KREDITOR > BS Plus > Aftaleoplysninger

På fane 5 kan du se og oprette både faste aftaler, BS Plus aftaler og log for BS Aftaler ved at klikke på .

Det er også muligt at håndtere ejendomsskattebilletter indlæst via INFOCD.

Sikkerhed på feltniveau

Du kan sætte sikkerhed op på feltniveau for fane 5 i Sikkerhedssystemet.

Brug af Cprnr som personrefence frarådes: Det vil en tid endnu stadig være muligt at benytte CPR-nummer som personreference i forbindelse med BS-plus-aftaler. Men jævnfør, at feltet 'Personreference' ikke krypteres i EG Bolig databasen, fraråder vi at benytte CPR i henhold til GDPR. Er det af hensyn til hidtil brug nødvendigt at benytte CPR-referencen, anbefaler vi, at I revurderer jeres sikkerhedsindstillinger i henhold til 'arbejdsbetinget adgang til fuld CPR-nummer', som GDPR foreskriver.

Opsætning af godkendelser i BS Plus

Du kan definere hvem der skal godkende i henhold til beløbenes størrelse via feltet Standard beløb:

Angiv beløb og 'Lig med' eller 'Mindre end eller lig med' og udfylder feltet Godkendelse med 'Betinget godkendelse' OG feltet Initial med initialer på den, som skal godkende.

Opsatte godkendelser fungerer på fremtidige indlæsninger. Dvs. når ovenstående er opfyldt testes automatisk på, om beløb og 'Opkr. måneder' er overholdt. Hvis ikke sendes betalingen til godkendelse hos den, der er opsat til at godkende i Webfaktura. Det gælder også, når der ikke er angivet initial i feltet Initial.

Eksempel:
Standard beløb sættes til 10.000,00 og "Mindre end eller lig med" og "Betinget godkendelse" vælges, initial angives til XX og Opkr. måneder udfyldes med 'J' i 1, 4, 7 & 10:

Hvis beløbet er kr. 9.999,00 i januar måned, så sendes betalingen IKKE til godkendelse.

Hvis beløbet er kr. 10.000,00 i januar måned, så sendes betalingen til godkendelse hos XX.

Hvis beløbet er kr. 9.999,00 i februar måned, så sendes betalingen til godkendelse hos XX.

Ekstra oplysninger på allerede oprettede BS Plus aftaler

Har du behov for at sætte ekstra oplysninger på allerede oprettede BS Plus aftaler kan du gøre det her eller på fane 3. Kontering BS-Plus. Ved klik på 'Dokumenter'-knappen kan du tilføje indscannede dokumenter og breve i Wordformat på en aftale via WebDok. Indtast evt. aftalenummer i søgefeltet "Aftale" i WebDok.

Tilmeld/afmeld BS Plus aftaler

Det er en forudsætning for at kunne tilmelde til PBS, at jeres CVR nr. er indtastet i feltet CVR til BS-Plus på fane 1. Firma i Firmakartoteket (Standard-Opsætning-Firma), samt at der også i Firmakartoteket er en markering i feltet Slet fiktive BS-Aftalernummre under Kreditor – BS-plus på fane 3. Opsætning.

Ved oprettelse/rettelse af en BS-Plusaftale vil Aftalenummer, Kreditornummer og selskab/afdeling blive indsat i feltet Notat, hvis det ikke er brugt til noget andet.

Du skal angive følgende oplysninger i forbindelse med tilmelding eller afmelding hos PBS:

1.Udfyld Kreditor med Kreditornummer og navn på kreditor bliver hentet automatisk.
Du kan ændre kreditornummer på en aftale her eller på fane 2. Oversigt.

2.Udfyld Aftalenummer hvis der er tale om en afmelding. Hvis der er tale om en tilmelding skal du udfylde feltet med et fiktivt nummer, der senere bliver erstattet med det rigtige aftalenummer.

3.Sæt Aftaletype til Faktura ved klik på .

4.Udfyld Selskab og Afdeling med selskabs- og afdelingsnummer.

5.Feltet Initial skal udfyldes ved oprettelse, hvis der er sat en markering i feltet "Godkender påkrævet" under Kreditor - BS-plus på fane 3. Opsætning i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
Når I vælger en betinget godkendelse, testes der på om beløb og betalingsmåneder er overholdt (fane 5. - felterne "Standardbeløb", "Godkendelse" og "Opkr. måneder"). Hvis ikke - sendes betalingen til godkendelse hos den, der er defineret som godkender. Når parametrene er overholdt i henhold til de opsatte betingelser, skal der ikke ske nogen godkendelse og aftalen får status "Til bogføring".

6.Ved afmelding af en aftale skal der være en markering i feltet Tilmeldt PBS.

7.Ved feltet Tilmeld/afmeld PBS skal du ved klik på vælge om der skal Tilmeldes eller Afmeldes PBS.

8.Tilm. Nets Fra/til
Ved tilmelding og ændring af betalingsservice plus aftale skal du i Fra-feltet taste ikrafttrædelsesdato (ddmmåå) og lade til-feltet være tomt.
Ved afmelding af betalingsservice plus aftale skal du lade Fra-feltet være tomt og i til-feltet taste ophørsdato (ddmmåå).

9.Feltet Bank/Nets vil være udfyldt automatisk, hvis der er oprettet en type "BS BSPlus aftaler" under selskab (Afdeling - Selskabskartotek) eller afdeling (Afdeling - Afdelingskartotek) på fane 2. kontooplysninger:

Ellers skal du udfylde feltet eller klikke på og derefter dobbeltklikke på den bankkonto du ønsker at benytte til aftalen.

10.Når du har valgt bankkonto kommer der en dialogboks: Ønskes bogføringslinje 0 tilrettet JA eller NEJ. Hvis du svarer JA: vil der i tabellen nederst blive oprettet en linje 0 og en linje 9999 (standard bogførings oplysninger).

11.Udfyld Kundenummer med det der står på en faktura fra kreditor.

12.Udfyld Kreditor Nets med kreditors Deb.gr. nr. og Nets-nr., fx 4265-01885588. Du kan godt afmelde aftaler på kreditorer.

13.Udfyld Aftalegruppenr. med et nummer. Aftalegruppenr. anvendes til gruppering af jeres betalingsaftaler hos Nets, og I bestemmer selv hvilke gruppenumre I ønsker at anvende. Det er maksimalt plads til 3 cifre i feltet. Indtast fx Afdelingsnummer. Dette felt skal udfyldes med et tal af hensyn til Nets, og hvis du ikke ønsker at opdele aftalerne i grupper, skal du bare indtaste "1" i feltet.

14. Du kan sætte en markering på aftalen "Ingen bogføring", som gør at betalinger på denne aftale ikke bogføres ved indlæsning af betalinger. Det kan fx være realkreditlån, der betales via Nets, men som bogføres via Afdelingslån (Afdeling - Afdelingslån).

15.Sæt en markering i feltet Ingen bogføring, hvis aftalen fx dækker over et realkreditlån, der betales via Nets, men bogføres via Afdelingslån.

Efter indtastning af aftaler, du gerne vil tilmelde eller afmelde hos Nets, laver du et udtræk via fane 7. Udtræk med markering i Med opdatering. Filen der dannes til Nets hedder PBCAJOUR

Bemærk, at når du tilmelder en aftalte til Nets opdateres følgende felter i EG Bolig:

Notat, Kundenummer, PBS nummer, Aftalegruppenummer og dato for tilmelding.

Tilmeld/afmeld faste aftaler

1.Udfyld Kreditor med Kreditnummer og navn på kreditor bliver hentet automatisk.

2.Udfyld Aftalenummer.

3.Sæt Aftaletype til BS Plus ved klik på pil.

4.Udfyld Selskab og Afdeling med selskabs- og afdelingsnummer

Dannelse af BS-Plus aftale ud fra fast aftale

Under indlæsning af BS-Plus fil fra PBS vil en nyoprettet BS-aftale ikke findes som BS-aftale, men som en fast aftale. Der undersøges for, om aftalen findes som en fast aftale ud fra kundenummer i filen.

Hvis dette er tilfældet, vil der blive oprettet en ny aftale med det nye BS-aftalenummer, som er tildelt af PBS. Herefter vil aftale-/bogføringsoplysninger blive kopieret fra den gamle faste aftale til den nye BS-aftale. Samtidig vil den gamle faste aftale blive deaktiveret eller slettet, hvis det er sat en markering i feltet "Slet fiktive BS-aftalernummre" på under Kreditor- BS-plus på fane 3. Opsætning i Firma (Standard-Opsætning-Firma).

Bogføringsoplysninger ved faste aftaler

Ved faste aftaler kopieres selskab og afdeling automatisk ned på linjerne, da man kun kan bogføre indenfor en enkelt afdeling i WebFaktura.

Hvis der er fordeling på, skal dette placeres på den første linje med linje nr. 0, og vil automatisk blive kopieret til de øvrige linjer. Der kan ikke anvendes forskellige fordelinger på en aftales bogføringsoplysninger.

Ændringer i bogføringsoplysningerne vil medføre ændring af bogføringsoplysninger på de indlæste faktura, der endnu ikke er bogført med dette aftalenummer. Dette gælder både BS aftaler og Faktura/faste aftaler.

Ændringer i bogføringsoplysninger for faste aftaler vil medføre, at godkendelsesproceduren starter forfra. For faste aftaler vil man dog blive spurgt, om denne rettelse af bogføringsoplysninger på ikke bogførte faktura skal foretages.

Hvis godkendelse ændres, vil en ny godkendelsesprocedure træde i kraft på de faktura, der findes i systemet, som endnu ikke er bogført.