Bankafstemning |
  
|
Bankafstemning |
|
Denne funktion kan du bruge til enten manuel eller automatisk afstemning mellem posteringer i banken og finansposteringer i EG Bolig.
Du får adgang til Bankafstemning i EG Bolig 2 via Økonomi - Bogholderi - Bankafstemning.
Funktionen har fire faner:
Vigtig inden du går i gang med bankafstemning
For at sikre dig den bedste start på bankafstemning, bør du kontakte EG Bolig Supporten og sende os en bankfil fra jeres bank, inden du begynder at læse ind, også selv om I benytter Danske Bank eller Nordea. Den bankfil du sender til os skal være komma eller semikolon separeret og som minimum indeholde Bogføringsdato, Valørdato, Posteringstekst og Beløb. Når bankfilen er godkendt af os, skal du lave et inputformat i EG Bolig, der passer til filen:
1.Klik på Generelt (tryk på ALT+ g og derefter i)
2.Klik på Input-formater
3.Vælg Bankafstemning ved klik på 
ud for Type.
4.Klik på 
i værktøjslinjen eller tryk på F7.
5.Skriv et navn på inputformatet i feltet Id.
6.Tryk på TAB.
7.Skriv evt. sti for filen i feltet Filnavn (kan du også angive ved indlæsning af filen senere).
8.Udfor Feltadskiller skal du ved klik på vælge enten Komma eller Semikolon.
9.Gå ned i tabellen og angiv position af de forskellige feltnavne i kolonnen Def. Der skal som minimum være udfyldt position for Bogf.dato, Valørdato, Posteringstekst og Beløb.
Opsætning af konti, der skal kunne afstemmes
Konti du vil afstemme skal være registreret på fane 2. Kontoopl. enten i Selskab (Afdeling - Selskabskartotek) eller Afdeling (Afdeling - Afdelingskartotek). Derudover skal der være markeret ud for Afstem på kontiene i kontokartoteket (Økonomi - Bogholderi - Kontokartotek) .
1.klik på fane 2. Indlæsning
2.Udfor Indlæsningsformat skal du ved klik på vælge inputformat. Se evt. Vigtig inden du går i gang med bankafstemning.
3.Klik på 
og vælg den aktuelle bankfil.
4.Udfor Bankkonto skal du ved klik på vælge, hvilken bankkonto du ønsker at indlæse.
5.Klik på 
.
1.Klik på fane 1. Bankafstemning
2.Udfor Bankkonto skal du ved klik vælge, hvilken konto du vil afstemme.
3.Tryk på TAB og der vil stå til højre, hvilket kontonummer den valgte bankkonto har i EGBolig2.
4.Herefter kan du vælge mellem at afstemme automatisk og/eller manuelt.
1.Indlæs bankfil, hvis ikke det er gjort.
2.Hent den bankkonto du vil afstemme, hvis den ikke allerede er hentet frem.
3.Blåmarker linjen med den ønskede banktransaktion i den øverste tabel (banken).
4.Brug søgefunktionen til at søge en tilsvarende finanstransaktion ud eller sæt markering ud for den eller de finanstransaktioner som banktransaktionen skal afstemmes med i den nederste tabel (finans). Hvis der er afstemt forkert, skal du fjerne markeringen ud for banktransaktionen (den øverste tabel).
5.Klik på 
og de markerede transaktioner bliver samlet på den/de ønskede banktransaktioner.
6.Klik på 
, når du er sikker på at afstemningen er korrekt og der bliver sat flueben i kolonnen A (afstemt) både på banktransaktionen og de tilhørende finanstransaktioner.
7.Hvis en finanspost ikke kan udlignes med en bankpost, er der mulighed for at oprette en bankpost til udligning ved at dobbeltklikke på finansposten. Dermed oprettes en fiktiv bankpost.
8.På fane 4. Afstemte kan du se og evt. fortryde afstemte banktransaktioner. Du skal fjerne fluebenet i kolonnen A hvis du ønsker at fortryde en afstemning. For at få afstemt korrekt skal du gå til fane 1. Bankafstemning og gå ud af den tilhørende konto og ind på kontoen igen, så kommer posterne med i tabellerne igen.
Automatisk bankafstemning afstemmer én banktransaktion til én finanstransaktion. Den automatiske bankafstemning forsøger at finde en finanstransaktion på samme beløb med en posteringstekst, der svarer til opsætningen af teksterne på fane 3. Opsætning. Udover beløb og tekster tjekker den også på, at bogf. dato(bank) og Reg. dato (finans) er ens på de to transaktioner. Der tjekkes også på aftalenr., hvis der er et sådant på finanstransaktionen eller hvis bankposteringsteksten er lig med "BS BETALING".
Hvis du ikke ønsker afstemt på tekst, men kun på beløb og dato skal du på fane 3. Opsætning oprette en ny linje med %% i begge felter, så bliver der afstemt efter beløb og bogføringsdato (+/- 7 dage). Du kan kun sætte denne linje op, hvis du bruger version 2.15 eller højere af EG Bolig.
1.Indlæs bankfil, hvis ikke det er gjort.
2.Hent den bankkonto du vil afstemme, hvis den ikke allerede er hentet frem.
3.Klik på 
.
4.Hvis der er stadig er banktransaktioner, der ikke er afstemt, skal du afstemme dem manuelt. se Manuel afstemning.
5.Klik på , når du er sikker på at afstemningen er korrekt og der bliver sat flueben i kolonnen A (afstemt) både på banktransaktionen og de tilhørende finanstransaktioner.
6.På fane 4. Afstemte kan du se og evt. fortryde afstemte banktransaktioner. Du skal fjerne markeringen i kolonnen A hvis du ønsker at fortryde en afstemning. For at få afstemt korrekt skal du gå til fane 1. Bankafstemning og gå ud af den tilhørende konto og ind på kontoen igen, så kommer posterne med i tabellerne igen.
Udskrifter i bankafstemning
På fane 1. Bankafstemning er der mulighed for at lave forskellige udskrifter/visninger:
Denne knap er beregnet til at vise uafstemte banktransaktioner.
Denne knap er beregnet til at vise uafstemte finanstransaktioner.
Inden du klikker på denne knap, skal du ved klik på vælge, hvilken rapport du ønsker at skrive ud.
Du kan vælge mellem følgende rapporter:
•Bankafstemning
Her bliver kun vist banktransaktioner
•Bankafstemning finans
Her bliver vist afstemte banktransaktioner med tilhørende finanstransaktioner.
•Bankafstemning til saldo
Her bliver vist uafstemte banktransaktioner og finanstransaktioner sammen med følgende saldi:
Uafstemt sum= åbne banktransaktioner + afstemte banktransaktioner, hvor finansen ligger frem i tiden - åbne finanstransaktioner - afstemte finanstransaktioner, hvor banken ligger frem i tiden.
Saldo (på banken) = Finanssaldoen + Uafstemt sum + Start saldo på finanskontoen - manuelle banktranskationer.
På fane 1. Bankafstemning kan du afstemme transaktionerne både manuelt og automatisk efter at du har indlæst bankfilen på fane 2. Indlæsning.
Bankkonto: Her skal du ved klik på vælge, hvilken konto du vil afstemme. Når kontoen er valgt vil der til højre stå, hvilket kontonummer den valgte bankkonto har i EGBolig2.
Banktransaktionerne bliver vist i den øverste tabel og finanstransaktionerne i den nederste.
Denne knap skal du kun bruge inden opstarten af brugen af Bankafstemning. Funktionen kan ikke fortrydes.
Ved klik på knappen sættet du alle uafstemte finanstransaktioner, før den dato der er indtastet i feltet Start dato på kontokortet for finanskontoen, til afstemt.
Hvis du klikker på denne knap, bliver transaktionerne forsøgt afstemt ud fra de kriterier, der er opsat i fane 3. Opsætning. De posteringer der er tilbage kan du afstemme manuelt.
Hvis du ikke ønsker afstemt på tekst, men kun på beløb og dato skal du på fane 3. Opsætning oprette en ny linje med %% i begge felter, så bliver der afstemt efter beløb og bogføringsdato (+/- 7 dage). Du kan kun sætte denne linje op, hvis du bruger version 2.15 eller højere af EG Bolig.
Selektion til manuel afstemning her er der felter til søgning i finanstransaktioner ved manuel afstemning.
Felterne er:
Dato: Her kan du søge efter finanstranskaktioner inden for et datointerval.
Efter Reg. dato: Ved at sætte markering her, benytter den kun datointervallet til at søge på registrerings datoen på finanstransaktionerne. Hvis denne markering ikke er sat vil den søge på valørdato.
Tekst: I dette felt kan du indtaste en tekst som der skal søges på. Der søges kun på tekst i kolonnen Tekst.
Beløb: Her kan du søge efter finanstranskaktioner inden for et beløbsinterval.
Denne knap er beregnet til at vise uafstemte banktransaktioner.
Denne knap er beregnet til at vise uafstemte finanstransaktioner.
Inden du klikker på denne knap, skal du ved klik vælge, hvilken rapport du ønsker at skrive ud.
Du kan vælge mellem følgende rapporter:
•Bankafstemning
Her bliver kun vist banktransaktioner
•Bankafstemning finans
Her bliver vist afstemte banktransaktioner med tilhørende finanstransaktioner.
•Bankafstemning til saldo
Her bliver vist uafstemte banktransaktioner og finanstransaktioner sammen med følgende saldi:
Uafstemt sum= åbne banktransaktioner + afstemte banktransaktioner, hvor finansen ligger frem i tiden - åbne finanstransaktioner - afstemte finanstransaktioner, hvor banken ligger frem i tiden.
Saldo (på banken) = Afstemt sum (Finanssaldoen) + Uafstemt sum - manuelle banktranskationer.
Søgefunktion ved manuel afstemning
Under teksten Selektion til manuel afstemning er der flere felter til søgning i finanstransaktioner.
Felterne er:
Dato: Her kan du søge efter finanstranskaktioner inden for et datointerval.
Efter Reg. dato: Ved at sætte markering her, benytter den kun datointervallet til at søge på registrerings datoen på finanstransaktionerne.
Tekst: I dette felt kan du indtaste en tekst som der skal søges på. Der søges kun på tekst i kolonnen Tekst.
Beløb: Her kan du søge efter finanstranskaktioner inden for et beløbsinterval.
Her skal du indlæse banktransaktionerne som du ønsker at afstemme med finanstransaktionerne i EG Bolig.
1.klik på fane 2. Indlæsning
2.Udfor Indlæsningsformat skal du ved klik på vælge mellem inputformatet for Danske Bank eller Nordea.
3.Klik på og vælg den aktuelle bankfil.
4.Ud for Bankkonto skal du ved klik på vælge, hvilken bankkonto du ønsker at indlæse.
5.Klik på .
Her sætte du op, hvad den automatiske bankafstemning skal finde finanstransaktioner efter.
Opsætningen kan du ændre her, så bankteksten i bankfilen passer til bogføringsteksten i EG Bolig.
Den automatiske afstemning afstemmer kun én banktransaktion til én finanstranskaktion.
% gælder som et wildcard og det erstatter en eller flere karakterer.
På denne fane kan du se, hvilke banktransaktioner, der er afstemt og her har du også mulighed for at fortryde afstemningen.
Fortryd en bankafstemning
1.Udfor Bankkonto skal du ved klik på vælge, hvilken bankkonto du ønsker se afstemte banktransaktioner på.
2.Indtast evt. et datointerval ud for Bogf. dato
3.Indtast evt. et beløbsinterval ud for Beløb.
4.Klik på 
.
5.Fjern markeringen i kolonne A ud for den banktransaktion du vil fortryde afstemning på.
6.For at få banktransaktion og finanstransaktion vist igen på fane 1. Bankafstemning skal du gå til fane 1. Bankafstemning og gå ud af den tilhørende konto og ind på kontoen igen, så kommer bank- og finanstransaktion med i tabellerne igen og du kan stemme dem korrekt af.
