Afdelingslån - Generelt |
  
|
Afdelingslån - Generelt |
|
Afdelingslån er et kartotek til styring af afdelingernes lån i kreditforeninger, banker og hos andre långivere. Programmet findes under Afdeling-Afdelingslån.
Modulet anvendes både til nuværende lån og udamortiserede lån. Der dannes en automatisk bogføring, som kombineres med indlæsning fra EDI. Det giver dog også mulighed for at håndtere lån, der ikke kører via EDI. Der kan indtastes manuelle låne-opkrævninger, som bogføres under fane 5. i lånemodulet.
Ydelsen på lån kan bogføres på en valgt bankkonto - typisk hvis ydelsen betales via Betalingsservice. Alternativt kan ydelsen bogføres direkte på kreditor, og dermed medtages i kreditorbetaling, hvor der dannes en udtræksfil til banksystemet.
Oplysninger fra lånekartoteket kan også udtrækkes til Excel via regnskabsudtræk.
Afdelingslån er beregnet til automatisk bogføring af ydelser på lån via 2 metoder:
Manuelle lån, hvor man angiver oplysninger om afdrag, rente osv. på det enkelte lån, danner en ”låneopkrævning”, og bogfører denne. Manuelle lån kan igen opdeles i 2 metoder, hvor den ene består af faste oplysninger til beregning af ydelse, afdrag og rente. Den anden metode er til manuel indtastning af hver ydelse - ofte på lån, hvor fordeling af afdrag, rente m.v. ikke kan defineres fast.
EDI lån, hvor alle oplysninger modtages via EDI-filer fra kreditforeningerne, herunder også låneindfrielse, lånudbetaling og refinansiering - pt. BRF Kredit, Nykredit og Realkredit Danmark. Disse filer kan efter opsætning af konteringsregler, bogføre ydelser automatisk.
Benyt 'Ny'-ikonet eller F7 for at oprette en ny indlæsning, udfyld felterne og klik 'Gem' eller tryk F8 for at gemme/opdatere oplysningerne.
For at oprette en ny linie i en tabel placeres markøren i den første kolonne i linien med felterne som skal udfyldes. Forlad linien for at gemme oplysningerne (blyanten forsvinder).
Der er mulighed for at få en oversigt over selskab eller afdeling ved trykke Alt+Pil ned i felterne.
BS-Plus og EDI
Modtages BS-Plus filer indeholdende betalinger på lån, der kører via EDI, er det muligt at fjerne disse fra fejllisten i BS-Plus modulet, ved at oprette aftalenumrene under BS-Plus i Kreditorsystemet.
Der må kun indtastes aftalenummer ingen bogføringsoplysninger, og aftalen skal oprettes på kreditornummer for de forskellige kreditforeninger.
Overførsel af bankpost til Kreditorbetalinger
Betales lånene via kreditorsystemet er det muligt at få ført posterne direkte over i kreditorsystemet til betaling.
1.Hent lånet frem
2.Ændre EDI-kode fra 0 bank til 1 kreditor.
3.Blank kontonummer.
4.Lånenr. indsættes som fakturanr. og betalingsbetingelser anvendes fra kreditormodulet.
Opbygning
Der er 5 faneblade i lånesystemet.
Fane 1. Registrering af forskellige låneoplysninger.
Fane 2. Bogføringsoplysninger - hovedsageligt for Manuelle lån, dvs. lån der ikke bogføres via EDI.
Det er også muligt at udskrive et lånekontokort og se forskellige beregningsfelter på selve lånet.
Fane 3. LBF oplysninger
Her indtastes , hvor låneoplysning til indberetning til Landsbyggefonden indtastes. En del af disse oplysninger hentes automatisk fra fane 1 og 2.
Fane 4. Lister
Her indlæses budgetfiler og udskrives lister over lån i kartoteket.
Fane 5. Bogføring
Her foregår opkrævning og bogføring af de lån, der ikke bogføres via EDI. For at kunne bogføre disse lån, skal der laves en opkrævning for den pågældende måned først. Der opkræves kun for de lån, der har markering i ”manuel”, dvs. lån, der ikke bogføres via EDI.
Ved bogføring sættes ”Sidst bogf.” til opkrævningsmåneden, og et lån kan kun opkræves for måneder, der ligger efter opkrævningsmåneden. Ligeledes skal opkrævningsmåneden ligge indenfor afviklingsperioden, og ”Antal årlige terminer” og ”Start opk. måned” skal passe sammen.
Hvis du vil ændre den forfaldsdato der er beregnet ud fra kreditoropsætningen, så kan du indtaste en alternativ forfaldsdato i feltet "Forfaldsdato" her på fane 5. Bogføring
Faneblad 1. Registrering - Oprettelse af lån
For at oprette et nyt lån, trykkes F7 (ny), hvorefter selskab, afdeling og lånenummer indtastes. De resterende felter kan udfyldes, se nedenfor.
Hos kreditforeningerne kan der bestilles en fil med Stamoplysninger, og denne fil kan indlæses, og derved automatisk få oprettet alle kreditforeningslån i Afdelingslån.
Hvis det ikke er et nyt, men et gammelt lån, der oprettes, skal man i kassekladden bogføre afdragene, enten som et samlede beløb eller med de rigtige afdrag. Der bogføres med type A (Afdelingslån). Udskriv først UDEN bogføring og tjek afstemningsjournalen, inden den endelige bogføring foretages. Når der er endelig bogført, vil det rigtige beløb stå i feltet restgæld, og ikke beløbet, der er indtastet i Aktuel hovedstol.
Herunder er forklaring til de enkelte felters anvendelse:
Långiver: Kreditornr - hentes fra Kreditorkartoteket.
Kan anvendes til at bogføre ydelsen på, såfremt lånebetaling skal ske via kreditorbetaling - dvs. ikke er tilmeldt betalingsservice. Såfremt lånet er tilmeldt betalingsservice, skal ydelsen naturligvis bogføres på bankkontoen.
EDI- EAN nr. EDI oplysning fra kreditforening
EDI - Kunde EDI oplysning fra kreditforening
EDI - Ejendom EDI oplysning fra kreditforening
EDI - Lånenr EDI oplysning fra kreditforening
Lånetype Her vælges mellem Obligationslån, Kontantlån, Indexlån m.fl.
Konteringsregel Her vælges hvilken konteringsregel, lånet skal bogføres efter. Konteringsreglerne oprettes under knappen Opsætning, faneblad 1. Konteringsregler.
Projekt Her kan du indtaste eller vælge et projektnr. ved klik på 
(i listen vises både igangværende og afsluttede projektet), såfremt der skal sættes projektnr. på finanstransaktionerne, der dannes på det valgte lån. Projekter oprettes under Generelt-Finans-Projekter.
Långiver er Angiv om det er ekstern eller intern långiver. Intern långiver kunne fx være lån fra selskab til afdeling.
Fondskode Fondskode kan evt. indtastes.
Afvigelsespct. Tilladte afvigelsesprocent i forhold til normal-ydelsen på lånet.
Start index, hovedstol Vedrører kun indexlån, hvor startindex kan angives.
Start index, restgæld Vedrører kun indexlån, hvor startindex kan angives.
Optagelsesdato Dato for optagelse af lånet
Ophørsdato Dato for ophør af lånet. Der testes på denne dato ved bogføring af lån, og der vil således ikke blive bogført på lånet, såfremt ophør-dato er overskredet.
Udamortiseret dato Dato for hvornår lånet er betalt ud, og overgået til udamortiseret lån. Såfremt der er markering i ”Låneoplysninger til LBF”, vil det udamortiserede lån blive indberettet.
EDI Her sættes markering, såfremt ydelser på lånet skal bogføres via indlæsning af EDI-filer.
Manuel Her sættes markering, såfremt ydelser på lånet skal bogføres ud fra manuelt indtastede oplysninger. Dette felt er modsætning til EDI, og derfor kan begge felter ikke være markeret samtidigt.
Hvis et manuelt lån har faste oplysninger om ydelsen, og der derved kan beregnes hhv. rente og afdrag, skal der hverken sættes markering i EDI eller Manuel. Derved kan et lån køre som et ”manuelt lån” med automatisk beregning af ydelse og bogføring.
Oprindelig prioritet Blot et oplysningsfelt
Låneoplysninger til LBF Hvis der markeres her, vil lånet kunne udtrækkes til Landsbyggefonden sammen med den alm. LBF-indberetning under Økonomi-Bogholderi-LBF-indbetning.
Afdragskontering Blot et oplysningsfelt
Byggefondshenlæggelse Blot et oplysningsfelt.
Bemærkning Valgfrit tekstfelt.
Opsætning
Ved tryk på knappen Opsætning fås et nyt skærmbillede med 3 faneblade:
1. Konteringsregler
Konteringsregler skal lette opsætning af bogføring på afdelingslån, da der typisk oprettes en konteringsregel for hver lånetype, prioritet m.v. Derved kan samme bogføringsopsætning anvendes på mange lån.
Her kan også oprettes konterings regler vedr. lånindfrielser, lånudbetaling og refinansiering.
Hvis du sætter en markering i kolonnen Ingen Bogf. Lån, så vil bogføringen af denne EDIkode ikke medfører transaktion på afdelingslånet.
Klik på Ny for at oprette en konteringsregel.
Konteringsregel: Indtast et valgfrit nr. til konteringsreglen.
Periode: Tast en start- og evt. slutdato. Startdatoen anvendes til at styre ændringer på konteringsregler, da der kan ændres på konteringsreglen, og sættes en ny startdato. Den nyeste regel altid blive vist.
Der vælges standardkontoplan til hhv. afdeling- og selskabskontoplan, og derved vil der blive valideret på indtastede konti, at de findes i standardkontoplanen.
Vælg en lånetype på oversigten samt indtast et navn til konteringsreglen i tekst-feltet. Dette bruges, når der efterfølgende skal kobles konteringsregler på de enkelte lån.
Konteringsregel udamortiserede: Anvendes til automatisk at ændre konteringsregel på lån, der udløber og skal overgå til udamortiserede lån. Der skal først oprettes en konteringsregel, hvor der kun bogføres på EDI-kode 2 - Normal ydelse. Såfremt et afdelingslån har markering i Låneoplys-ninger til LBF på fane 1. Registrering, vil konteringsreglen automatisk skifte i den terminsbogfø-ring, hvor restgælden går i nul.
Der skal sættes en separat regel op for hver konteringsmåde, der kan tænkes lavet. En konteringsregel oprettes med EDI-koder, uanset om den skal anvendes til Manuelle lån eller til EDI-lån, da alle bogføringer på afdelingslån sker med EDI-koder.
Her vises et eksempel på en konteringsregel:
Selvom der er mange EDI-koder på konteringsreglen, vil der kun blive bogført for de EDI-linier, der bliver indlæst i terminsfilen eller er indtastet på de manuelle lån.
2. Lånetyper
Her vises en oversigt over de lånetyper, der er oprettet i EGBolig.
3. EDI-factkoder
Her vises en oversigt over samtlige EDI-koder.
Det er primært koderne under TM Termin, der anvendes til bogføring. Her kan der indtastes en finanskonto ud for de enkelte EDI-koder. Denne vil så blive hentet, når konteringsreglerne oprettes. Hvis der markeres i kolonnen Budget, åbnes mulighed for at indlæse budgetfiler fra kreditforeningerne, og overføre de markerede linier til finansbudgettet i EGBolig.
EDI
Ved tryk på knappen EDI fås et nyt skærmbillede med fem faner:
Her er det muligt at indlæse, bogføre og afstemme EDI-lån.
Her kan du også indlæse EDI-filer vedr. låneindfrielse, låneudbetaling og refinansiering.
Her vælges EDI-filer ved klik på knappen Filvalg, og de kan indlæses i systemet.
Vælg filen der skal indlæses ved at vælge Filvalg, markér derefter Indlæsning og vælg Indlaes for at indlæse filen.
Lånudbetalinger skal først indlæses på fane 3. stamoplysninger og derefter sættes selskab/afdeling på lånet på samme faneblad. Først herefter kan den indlæses her på fane 1. Indlæsning/bogføring.
Efter indlæsning kan der udskrives lister til kontrol af terminsoplysninger. Sæt markering ud for Liste, og vælg indlæsningen på oversigten. Der kontrolleres om den oplyste restgæld i filen stemmer med restgæld i afdelingskartoteket (med regulering af afdrag, op- og nedskrivninger m.v. i terminsfilen)
Såfremt de indlæste lån stemmer med det forventede, kan de bogføres ved at markere Bogføring, og efterfølgende vælge indlæsningen ud fra Indlæsningsdato. Det er ikke nødvendigt at udfylde Bogføringsdato samt bilagsnr., da der hentes fra hhv. terminsfilen og bilagsnr. opsætningen i EG Bolig.
Udfyld feltet Forfaldsdato, hvis du ønsker at der skal benyttes denne dato fremfor den beregnede forfaldsdato.
Såfremt der er er fejl i de indlæste lån, kan man på fane 2. Afstemning, fjerne bogføringsmarkering for udvalgte lån, og dermed bogføre en terminsfil uden de fravalgte lån. Både EDI- og manuelle bogføringer kan ses på afstemningsfanebladet.
Anvendes ved oprettelse af lån første gang i EG Bolig. Der kan rekvireres filer med stamoplysninger hos kreditforeningerne, som kan indlæses i dette faneblad og automatisk oprettet alle lånene i kartoteket. Du kan også oprette lån her ved indlæsning af låneudbetalingfilen.
Følgende felter opdateres via stamoplysningsfilen (såfremt de fremgår af filen):
Afdelingslån Fane 1:
Långiver
EDI - EAN nummer
EDI - Kunde
EDI - Ejendom
EDI - Lånenummer
Lånetype
Långiver er
Fondskode
Ophørsdato
EDI (Flueben bliver sat hvis det er indlæst via EDI)
Afdelingslån Fane 2:
Oprindelig hovedstol
Aktuel hovedstol
Restgæld ved overtagelse
Antal årlige terminer
Rentesats
Afdelingslån Fane 3:
Udløbsår
Obligationslån (Flueben bliver sat)
Kontantlån (Flueben bliver sat)
Disse felter bliver indlæst og resten skal man selv udfylde.
Når stamoplysninger er indlæst, skal der først indtastes selskabsnr. og afdelingsnr. ud for hvert lån, og herefter vil lånene blive oprettet.
Efterfølgende skal evt. manglende låneoplysninger indtastes, og der skal tilkobles konteringsregler.
Her kan budgetfiler indlæses og indlæste poster udskrives.
Bemærk, at overførsel af beløb til finansbudget i EG Bolig forudsætter, at de relevante EDI-koder har markering for budget - i budgetkolonnen under Opsætning > 1. Konteringsregler. Vejledning.
OBS! Rapporten ‘EDIBudgetoversigt’ medtager negative renter.
Her kan årsopgørelses-filer indlæses og udskrives:
Vælg filen med årsopgørelsen under Filvalg og vælg indlæsning for at indlæse den.