Fakturering bruges som regel kun, når der er tale om egen håndværkerafdeling. Derfor skal du i Firma (Standard - Opsætning - Firma) på fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - Håndværk afdeling oplyse, hvilket selskab/afdeling, der er oprettet som værksted. I Kreditorkartoteket skal du sætte markering for Håndværkskreditor på de kreditorer, som er i håndværksafdelingen. Har I kun en Håndværkskreditor, kan I nøjes med at angive denne i feltet Håndværkskreditor i Firma (fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - Håndværk afdeling). Det er kun rekvisitioner med disse kreditorer, der kan hentes ind i faktureringsmodulet. Endvidere skal du i kontokartoteket - Faste konti for samme selskab/afdeling oplyse konto for indgående og udgående afgift (moms).

Fakturering bruges primært i sammenhæng med Rekvisitionsstyring og Varelager, men kan også bruges til oprettelse, udskrivning og bogføring af faktura til debitor uden rekvisition.

Ønskes sidstnævnte mulighed, skal du i Firma (Standard - Opsætning - Firma) på fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - Håndværk afdeling sætte markering i feltet "Faktura uden rekvisition". Derved kan du lave fakturaer både med og uden rekvisition. Hvis debitor angives og der ikke er angivet en speciel samlekonto på debitor, vil der blive bogført på debitor på fakturaens selskab/afdeling. Hvis der på debitor er angivet en speciel samlekonto vil der ikke bogføres på debitor, men på denne samlekonto, og det vil ske på samme selskab/afdeling som omkostningerne.

Fakturaer bogført via EG Bolig registreres på rekvisitionen som en intern faktura. Det sker i forbindelse med bogføring på fane 3, hvor der i rekvisitionen opdateres i felterne "Udført den", "Udført af" og "Intern faktura". Hvis du i i Firma (Standard - Opsætning - Firma) fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - Webfaktura har markering i feltet "Faktura overføres til WebFaktura" opdateres disse felter i rekvisitionen først ved bogføring af faktura i WebFaktura.

Fane 1. Registrering af faktura

Faktura kan oprettes på to måder: Med og uden rekvisition.

1. Oprettelse med rekvisition

•Indtast rekvisitionsnummer, hvorved data fra rekvisitionen automatisk bliver overført til de relevante felter i registreringsbilledet.

•Systemet indsætter automatisk et fakturanummer, når der tastes TAB efter rekvisitionsnummeret.

•Det er muligt at rette/tilføje information i de øvrige felter. Det er sædvanligvis ikke nødvendigt, men kan ske, hvis man eksempelvis har tastet forkert konto i rekvisitionen. Man retter derved KUN i fakturaen - rettelser vil ikke blive opdateret på rekvisitionen.

•Dernæst skal fakturaen udskrives til skærm eller printer, hvorved feltet 'Udskrevet' opdateres, og fakturaen bliver gjort klar til bogføring.

•For at oprette næste faktura, klikkes på i menulinjen

2. Oprettelse uden rekvisition

•For at oprette faktura uden rekvisition, skal der være sat markering i feltet Faktura uden rekvisition i Firma (Standard - Opsætning - Firma) under fane 3. Opsætning - Rekvisition/Webfaktura – Håndværk afdeling.

•Tryk på i menulinjen

•Der tildeles nu automatisk fakturanummer og fakturadato sættes til dags dato - dette kan rettes, hvis det ønskes.

•Der skal ikke udfyldes noget i feltet 'Rekvisition'. Udfyld de øvrige relevante felter i øverste del af billedet.

•I tabellen nederst i billedet indtastes de ønskede varelinjer. Det er muligt at indtaste via de varegrupper og varenumre, der er oprettet under Kreditor - Lager, men man kan også blot indtaste direkte i tekstfeltet. Angiv antal og angiv/ret evt. pris (pr. stk.).

•Dernæst skal fakturaen udskrives til skærm eller printer (på samme måde, som var faktura oprettet ud fra en rekvisition), hvorved feltet 'Udskrevet' opdateres, og fakturaen bliver gjort klar til bogføring.

•For at oprette næste faktura, klikkes på i menulinjen

Beskrivelse af felter

I de fleste af nedenstående felter, er det muligt at bruge genvejen ALT + PIL NED for at få en oversigt frem over hvilke numre, det er muligt at vælge (eksempelvis selskab, afdeling, debitornummer m.m.) i de enkelte felter.

Rekvisition.: Indtast nummer på rekvisition, hvorefter de relevante datafelter og varelinjer fra rekvisitionen overføres.

Faktura: Fakturanummer tildeles automatisk, når man har trykket TAB efter indtastning af rekvisitionsnummer

Fakturadato: Udfyldes automatisk med dags dato og overføres til bogføringsdato, når fakturaen bogføres. Man kan ændre fakturadatoen, hvorved den nye dato bibeholdes, hvis man opretter ny faktura.

Forfaldsdato: Her kan manuelt angives en dato for, hvornår fakturaen forfalder. Hvis man angiver debitornummer i fakturaen, udregnes forfaldsdatoen automatisk ud fra betalingsbetingelsen på debitoren. Er der ikke angivet betalingsbetingelse på debitoren, regnes forfaldsdatoen som 8 dage fra fakturadatoen. Hvis man har angivet debitornummer, skal man blot trykke TAB forbi forfaldsdatoen.

Selskab: Udfyldes automatisk med selskabsnummer angivet på rekvisitionen. Oprettes faktura uden rekvisition, skal selskabsnummer angives her.

Afdeling: Udfyldes automatisk med afdelingsnummer angivet på rekvisitionen. Oprettes faktura uden rekvisition, skal afdelingssnummer angives her.

Debitor: Her kan angives deibitornummer for den debitor, man ønsker at fakturere. Bruges primært, hvis man opretter faktura UDEN rekvisition.
Debitor skal være oprettet i Debitorkartoteket. Her kan manuelt angives en dato for, hvornår fakturaen skal forfalde. Er der angivet debitornummer, udregnes forfaldsdatoen automatisk ud fra betalingsbetingelsen på debitoren. Er der ikke angivet betalingsbetingelse på debitoren, regnes forfaldsdatoen som 8 dage fra fakturadatoen. Hvis man har angivet debitornummer, skal man blot trykke TAB forbi forfaldsdatoen, og feltet Betbet (Betalingsbetingelser) skal efterlades tomt.

Hvis man kører med overførsel af faktura til Webfaktura, kan debitor-funktionen ikke benyttes. Feltet skal efterlades blankt.

Konto: Udfyldes automatisk med kontonummer, hvis det er angivet på rekvisitionen. Er der ikke angivet kontonummer på rekvisitionen eller oprettes faktura uden rekvisition, skal kontonummer indtastes her.

Fordeling: Udfyldes automatisk med fordelingsnummer, hvis det er angivet på rekvisitionen. Er der ikke angivet fordelingsnummer på rekvisitionen, eller oprettes faktura uden rekvisition, kan fordelingsnummeret indtastes, såfremt man ønsker at bruge fordeling.

Afsnit: Oplysningsfelt. Udfyldes automatisk med afsnitsnummer fra Drift og Vedligehold, hvis det er angivet på rekvisitionen. Er der ikke angivet Afsnitsnummer på rekvisitionen, eller oprettes faktura uden rekvisition, kan afsnitsnummeret indtastes, såfremt man ønsker det.

Klassifikation: Oplysningsfelt. Her kan angives klassifikationsnummer fra Drift og Vedligehold, såfremt man ønsker det.

Aktivitet: Oplysningsfelt. Her kan angives Aktivitetsnummer fra Drift og Vedligehold, såfremt man ønsker det.

Projekt: Udfyldes automatisk med projektnummer, hvis det er angivet på rekvisitionen. Er der ikke angivet projektnummer på rekvisitionen, eller oprettes faktura uden rekvisition, kan projektnummeret indtastes, såfremt man ønsker at det.

Faktura med moms: Feltet markeres automatisk, hvis feltet 'Med moms' er markeret på rekvisitionen. Oprettes faktura uden rekvisition, er feltet default markeret. Man kan i begge tilfælde fjerne markeringen, hvis man ikke ønsker at køre med moms i fakturaen. Markeringen bestemmer, om de indtastede beløb nederst i tabellen er med eller uden moms.

Tekst: Udfyldes automatisk med bogføringsteksten angivet på rekvisitionen. Oprettes faktura uden rekvisition, kan bogføringstekst indtastes her.

Arbejde: Udfyldes automatisk med arbejdsbeskrivelsen angivet på rekvisitionen. Oprettes faktura uden rekvisition, kan arbejdsbeskrivelse indtastes her.

Betbet: Her kan du vælge ved klik på , hvilken betalingsbetingelse der skal gælder for fakturaen. De valgmuligheder du får, er fast defineret i EG Bolig. Skal ikke udfyldes, hvis debitor er angivet i Debitor-feltet ovenfor.

Initial: Initial for den bruger, der er logget på EG-Bolig, indsættes automatisk, når brugeren udskriver fakturaen til enten skærm eller printer.

Udskrevet: Dato indsættes automatisk, når fakturaen udskrives til enten skærm eller printer.

Bogført: Dato indsættes automatisk, når fakturaen bogføres.

Felter i tabel:

Varegrp., Vare, Tekst, Antal, Pris, Totalpris: Udfyldes automatisk med de data, der er angivet i tabel nederst på rekvisitionen. Der er muligt at rette og tilføje i varelinjerne i tabellen. Det opdaterer ikke rekvisitionen. Oprettes faktura uden rekvisition, kan man manuelt udfylde disse felter.

Momssats: Såfremt I har markering i "Faktura med moms", indsættes satsen fra feltet "Momssats" på fane 1 i Firma (Standard - Opsætning - Firma) automatisk. Momssatsen kan rettes, hvis du ønsker en anden momssats på de enkelte varelinjer.

Total: Her ses en summering af kolonnen "Total pris" for alle varelinjerne i fakturaen.

Moms: Her kan du se det samlede moms-beløb for de varelinjer, der har angivet en momssats.

Ialt: Her ser du fakturaens totalbeløb incl. moms (= total-beløb + evt. momsbeløb).

Fane 2. Udskriv gamle og nye faktura

Fra denne fane er det muligt at udskrive flere fakturaer på samme tid.

Fakturanummer: Her angives interval af fakturanumre, der skal udskrives.

Fakturadato: Der kan i stedet for fakturanumre - eller som ekstra selektion - angives interval af fakturadato.

Initial: Der kan også afgrænses således, at man kun udskriver egne fakturaer.

Antal udskrifter: Her angives hvor mange udskrifter, man ønsker af hver faktura.

•Indtast evt. faktura interval, hvis der skal skrives flere ud

•Indtast evt. fakturadato, hvis denne kendes.

•Indtast evt. initialer for personen, der har oprettet faktura eller blot den, som udskriver fakturaen

•Indtast evt. antal udskrifter, der ønskes.

Finans, flytter, lejer, aftale: Sættes markering i et eller flere af disse felter, udskrives fakturaer oprettet på baggrund af henholdsvis drifts-, flytte-, lejer- og/eller aftale-rekvisitioner. Man vil tillige få udskrevet fakturaer uden rekvisitionsnummer.

Kun ikke udskrevne: Sættes markering her, udskrives alle de fakturaer, som ikke tidligere har været udskrevet.

Bemærk:

Rapporter (Faktura.rpt) oprettes under Standard-Opsætning- Rapport og du skal vælge Programnavn = Faktura.

Bemærk, at faktura først låses ved udskrivning. Dvs. at der kan kan tilføjes linjer, så længe faktura ikke er udskrevet.

Fane 3. Bogføring af faktura

Her bogføres interne Fakturaer. Det er dermed ikke nødvendigt at bogføre dem via kassekladden.

Har I i Firma (Standard - Opsætning - Firma) fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - Webfaktura markering i feltet "Faktura overføres til WebFaktura" bogføres kun varelinjerne, evt. moms og debitorsamlekonto, mens finansdelen bogføres via Webfaktura. Kører I med "Faktura overføres til WebFaktura kræver det, at der er installeret ghostscript og tiffprinter - se vejledning til Webfaktura. Når du bogfører fakturaen, vil den blive lagt ind i WebFaktura på samme måde, som hvis den blev scannet via InfoCD og indlæst via Bogfør Fakutra. Dvs. der dannes godkendelser efter samme device som ellers og der skal godkendes og bogføres som ellers.

Fakturanr.: Angiv et interval af fakturanumre, der ønskes bogført.
Er der rekvisitionsnummer på fakturaen, opdateres feltet 'Intern faktura' på rekvisitionen hermed, når bogføringen er foretaget.

Initial: Indtast evt. initial, som afgrænsning.

Bilagstype: Vælg den ønskede bilagstype.

Bilagsnummer: Indtast evt. bilagsnummer, såfremt der køres med manuel tildeling af bilagsnumre.

Udført af: Initial for den bruger, der er logget på EG-Bolig, indsættes automatisk, når brugeren bogfører fakturaen. Er der rekvisitionsnummer på fakturaen, opdateres feltet 'Udført af' også på rekvisition.

Udført den: Dato indsættes automatisk, når fakturaen bogføres. Er der rekvisitionsnummer på fakturaen, opdateres feltet 'Udført den' også på rekvisitionen.

Liste: Her kan vælges både med og uden bogføring.

Kort fortalt:

•Udfyld kriterier som ovenfor vist

•Marker Uden bogføring

•Klik på Udskriv

•Tjek afstemningsjournal før endelig bogføring

Hvad bogføres hvornår:

Uden overførsel af faktura til WebFaktura:

•Varelinjer bogføres på håndværkerafdelingen. Der bogføres hhv. varens kostpris (på den varekonto, der angivet på varen i Lager) og avance (på den avancekonto, der er angivet på varen i Lager). Findes der ingen vare- og/eller avancekonto på varen, tages vare- og/eller avancekonto fra varegruppen. Findes ingen vare- og/eller avancekonto, vil bogføringen fejle.

•Moms bogføres på håndværkerafdelingen. Der bogføres på den momskonto, der er angivet til indgående moms under faste konti i kontokartoteket.

•Det samlede beløb modposteres på den finanskonto, der er angivet på fakturaen (på selskab/afdeling angivet på fakturaen).

•Eventuelle mellemregninger bogføres.

Med overførsel af faktura til WebFaktura:

•Moms bogføres på håndværkerafdelingen. Der bogføres på den momskonto, der er angivet til indgående moms under faste konti i kontokartoteket.

•Der modposteres på debitorsamlekontoen angivet på håndværkerafdelingen.

Når faktura er bogført i faktureringsmodulet, sker den sidste bogføring i WebFaktura:

•Det samlede beløb minus evt. moms bogføres på finanskonto angivet på rekvisition og/eller på faktura (på selskab/afdeling angivet i rekvistion og/eller faktura)

•Der bogføres på håndværkerkreditoren med både debet og kredit, og der modposteres på debitorsamlekontoen.

•Eventuelle mellemregninger bogføres.

Fane 4. Registreringsinterval

Det er på denne fane muligt at registrere flere fakturaer på en gang, hvis de oprettes på baggrund af rekvisitioner. Det kræver, at rekvisitionsnumrene i intervallet ligger i fortløbende rækkefølge, og at der skal oprettes fakturaer på alle rekvisitioner i det angivne interval.

•Udfyld interval for de rekvisitioner, der skal oprettes faktura på.

•Fakturadato udfyldes automatisk med dags dato - denne kan ændres, hvis man ønsker en anden fakturadato.

•Klik på Udskriv (enten til skærm eller printer). Herved oprettes fakturaerne, som kan søges frem på fane 1 ud fra rekvisitionsnumrene. Dette gøres, hvis man ønsker at ændre fakturaen i forhold til rekvisitionen.

•Når du har klikket på knappen "Udskriv", kan du bogføre fakturaerne direkte på fane 2.