Brug af EG Mail |
  
|
Brug af EG Mail |
|
Programmet EGMailOgJournaliser skal være åbnet og startet før der kan journaliseres/sendes og udskrives fra EG Mail.
1.Åben programmet EGMailOgJournaliser.
2.Klik på knappen Start.
Hvis programmet altid kører, skal du bare åbne EG Bolig og gå ind i det modul, som du vil udskrive/sende dokumenter fra til interessenterne.
Når du har bedt om at få udskrevet dokumentet til printer, vil PDF-dokumentet blive sendt over i EGMailOgJournaliser, som vil behandle dokumentet ud fra det behandlingsinterval der er indtastet i programmet i feltet ”Antal minutter efter filoprettelse” under knappen Opsætning. Når dette interval er gået vil dokumentet bliver sendt som vedhæftet PDF-fil i e-mail til de interessenter der har en e-mail.
De dokumenter der ikke kan sendes ud til interessenterne bliver vedhæftet en e-mail og sendt til den e-mailadresse, der er indtastet i feltet ”Udskrifts E-mail” under knappen Opsætning i programmet EGMailOgJournaliser. Hvis der er sat en markering ud for ”Brug brevudskrivers mailadresse – hvis der er angivet en” og du har en e-mail indtastet i feltet ”Email 1” i Interessentkartoteket (Afdeling-Interessenter) vil du modtage denne e-mail. Herfra kan du udskrive dokumenterne og sende dem med almindelig post til interessenterne. Der vil der også blive sendt en SMS til de interessenter, der har modtaget en e-mail med det vedhæftede dokument, hvis der står et nummer i feltet ”Mobil” på interessenten (Afdeling – Interessenter- fane 1).
E-mail til brugeren af EG Bolig, der indeholder de ikke e-mailede dokumenter til interessenterne vil indeholde nedenstående oplysninger (se også figur 1 ).
1.Behandlet: Hvor mange entiteter (selvstændigt fungerende del af en enhed, dvs. individuelle interssenter, der skal have et dokument på baggrund af udskriftsbestillingen), der er behandlet af EGMailOgJournaliser i alt.
2.Mailet: Hvor mange entiteter som programmet forventer at sende e-mail til med et vedhæftet dokumentet (om der bliver sendt en e-mail afhænger af om e-mail adressen er gyldig.
3.Journaliseret: Hvor mange af de behandlede entiteter, som programmet forventer at journalisere dokumentet på, hvis man benytter journalisering.
4.Hvor mange af entiteterne, der er vedhæftet denne e-mail til udskrift og manuel afsendelse.
Figur 1
