1.

Vælg Kreditor - Kreditor - Betalinger.

På fane 1. Udsøgning markere du i feltet Udskrift ud for "Kreditor".

2.

Indtast evt. et interval af kreditorer fra kreditornr. til kreditornr. i felterne ud for Kreditor. Hvis du efterlader felterne blanke, tages alle kreditorer med i udsøgningen.

3.

Angiv udsøgningsperiode fra dato til dato i felterne ud for Udsøgningsperiode. Alle fakturaer til forfald i den angivne periode tages med. Hvis du efterlader felterne blanke, tages alle fakturaer med - også fakturaer til betaling frem i tiden.

4.

Angiv evt. Udtrækstype:

 
Vælger du Projekt, så laver du et betalingsudtræk på betalinger kun med projektnr på sig.

Vælger du Drift, så laver du et betalingsudtræk på alle betalinger uden projektnr på sig.

Vælger du ikke noget, så trækker den alle betalinger ud, uanset om der er projekt på eller ej.
 
Default opsætning af feltet: Du kan i Firma (Standard - Opsætning - Firma)  under fane 3. Opsætning - Kreditor - Kreditor i feltet Standard udtrækstype i kreditorbetaling angiv om den skal vise Projekt eller Drift som standard.

5.

Du kan begrænse udsøgningen til at indeholde én eller flere afdelinger ved at udfylde interval for Selskab og Afd. Hvis du efterlader felterne blanke, tages alle fakturaer i alle selskaber og afdelinger med.

6.

Klik på for at udsøge.

Når udsøgningen er færdig, navngives den automatisk med et 'B',en dato, et klokkeslæt samt initialer og placeres i højre felt ud for Udtræksident. Dvs. at der kan ligge flere udsøgninger ad gangen. De fakturaer, der ligger i en udsøgning kan ikke udsøges igen, og vil på forfaldslisten fremgå med en *.

Under Kreditor - Kreditor på fane 3. Opsætning i Firma, er det muligt at sætte markering for 'Særskilt check/bank betalingsudtræk' og udtrækket bliver delt i 2 filer. Én indeholdende bankforsendelser - Udtræksident døbes 'BB', og én indeholdende check, der skal udskrives manuelt eller via Checkmodulet - Udtræksident døbes 'BC'.

7.

På fane 2. Afmelding bliver indholdet af udsøgningen vist. Her er der mulighed for at rette i de enkelte linjer, og evt. fjerne én eller flere betalinger/linjer. CPR-numre benyttes i forbindelse med NemBetaling, løbenummeret sløres med i visningen med '****', men kan ses af brugeren i proceslinjen nederst i EG Bolig.

 
Sletning af én betaling:
Ved sletning af én enkelt linje skal du markere linjen med den pågældende betaling og dernæst trykke på "Delete".

Sletning af flere betalinger:

Hvis du ønsker at slette flere poster/linjer på én gang, der ligger lige efter hinanden, skal du markere den første, holde "Shift" nede og markere den sidste af de linjer der skal slettes. Klik på krydset (slet) i værktøjslinjen.
 
Hvis du vil markere flere linjer, der ligger spredt, skal du makere den første og holde "Ctrl" neden medens du makere de øvrige linjer der skal slettes. Klik på krydset (slet) i værktøjslinjen. Det er ikke muligt at benytte "Delete" til denne funktion.

Fakturaen vil så automatisk dukke op igen ved næste udsøgning.

Sletning af hele udsøgningen:

Ønsker du at slette hele udsøgningen skal du stå på fane 2. Afmelding og markere den aktuelle Udtræksident (skal stå i øverste venstre boks) og derefter klikke på i værktøjslinjen.

8.

På fane 3. Udtræk kan du før selve udtrækket dannes vælge:

Udskrivning af kontrolliste i rubrikken Udskrift. Du har mulighed for at dele den op i betalinger via: Alt, Check og Bank ved klik på ud for Kontroliste.

I feltet nedenfor Sikkerhedskode kan du for hver enkelt bank (initialer) se hvor der er /ikke er udtrukket på det valgte id.

9.

Når afstemning er foretaget, skal udtrækket godkendes af en medarbejder der har rettigheder til det.

Der godkendes ved klik på lige under pilene og klik derefter på . Godkendte udtræk er markeret med grønt.

Hvis du ønsker et tidligere udtræk godkendt, skal du først markerer den ønskede Udtræksidenten i billedet til venstre. Klik på , klik på lige under pilene og klik derefter på .

10.

Det endelige udtræk foretages på fane 3. Udtræk ved at du i rubrikken Udskriv sætter en markering ud for det pengeinstitut I benytter til udbetalingerne.

Hvis du har flere banker, der benytter samme udtræksformat, kan du få en fil for hver bank, hvis du har udfyldt kolonne Bank på enten fane 2. i selskab- eller afdelingskartoteket eller på projektet (Generelt - Finans - Projekter).

Hvis udtrækket kun indeholder betalinger til NemKonto skal du sætte en markering ud for: Udtræk til Nets: Nem-Betaling.

11.

Feltet Tidligst Betalingsdato udfyldes automatisk med datoen for næste bankdag. Herved sikres at fakturaer med overskredet forfaldsdato ikke bliver afvist i bankprogrammet. Øvrige fakturaer hvor forfaldsdato ikke er overskredet vil blive betalt på de respektive forfaldsdatoer.

Feltet Betalingsdato skal kun udfyldes, hvis alle fakturaer skal betales på samme dato.

12.

Klik på for at danne fil til banken samt udskrive kontrolbilag. Dette kan bruges til afstemning i forhold til kontrollisten husk at tage højde for evt. checks som ikke er på kontrolbilaget.

13.

Der er nu dannet en fil, som venter på at blive afsendt til pengeinstitut via eksternt program. Filen er placeret i den sti der er oplyst på fane 2. Stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

Filen navngives med type,dato og udtræksidenten, eks. KBSYB050310B_05-03-2010_08-47-25_mjj,

Under Kreditor - Kreditor på fane 3. Opsætning i Firma kan der sættes en markering for at "Kreditorbetalinger på 0 sendes til banken", så også faktura på kr. 0,00 bliver overført til banksystemet. Der kan ligeledes sættes markering for at oplysninger om selskab/afdeling tilføjes betalingen "Selskab og Afdeling på advisering", samt vælges,  hvordan "Kreditnota" skal håndteres.

14.

Når betalingen er overført til banken, bogføres udtrækket på fane 4. Bogføring. Herefter forsvinder udtrækket fra betalingsprogrammet.

Det kan være hensigtsmæssigt at vente med at bogføre kreditorudtrækket, til det er blevet godkendt i banksystemet. Det ikke er muligt at danne udtrække igen, når der først er bogført.

Vær opmærksom på at såfremt udtræk ikke slettes, skyldes det, at der er kreditnotaer som ikke kunne modregnes. Disse skal nu slettes manuelt, så de kan blive udtrukket på ny, næste gang der udsøges.

Kan udtrækket ikke bogføres, skyldes det ofte, at der under afmelding mangler oplysninger i UD. kolonnen. Er dette tilfældet dannes udtræk til bank på ny (der overføres dog ikke til eksternt program) og bogføring forsøges herefter igen.