v
Summering af lejemålsoplysninger på selskab
#Selskab_Sum_Kvm1 = sum af kvm på lejemålstype 1
#Selskab_Sum_antal1 = antal lejemål på lejemålstype 1
#Selskab_Sum_Enheder1 = sum af enheder på lejemålstype 1
#Selskab_Sum_Kvm1R1 = sum af kvm på lejemålstype 1, rum=1
Herudover kan BBR-oplysninger flettes ud på afdelingen
Ved brug af følgende flettefelter kan alle BBR-oplysninger trækkes ud – 1 .linje pr BBRnr.
¤BBRnumre_ efterfulgt af feltnavn
Mulige feltnavne: BBR, Kommune, StartDato, Matrikel, Opfort, Udbygget1, Udbygget2, Udbygget3, Ejendomsvaerdi, Grundvaerdi, BBRareal, Grundareal, BebyggetAreal, FradragForbedring, SlutDato, Vurderingsdato.
Eks: ¤BBRnumre_bbr, eller¤BBRnumre_Ejendomsvaerdi
Kun aktive BBRoplysninger kan hentes
Kommuneoplysninger på afdeling
#Afdeling_Kommunenavn
#Afdeling_Matrikelnr (denne virker ikke optimalt)
#Afdeling_Opfortår
#Afdeling_Bbrnr
Adresseoplysning på kommune
Adresseoplysninger på kommune hentes ved flette feltet #Afdeling_Kommune_ efterfulgt af feltnavnet
Adresse, Lokalby, Postby, Land , Telefon, Fax , Email1, Email2, Email3 , Tlf1, Tlf2, Tlf3,
Træffetid1, Træffetid2, Træffetid3, Træffetid4, Webadresse
Eks. #Afdeling_Kommuneadresse
Summering af lejemålsoplysninger på afdeling
#Afdeling_Sum_Kvm1 = sum af kvm på lejemålstype 1
#Afdeling_Sum_antal1 = antal lejemål på lejemålstype 1
#Afdeling_Sum_Enheder1 = sum af enheder på lejemålstype 1
#Afdeling_Sum_Kvm1R1 = sum af kvm på lejemålstype 1, rum=1
Afdelingsoplysninger pr. linie
(Kan bruges hvis der foretages et samlet udtræk over et interval af afdelinger)
¤Afdelingsopl_antallin 1 (1 linie pr. afdeling)
Driftsbudgetter hentes fra det nyeste driftsbudget indenfor perioden den angivne periode + 2 år
¤DVAktivitet_antallin1T3_Where dvaktivitet.sfbkonto is not null (Group by dvaktivitet.sfbkonto)
Ovenstående kommando henter planlagt vedligeholdelse på alle aktiviteter med kontonummer.
Der udskrives en linie pr. driftsbudget og 3 totallinier med total på kontonummer.
#Regnskabsudtræk_Fra_Indv._År+2 = periodestart + 2 år
¤DVBudget_A+2 = anvendelsesbudget for periodestart + 2 år
Hvis regnskabsudtræk dannes for 2001 hentes tallet fra perioden 2003
¤Afdelingslån_antallin1T3_Group by Konteringsregel where konteringsregel is not null
Ovenstående kommando henter alle afdelingslån med en konteringsregel.
Der udskrives 1 linie pr. afdelingslån og 3 totallinier med total på konteringsregel.
¤Afdelingslån_antallin1T3_Group by Konteringsregel where konteringsregel in (301,305,317)
Ovenstående kommando henter alle afdelingslån med en konteringsregel. 301, 305 eller 317
Der udskrives 1 linie pr. afdelingslån og 3 totallinier med total på konteringsregel.
¤Kreditor_navn = Kreditors navn
¤*Afdelingslaan_EDITY856 = summen af bogføringer på lån med typen ’TY’ og edikode 856
alle edikoder kan anvendes samt typen ’TO’
¤K10101..10130 ¤T10101..10103 ¤S10101..10130 ¤R10101..10130
Alle konti mellem 10101 og 10103 vises med 1 linie pr. konto indeholdende
Kontonummer, navn, regnskabs sidste år og regnskab indeværende år i forhold
Til angivne periode
¤Tilsvar_antallin1_where Tilsvar.Lejetype=1
Ovenstående kommando henter alle lejeart med lejetype = 1 , dog kun de lejearter som er markeret for medtages i regnskabsudtræk på lejearten
En linie pr. tilsvar, ingen totallinier
På hver linie kan følgende flettefelter anvendes
¤*Tilsvarsum_R+1 = summen af tilsvar i periode + 1 år
¤Lejeart_Bogføringskonto = oplysninger fra lejeart, her bogføringskonto
¤Tilsvar_antallin1_where Tilsvar.Lejeart=34
ovenstående kommando henter kun tilsvar med lejeart 34
¤Tilsvar_antallin1_where Tilsvar.Lejetype=1 and tilsvar.lejeart not in (50,55,60,65,90)
Ovenstående kommando henter alle lejeart med lejetype = 1, men ikke lejeart 50,55,60,65,90 og kun de lejearter som er markeret for medtages i regnskabsudtræk på lejearten