AFDELING > Drift og Vedligeholdelse

Klik på fane får du vist en oversigt over de oprettede aktiviteter i afdelingen. Når der er konverteret til forvaltnings klassifikationer, så vil aktiviteterne her være sorteret efter den sortering, der er valgt på fane 1. Bygningdelsgrp. under knappen .

Du kan ikke skrive i felterne, da oplysningerne kommer fra stamkortet på aktiviteten, der er udfyldt i forbindelse med oprettelsen af en aktivitet. Men du kan via oversigten få lov til at oprette, ændre og slette aktiviteter. Klik på de enkelte linkede data.

Du kan i feltet Flyt til: vælge at flytte aktiviteten til en anden klassifikation/bygningsdel.

Du kan i feltet Flyt til Afsnit: Vælge at flytte aktiviteten over på et andet afsnit i samme sel/afd. Dog kan du ikke benytte funktionen til at flytte aktiviteter, der har fordelinger.

Beskrivelse af kolonner på oversigten over aktiviteter - Du kan sortere ved at klikke på kolonneoverskrifterne:

Klassifikation: Bygningsdelsnummeret på den bygningsdel aktiviteten omhandler.

Navn: Navn på bygningsdelen, der er knyttet til den valgte klassifikation.

Aktivitet: Beskrivelse af aktiviteten. Teksten kommer fra feltet Aktivitet på aktivitetens stamkort.

Fag: Her står hvilket fag, der skal udfører aktiviteten.

Antal: Her står antallet af enheder den pågældende aktivitet omfatter. Feks. vil der stå 5, hvis det er 5 trapper, der skal repareres eller 26, hvis det er 26 meter tagrende, der skal skiftes. Enheden er angivet i næste felt.

Enhed: Her er angivet enheden for den pågældende aktivitet i form af STK., LBM, M2, KVM, TIM etc.

Enhedspris: Her er vist prisen pr. enhed.

År: Her er vist hvilket år aktiviteten skal udføres første gang.

Hyppighed: Her er med år angivet med hvilket interval aktiviteten skal gentages.

StopDato: Her vil der bliver vist en stopdato for aktiviteten, hvis der er indtastet én på stamkortet for aktiviteten.

Konto: Her vil der blive vist et finanskontonr. for aktiviteten, hvis der er indtastet én på stamkortet for aktiviteten. Du kan sortere på denne kolonne.

Pris: Her får du vist den samlede pris på aktiviteten.

Opret ny aktivitet

1.klik på i værktøjslinjen eller over listen med aktiviteterne.

Nu kommer du ind på stamkortet for aktiviteten.

2.Udfyld felterne på stamkortet for aktiviteten.

3.Klik på .

4.klik på .

Når der oprettes nye aktiviteter, får de første ledige mindste aktivitetsnummer.

Ændre en aktivitet:

1.Klik på den understregede Klassifikations kode for den aktivitet du ønsker at ændre på.

2.Ret de relevante oplysninger på stamkortet for aktiviteten i det skærmbillede der kommer frem.

3.Hvis du ønsker at flytte aktiviteten til en anden klassifikation, så skal du i feltet "Flyt til" vælge den nye klassifikation som aktiviteten skal rykkes over på og derefter klikke på knappen flyt. Herved flyttes aktivitet og budget til den valgte klassifikation. Dette kan du kun gøre, hvis I har konverteret fra SfB-nr. til forvaltnings klassifikationer.

4.Klik på .

5.klik på .

Slette en aktivitet

1.Klik på ud for den aktivitet i tabellen med oversigten over alle aktiviteter i afdelingen.

2.Bekræft at du ønsker at slette.

Beskrivelse af felter på aktivitetens stamkort:

Klassifikation: Her kan du vælge mellem alle klassifikation ved at klikke på , men hvis du klikker på knappen , kan du kun vælge mellem de klassifikationer, der er oprettet på dette driftsbudget (dem der vises på fane 2. Klassifikation). Hvis du igen ønsker at vælge mellem alle klassifikationer, så skal du bare klikke på knappen .

Skal du først oprette en ny klassifikation, skal du klikke på .

Aktivitetsnummer: Hver gang der bliver oprettet en ny aktivitet på samme klassifikation, vil programmet automatisk tildele aktiviteten et fortløbende aktivitetsnummer.

Aktivitet: Her kan du indtaste en beskrivende tekst af hvad der skal foretages.

Ved at klikke på kan du vælge blandt de oprettede Standardtekster. Vælg standardtekst og klik på .

Materialer: Indtastning af hvilke materialer der skal bruges til denne aktivitet.

Ved at klikke på kan du vælge blandt de oprettede Standardtekster. Vælg standardtekst og klik på .

Tilstand: Her kan tastes beskrivelse af i hvilket omfang ovennævnte aktivitet skal udføres.

Ved at klikke på kan du vælge blandt de oprettede Standardtekster. Vælg standardtekst og klik på .

Note: Dette kan være en henvisning til arkitekttegningerne, grundplan eller lign.

Ved at klikke på kan du vælge blandt de oprettede Standardtekster. Vælg standardtekst og klik på .

Fag: Her kan du vælge fag fra en liste ved at klikke på .

Du kan oprette flere fag ved klik på .

Fagnavn: Her bliver hele navnet vist på det fag du har valgt i feltet Fag.

Budgetfeltet

År: Her angiver du, hvilket år denne aktivitet skal udføres første gang.

Hyppighed: Her angiver du i år, med hvilket interval aktiviteten skal gentages.

Slutdato: Her angiver du en slutdato, hvis aktiviteten skal stoppe efter en årrække.

Enhed: Her angiver du enheden for antallet eks. stk., LBM, M2, KVM, TIM etc.

Mængde: Her taster du antallet af enheder som den pågældende aktivitet omfatter, eks. taster du 5, hvis det er 5 stk. trapper, der skal repareres. Enheden angiver du i næste felt.

Enhedspris: Her angiver du prisen pr. enhed, hvorefter programmet selv udregner og udfylder feltet Total.

Total: Den totale pris for denne aktivitet. Beløbet bliver automatisk overført til Langtidsbudgettet og bliver fordelt ud efter hyppighed for gentagelse.

Henlæggelses startår: Her angiver du, hvilket år henlæggelsen til aktiviteten skal starte, hvis startåret for henlæggelsen skal være forskellige fra tilstandsdato.

Afdelingens fordelingsandel: Her kan du se afdelingens andel af aktivitetsudgiften, hvis udgiften til denne aktivitet er blevet fordelt, dvs. der er valgt en Fordelingsnøgle i det efterfølgende felt.

Fordelingsnøgle: Her kan du vælge den fordelingsnøgle som udgiften skal fordeles efter. Når aktiviteten bliver gemt bliver beløbet i feltet Total delt ud på de berørte afdelinger som bi-aktiviteter. Du kan ikke slette bi-aktiviteter eller budgetter der indeholder bi-aktivieter. Du kan kun slette hovedaktiviteten, dvs på den afdeling hvor den er oprettet. Bi-aktiviteter bliver vist under knappen Fordeling

Konto: Her kan indtastes en alternativ konto, der skal bogføres på i stedet for den, der er angivet på klassifikationen.

Projektfeltet

Udført den: Her taster du datoen for, hvornår aktiviteten sidst er udført og godkendt.

Af: Her skriver du, hvem der har godkendt den sidste udførelse af aktiviteten. Dette felt, der er afgørende for, om en aktivitet er udført eller ej. Feltet skal derfor altid udfyldes, når aktiviteten er udført.

Udførelsesdato: Her angiver du, hvornår arbejdet forventes at blive udført.

Projekt: Her kan du vælge det projekt som aktiviteten evt. er en del af ved at klikke på . Feltet behøver ikke at blive udfyldt, men hvis den udfyldes vil den bliver overført til rekvisitionerne, der oprettes fra dette skærmbillede.

Kriteriefeltet

Kriterier: Her kan du angive op til 6 kriterier. Det kunne eks. være en selektering af forskellige vinduer, såsom vinduer af aluminium, træ eller aluminium på træ. Der kan selekteres på feltet på fane 5. Udskrifter. Max. 30 karakterer.

ESDHfeltet

Opret i ESDH: Hvis du sætter en markering her vil der bliver oprettet en afdelingssag i ESDH/GO:Bolig. Hvis aktiviteten allerede er oprettet som afdelingssag vil der i stedet for stå: "Link: Gå til sag". Hvis du klikker på linket vil du få vist afdelingssagen i ESDH.

: Klik her og du får vist en liste over de oprettede rekvisitioner på den pågældende aktivitet, samt rubrikken Restbudget, der både vises på aktivitet og på konto.

På aktivitet og konto vises henholdsvis:

1.Budget = Indeværende års finansbudget

2.Bogført = Restbudget - summeret

3.Åbne rekv. = Ikke udførte rekvistioner på kontoen

4.Rest = Saldo på konto

Derudover vises på aktiviteter:

5.Aktiviteter = summen af aktiviteter på tilstandsdato på denne konto

Ved at klikke på det understregede rekvisitionsnummer, får du vist rekvisitionen.

Ved at klikke på det understregede fakturanummer, får du vist fakturaen.

Ved klik på kan du oprette en rekvisition til aktiviteten. Du kan ikke oprette rekvisitioner på en aktivitet, hvis feltet År =aktivitetens startår er større end årstallet på tilstandsdatoen eller hvis Slutdato er mindre end dagsdato.

Indsæt aktiviteten.

Indsæt på aktiviteten.

Manuel beregning: Sætter du en markering her på en allerede oprettet aktivitet, får du vist de næste 20 år, hvor totalbeløbet er indsat efter den angive hyppighed. Her har du så mulighed for at fordele totalbeløbet efter behov.

Ved en nyoprettet aktivitet har du to muligheder:

1.Indtast beløb med det samme
Her starter du bare med at indtaste beløb i tabellen nedenfor.
Klik på knappen når du er færdig med at fordele beløbene manuelt.
Bagefter kan du gå på fane 4. Langtidsbudget og klikke på .

2.Se totalbeløbet fordelt efter hyppighed i tabellen nedenfor inden du selv fordeler beløbene rundt manuelt
Gem først aktiviteten ved at klikke på og klik derefter på .
Gå til fane 4. Langtidsbudget og klikke på .
Åben aktiviteten igen og sæt nu en markering i feltet Manuel beregning og du får vist får du vist de næste 20 år i en tabel nedenfor, hvor totalbeløbet er indsat efter den angive hyppighed.

NB: Når du har sat denne markering på en aktivitet, så vil der ikke ske noget med langtidsbudgettet selv om du ændre på hyppigheden på aktiviteten. For at kunne gøre det skal du fjerne denne markering, gemme og så derefter ændre på hyppigheden. Husk at klikke på på fane 4. Langtidsbudgettet for at få ændringen vist.