Navigation:  KREDITOR > Time/Sag Registrering

 

Modulet bruges til registrering af forbrugt arbejdstid for egen håndværkerafdeling.

 

Opsætning:

For at komme i gang med at bruge Time/Sags-styringen, kræver det følgende opsætning:

 

Firma (Standard - Opsætning - Firma)

•fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - Håndværk afdeling her skal du tilknytte en håndværkskreditor - en ”intern” kreditor som bruges i forbindelse med oprettelse af rekvisition.

 

•fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura -Timssag her kan du evt. markere for, om der må oprettes rekvisitioner fra Timesag, og om der skal afrundes til hele kr. ved satsregulering i timesagskartoteket.

 

Kreditor (Kreditor - Kartotek)

De kreditorer, som benyttes i egen håndværkerafdeling, skal have markering for Håndværkskreditor, da der i Time/Sags-registreringen kun accepteres rekvisitioner med de kreditorer. Det samme gælder for intern fakturering.

 

Lager: Under Kreditor - Kreditor - Lager (varekartotek) oprettes de priser, der faktureres efter. De SKAL have typen Mandskab. Man kan oprette flere grupper (VVS, elektriker m.m), og under hver gruppe kan man oprette forskellige varenumre svarende til de forskellige timepriser. Timer, som udbetales via lønsystemet, skal oprettes med kostpris = 0.00 kr, da det ellers vil blive bogført dobbelt.

 

 

Time/Sag Registreging - lønarter: I Time/Sag Registrering oprettes lønarter samt eventuelle satser for overtid. De oprettes ved at klikke på knappen LØNART og herefter udfylde lønart, tekst og sats. Udfyldes sats-feltet ikke, svarer det til timeprisen på lønarten angivet under varekartoteket. Udfyldes med 50, svarer det til 50% overtid, og tilsvarende til 100% overtid, hvis der udfyldes med 100:

 

 

Time/Sag Registrering – medarbejdere: I Time/Sag Registrering oprettes endvidere lønmedarbejdere. Dette gøres ved at klikke på knappen NY MEDARBEJDER og herefter udfylde med lønnummer og navn på medarbejderen.

 

Findes medarbejderen allerede som interessent i EGBolig, vælges vedkommende fra den liste, der fremkommer, når man trykker TAB efter indtastning af navn. Findes medarbejderen ikke i forvejen i interessentkartoteket, klikkes OK til at oprette vedkommende som ny interessent.

Udfyld nu de relevante felter og klik på OPRET. Til sidst vælges den relevante varegruppe og det relevante varenummer (som oprettes under Lager).

 

 

Registrering:

Når håndværkskreditor, varegrupper og –numre, lønarter og medarbejdere er oprettede, er modulet klart til brug. Under Kreditor - Kreditor - Time/Sag Registrering registreres forbrug af timer.

Lønnummer indtastes eller vælges via luppen. Medarbejderens navn udfyldes derved automatisk i yderste højre kolonne. Indtast registreringsdato og rekvisitionsnummer (hvis en sådan findes) og vælg Lønart. Tastes der ENTER i datofeltet, kopieres datoen fra linjen ovenfor. Indtast antal timer. Selskab/afdeling kan eventuelt indtastes eller vælges via luppen, men kun hvis der ingen rekvisition er. Gem det indtastede ved at klikke på disketten i øverste menulinje:

 

 

De registreringer, der kan ses i registrerings-modulet, er de endnu ikke bogførte rekvisitioner, samt registreringer uden rekvisition, som endnu ikke er udtrukket til lønfil.

 

For at se/rette en lønmedarbejder kan man dobbeltklikke i feltet ”Lønnr”, eller man kan bruge genvejen Ctrl+Alt+V.

 

For at se/rette en rekvisition, kan man dobbeltklikke i feltet ”Rekvisition”, eller man kan bruge genvejen Ctrl+Alt+V.

 

Man kan sortere visningen af registreringerne ved at klikke på overskrifterne over hver kolonne. Man kan således sortere på lønnummer, dato, rekvisitionsnummer, lønart, timer, selskab, afdeling og medarbejder navn.

 

Ved de registreringer, der har påført en rekvisition, overføres disse til varelinierne på rekvisitionen, når der gemmes. Totalpris udregnes på rekvisitionen ud fra de angivne varenumre og deres pris i varekartoteket.

 

 

Udtræk til løn

For at kunne udtrække registreringerne til løn, skal man under Generelt > Inputformater angive, hvor filen, der udtrækkes, skal placeres. Vælg typen ”Løn udtræk” og Id. ”HM Consult”. I feltet ”Filnavn” angives, hvor filen skal placeres. Filnavnet er fast: lønudtræk.txt.

 

 

Selve løn-udtrækket foregår i Økonomi - Bogholderi - Lønbogføring:

 

   

Her sættes markering i ”Udtræk lønfil”, og der klikkes på UDLÆS, hvorved filen dannes. Der udtrækkes de registreringer, der endnu ikke er udtrukket – disse opdateres derefter med en udtræksdato, og forsvinder dermed fra registreringsbilledet under Time/Sag styringen.

 

Man kan også vælge at udfylde ”Til dato”. Udtrækket vil så være de registreringer, der ikke er udtrukket frem til og med denne dato.

 

Man kan lave et genudtræk ved at sætte markering i ”Genudtræk” og indtaste fra- og til dato. Intervallet udtrækkes ved at klikke på UDLÆS, og det opdateres med dags dato.

 

 

Fakturering og bogføring af rekvisitioner

Rekvisitioner faktureres og bogføres under kreditor - kreditor - Fakturering.

 

På fane 1 indtastes rekvisitionsnummeret efterfulgt af TAB. Derved fremkommer alle de registreringer, der er er påført rekvisitionsnummer i Time/Sags registreringen. Nye varelinjer kan eventuelt tilføjes. Klik på OK for at gemme tilføjede linjer. Klik på UDSKRIV for at udskrive den enkelte faktura.

Bemærk, at faktura først låses ved udskrivning. Dvs. at der kan tilføjes linjer i Time/Sag Registrering, så længe faktura ikke er udskrevet i Kreditor - Kreditor - Fakturering.

 

På fane 2 er der mulighed for at udskrive flere faktura på en gang ud fra forskellige kriterier: fakturanummerinterval, fakturadato eller initial. Man kan desuden vælge, om man ønsker at udskrive drifts-, lejer-. fraflytter eller aftale-rekvisitioner.

 

På fane 3 bogføres de registrerede rekvisitioner/faktura. Du kan vælge at bogføre for et fakturanummer-interval og/eller pr. initial. Når rekvisitionen er bogført, vil selve rekvisitionen stå udført som ’Intern faktura’.

 

På fane 4 er der mulighed for at udskrive flere faktura på en gang ud fra et rekvisitionsnummer-interval.