Rekvisitioner/WebFaktura |
  
|
Rekvisitioner/WebFaktura |
|
Husk ved ændringer i Firma
1.Klik på 
i værktøjslinjen.
2.Luk EG Bolig.
3.Åben EG Bolig og ændringen i Firma er trådt i kraft.
Fakturering bogføringstekst
Her kan du ved hjælp af klik på 
vælge, hvilke oplysninger der automatisk skal lægges ind som bogføringstekst ved bogføring fra fakturering. Oplysninger hentes og sættes først – og hvad man så har skrevet selv på fakturaen kommer på bagefter. Der bliver trimmet efter hvor mange tegn der kan være i alt.
Lev. adresse hentes fra
Her kan du ved hjælp af klik på vælge hvor Leveringsadressen på rekvisitioner skal hentes fra.
Du har følgende valgmuligheder:
•Ingen
•Selskabs/afdelings-adresse
•Lejemålsadresse
•Selskabs/afdelings/lejemåls-adresse
Aktivitetstekst overføres til
Her kan du ved hjælp af klik på vælge mellem om aktivitetsteksten på aktiviteten i Drift og vedligehold skal overføres til feltet Arbejdsbeskrivelse eller Bogføringstekst på rekvisitionen.
Rekv.typer til rykker (Blank=Alle)
Her kan du sætte op hvilke typer rekvisitioner, der skal sendes rykkere på. F for finans, Y for flytter, L for lejer, B for B-ordning. Hvis der skal sættes flere rekvisitionstyper op skal de adskilles med et komma. Hvis feltet er blankt vil der blive sendt rykkere ud på alle typer.
Flere rekvisitioner pr. bilag
Markeres dette felt, skiftes der i kassekladden ikke automatisk til nyt bilag, når man trykker på knappen REKVISITION. Derved kan man få samme bilagsnummer på flere rekvisitioner.
Rekvisitioner låses af EGNat
Markering for om EGNat skal låse rekvisitioner.
Rekvisitionsnummer med kontrolciffer
Hvis der sættes markering i feltet Rekv. nr. med checkciffer, vil der blive beregnet et tjekiffer ud fra modolus 10. når rekvisitionsnr. tildeles. Kan bruges som ekstra sikker hed ved indlæsning i webfaktura.
Finanskonto inkl. i flytterekvisition
Mulighed for at angive en finanskonto ved valg af flytterrekvisition. Faktura vil blive bogført på denne finanskonto. Markeres feltet, SKAL man angive en finanskonto, som erstatter omkostningsarten. Omkostningsarten vil i så fald blive fjernet.
Forskellige rekvisitionsudskrifter
Funktionen håndteres nu i dokumentopsætningen, hvor dokumentets type sættes i henhold til rekvisitionens type (Drift/aftale - B-ordning - Lejer - Flytter).
Fast overslagsprocent til rekvisitioner
Her kan angives, hvor stor procentvis afvigelse (-/+), der må være mellem overslagspris i rekvisition og fakturabeløb. Hvis dette felt udfyldes i firmakartoteket, vil feltet -/+ af Overslag i rekvisitionsmodulet automatisk være udfyldt med indtastede procentsats. Dette gælder kun for lejer-, flytter- og driftsrekvisitioner.
Med reserveret beløb
Hvis der sættes markering i feltet vil det være muligt at se (på budgetkontrollen) hvor stort beløb der lavet rekvisitioner på men stadig ikke er bogført. Det forudsættes dog at disse er lavet via EG-Bolig.
Beløb indtastes manuelt ved ny rekvisition fra DV
Hvis du sætte en markering her, så skal du selv indtaste Antal,Pris pr. enhed og Total pris på rekvisitioner dannet fra aktiviteten i Drift og vedligehold. Hvis markering ikke er sat vil der automatisk blive overført Antal,Pris pr. enhed og Total pris til rekvisitionen fra de oplysninger der er indtastet på aktiviteten.
Rekvisition antal dage til rykker
Funktionen knytter sig til en relateret Funktionsrolleart. Her indtastes et antal dage, og hvis rekvisitionen stadig ikke er udført efter det definerede antal dage (målt først på rekvisitionsdato og derefter på mailrykkerdato), sender EGNat mail til dem, der er sat på i skemaet Funktionsrolleart.
Omk. art på flytterekvisition pr. varelinie
Hvis man sætter markering her skal man påføre omkostningsart på hver eneste varelinje. Det betyder dog at man til en kreditor kan lave en samlet rekvisition med både misligholdelse- og normalistandsættelsearbejde på.
Lås rekvisition ved udskrift
Markeres dette felt, låses varelinjerne på rekvisitioner, når rekvisitionen er udskrevet. Det er dog fortsat muligt at indsætte nye linjer på rekvisitionen.
Bogføring på fakturadato
Markeres, hvis man ønsker at bogføre indscannede fakturaer på fakturadatoen i stedet for på indscannings-datoen.
Reduktion af rekvisitionsarbejde
Benyttes ved A-ordning, når den endelige flytteafregning overstiger overslagsprisen.
Her kan du vælge mellem:
•Automatisk
•Manuel
•Valg
Automatisk
Hvis der vælges 'Automatisk', vil det overskydende beløb blive bogført væk fra lejeren. Beløbsforskellen defineres som (Overslagspris + 10 %) minus normalistandsættelsen. Bogføringen sker ved flytteafregning.
Manuel
Hvis der vælges 'Manuel', vil der ikke ved fraflytning ske en reduktion af det udførte arbejde i forhold til overslagsprisen.
Valg
Hvis der vælges 'Valg', vil der ved bogføring af flytteafregning være kontrol af, om rekvireret arbejde overstiger fakturabeløbet med 10%. Hvis ja, kommer der en advarsel herom. Man kan i så fald vælge JA, hvis flyttesagen skal køre videre. Vælges NEJ så bogføres reduktionen af rekvireret arbejde. Dvs. der skal ske en vurdering fra gang til gang ved overskridelse med mere en 10 %.
Reduktionen bliver bogført med samme lejeart som istandsættelsen, og det gælder for normal istandsættelse (art 920) og misligholdelse (art 921). Det betyder at der nu skal sættes en finanskonto på lejeart 920 og 921 (konto 117xxx).
Der sker ingen reduktion af fakturaer med lejeart 922.
Fortløbende Rekv.nr pr. sel/afd.
Hvis der ønskes en særskilt nummerserie til rekvisitioner for hver selskab eller afdeling, markeres dette felt. Ved ingen markering benyttes en stor nummerserie. Ved brug af webfaktura bør denne funktion ikke være slået til.
Rekvisition med moms
Ved markering, vil EGBolig2 automatisk foreslå at rekvisition er med moms. Hvis der ikke er markering vil EGBolig foreslå, at rekvisition er excl. moms (Ved registrering af rekvisition kan moms fravælges/tilvælges.)
Aftalerekvisitioner med i Budgetkontrol
Ved en markering her vil aftalerekvisitioner blive talt med med i budgetkontrol med det overslag, der står på rekvisitionen. De bliver talt med indtil aftalen bliver lukket/er udført.
Pris skal angives
Når denne markering er sat, så skal der altid angives en pris/et overslag på rekvisitione, når der er valgt en kreditor, der ikke er håndværkskreditor (markering i Kreditorkartoteket).
Rekvisition låses af EGNat
Alle rekvisitioner oprettet i løbet af dagen, bliver låst for redigering i natkørslen.
Ved dannelse af rekvisitioner fra syn
Alle rekvisitioner dannet fra syn, låses for redigering, idet rekvisitionerne dannes.
Indlæsningsdage i nyt regnskabsår
Feltet gælder både i WebFaktura og bilagsflow.
Her kan du indtaste det antal dage, det i det nye regnskabsår skal være muligt at indlæse fakturaer fra det gamle regnskabsår uden, at de bliver afvist. Det gamle regnskabsår er det ældste ikke årsafsluttede regnskab.
Antal indlæsningsdage i nyt regnskabsår kan også defineres på selskabsniveau (Afdeling - Selskabskartotek - fane 3. Regnskabsopl.).
Hvis felterne blanke både her i firmaopsætning og i selskabskartoteket tages den værdi, der er indtastet i feltet ”Antal bogføringsdage” under fane 3. Opsætning - Bogføring i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
Feltet kan benyttes, hvis I ønsker en kortere frist for at få gamle fakturaer automatisk igennem end det felt ”Antal Bogførings dage” under fane 3. Opsætning - Bogføring i Firma (Standard - Opsætning - Firma) giver mulighed for at bogføre på.
Rekvisitionsopretter som godkender nr
Her indtaster du et tal for hvilket nummer godkender, rekvisitionsopretter skal have i godkendelsesproceduren. Herefter vil den pågældende person blive indsat som godkender, sammen med de godkendere, der er fundet ifølge opsætning i sikkerhedssystemet, ved indlæsning af fakturaen. Opsætningen i Sikkerhedssystemet overstyrer, når det er aktuelt.
Rekvirent altid som første godkender
Markerer du her, vil rekvirent altid være første godkender uanset opsætning i Sikkerhedssystemet. Dvs., at når markeringen benyttes, overstyrer den de intervaller, der er sat op i sikkerhedssystemet, og indgår rekvirenten også i sikkerhedssystemets intervaller vil m/k stadig være første godkender men altså falde ud af intervallerne, jf. at samme person ikke kan være godkender på en faktura mere end en gang.
Her kan du vælge mellem om dannelse af godkendelser i WebFaktura skal være:
•Automatisk - her vil der automatisk blive dannet nye godkendelser, såfremt der ændres i fakturaens selskab, afdeling eller kontonummer.
•Manuelt - her skal du selv huske at klikke på knappen "Dan godkendelser", hvis der er sket ovennævnte ændringer.
•Kun ved ændring af beløb - her vil der bliver dannet nye godkendelser, hvis beløbet ændres.
Faktura overføres til Webfaktura
Hvis dette felt markeres, vil fakturaer lavet under Kreditor - Kreditor - Fakturering ved bogføring blive overført til WebFaktura, hvorfra selve bogføringen sker. Det kræver, at der er installeres ghostscript og tiffprinter - se vejledning til Webfaktura. Når man bogfører fakturaen, vil den blive lagt ind i Webfaktura på samme måde, som hvis den blev scannet via InfoCD og indlæst via Bogfør Fakutra. Dvs. der dannes godkendelser efter samme device som ellers, og der skal godkendes og bogføres som ellers.
Webfaktura e-mails sendes fra EGNAT
Anvendes i forbindelse med godkendelse af faktura, hvor der i kørslen EGNAT sendes e-mails til de brugere som har faktura liggende til godkendelse. En markering her gælder alle faktura og brugere, undtagelser er ikke muligt.
Manuel udsendelse af rykkere på enkelte faktura til udvalgte modtagere er muligt, se Administration under Kreditor (fanen er kun tilgængelig for brugere med markering som Ansvarlig i Sikkerhedssystemet).
Advarsel ved kreditorskift
Ved en markering her vil der i WebFaktura komme en boks op, der spørger om man vil ændre kreditor, hvis man indtaster et andet kreditornummer, hvis man svarer "Ja", så skal man indtaste en note. Note og den nye kreditor bliver gemt sammen med den nye status "kreditor ikke ens". Hvis der svares "nej" vender man tilbage uden ændring af kreditornummer.
Indlæsningsdato som bogføringsdato
Ved en markering her vil bogføringsdato på faktura ved indlæsning blive sat til indlæsningsdato. Man kan dog efterfølgende ændre bogføringsdatoen på den enkelte faktura.
Bogfør på bogførings-/fakturadato
Ved en markering her vil de indlæste fakturaer under Kreditor - Kreditor - Bogfør faktura blive bogført på den dato, der står i feltet Bogføringsdato på de enkelte fakturaer. Det vil også være denne dato som fordelinger vil tage højde for, hvis de benyttes.
Hvis der ikke er sat en markering vil de indlæste fakturaer under Kreditor - Kreditor - Bogfør faktura blive bogført:
1. på den dato, der står i feltet Bogføringsdato under Bogføring af elektroniske fakturaer.
eller
2. på dags dato, hvis der ikke står noget i feltet Bogføringsdato under Bogføring af elektroniske fakturaer. Der vil også bliver taget højde for dag dato, hvis der benyttes fordelinger.
1. godkender må rette på alt
Ved en markering her, vil den der er sat op til at være første godkender på en faktura, kunne rette i felterne Fakturanr. og Kreditornr. i WebFaktura.
Autogodkend ud fra rekvisitions procentafvigelse ved beløb under ....
Hvis du indtaster et beløb her, så vil fakturaer blive autogodkendt, hvis de ikke overstiger dette beløb +/- den procentafvigelse, der er tilladt i forhold til rekvisitionsbeløbet (Standard - Opsætning - Firma - fane 3. Opsætning - Rekvisition/webfaktura - rekvisition "Fast procentafvigelse til rekvisitioner") og faktura er fejlfri.
De omfattede fakturaer vil blive autogodkendt med den oprindelige godkenders initialer og have en markering for at de er autogodkendt.
Rekvirent må ikke godkende egne faktura
Ved en markering her bliver den der har udfyldt rekvisitionen ikke taget med som godkender i WebFaktura, hverken ved indlæsning eller ved rettelser.
Alle kan vælge status "Skal ikke betales": Hvis du sætter en markering her, må alle brugere af WebFaktura vælge og søge på status "Skal ikke betales". Hvis ikke denne markering er sat, kan de kun afvise fakturaen og indtaste en note. Derefter skal den forbi Supervisor, der kan sætte den til "Skal ikke betales".
Fordeling i bilagsflow: her kan du vælge, om fordelingen kun skal foretages på finans eller både finans og kreditor.
Webfaktura opsætning af kolonner (Tabel)
Klik her for at se beskrivelse af opsætningen
Værksted: selskab
Her indtastes selskabsnummeret på håndværker afdelingen.
Afdeling
Her indtastes afdelingsnummeret for håndværkerafdelingen.
Håndværkskreditor
Bruges til at angive en intern kreditor, som der SKAL bogføres på, hvis man bruger Time/Sag styring.
Fakturering uden rekvisition
Hvis dette felt markeres, er det muligt at oprette en faktura både med og uden brug af rekvisition under Kreditor - Kreditor - Fakturering. Markeres feltet ikke, skal man angive den rekvistion, man ønsker at fakturere udfra. Bruges primært i forbindelse med egen håndværksafdeling.
Opret rekvisition fra Timesag
Hvis man benytter Time/Sag Registrering, vil en markering i dette felt bevirke, at man kan indtaste et nyt rekvisitionsnummer på linjen. Når der gemmes opretter EG Bolig en rekvisition udfra de oplysninger der er på linjen.
Afrunding til hele kr. ved satsregulering i timesagskartoteket
Hvis der sættes flueben udfor feltet afrunder timesagReg linjepris til hele kroner.