1.

Vælg Kreditor - Kreditor - Betalinger.

På fane 1. Udsøgning markerer du i feltet Udskrift ud for "Indflytter".

2.

Er der i Firma valgt Nemkonto frem for bankkonto til udbetaling af lejere vil beløbet blive indsat på lejerens NemKonto og er der valgt bankkonto frem for NemKonto vil beløbet blive indsat på den Bankkonto der er angivet på fane 2. Lejer i Lejerkartoteket.

3.

Indtast den eller de Lejearter, der skal trækkes tilgodehavende ud på. Hvis der er flere adskilles de med et komma.

4.

Indtast en kort adviseringstekst i feltet under Advisering. Maks. 20 tegn ved NemKontobetaling og maks. 35 tegn ved bankbetaling.

5.

Når du indtaster en eller flere lejearter, får du mulighed for at begrænse udsøgningen ved at udfylde felterne ud for Udsøgningsperiode.

6.

Begræns evt. udsøgningen til intervaller af afdelinger eller bestemte flyttesager ved at udfylde Selskab, Afd, Lejemål og Lejer.

Alle flyttesager som er afregnet og har et tilgodehavende vil blive behandlet.

7.

Klik på nederst på siden for at udsøge.

Når udsøgningen er færdig, navngives den automatisk med et ’I’, en dato, et klokkeslæt samt initialer og placeres i højre felt ud for Udtræksident. De indflyttere, der ligger i en udsøgning kan ikke udsøges igen, uden at udtræk slettes.

8.

På fane 2. Afmelding bliver indholdet af udsøgningen vist.
 
Du har her mulighed for at få vist et samlet udtræk af betalinger til lejer (L), flytter (Y), og indflytter (I).  
 

Her er der mulighed for at rette i de enkelte linjer, og evt. fjerne én eller flere betalinger/linjer:

 
Sletning af én betaling:
Ved sletning af én enkelt linje skal du markere linjen med den pågældende betaling og dernæst trykke på "Delete".

Sletning af flere betalinger:

Hvis du ønsker at slette flere poster/linjer på én gang, der ligger lige efter hinanden, skal du markere den første, holde "Shift" nede og markere den sidste af de linjer der skal slettes. Klik på krydset (slet) i værktøjslinjen.
 
Hvis du vil markere flere linjer, der ligger spredt, skal du makere den første og holde "Ctrl" neden medens du makere de øvrige linjer der skal slettes. Klik på krydset (slet) i værktøjslinjen. Det er ikke muligt at benytte "Delete" til denne funktion.

Indflytteren vil så automatisk dukke op igen ved næste udsøgning.

Sletning af hele udsøgningen:

Ønsker du at slette hele udsøgningen skal du stå på fane 2. Afmelding og markere den aktuelle Udtræksident (skal stå i øverste venstre boks) og derefter klikke på i værktøjslinjen.

9.

På fane 3. Udtræk kan du lavet et samlet udtræk af af betalinger til lejer (L), flytter (Y), og indflytter (I).

På fane 3. Udtræk kan du før selve udtrækket dannes vælge: Udskrivning af kontrolliste i rubrikken Udskrift. Du har mulighed for at dele den op i betalinger via: Alt, Check og Bank ved klik på ud for Kontroliste.

10.

Når afstemning er foretaget, skal udtrækket godkendes af en medarbejder der har rettigheder til det.

Der godkendes ved klik på lige under pilene og klik derefter på . Godkendte udtræk er markeret med grønt.

Hvis du ønsker et tidligere udtræk godkendt, skal du først markerer den ønskede Udtræksidenten i billedet til venstre. Klik på , klik på lige under pilene og klik derefter på .

11.

Det endelige udtræk foretages på fane 3. Udtræk ved at du i rubrikken Udskriv sætter en markering ud for det pengeinstitut I benytter til udbetalingerne.

Hvis du har flere banker, der benytter samme udtræksformat, kan du få en fil for hver bank, hvis du har udfyldt kolonne Bank på enten fane 2. i selskab- eller afdelingskartoteket eller på projektet (Generelt - Finans - Projekter).

Hvis udtrækket kun indeholder betalinger til NemKonto skal du sætte en markering ud for Udtræk til Nets: Nem-Betaling.

12.

Feltet Tidligst Betalingsdato udfyldes automatisk med datoen for næste bankdag. Herved sikres at betalinger med overskredet forfaldsdato ikke bliver afvist i bankprogrammet. Øvrige betalinger hvor forfaldsdato ikke er overskredet vil blive betalt på de respektive forfaldsdatoer.

Feltet Betalingsdato skal kun udfyldes, hvis alle fakturaer skal betales på samme dato.

13.

Klik på for at danne fil til banken samt udskrive kontrolbilag. Brug kontrolbilag til afstemning i forhold til kontrollisten.

14.

Der er nu dannet en fil, som venter på at blive afsendt til pengeinstitut via eksternt program. Filen er placeret i den sti der er oplyst på fane 2. Stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

Filen navngives med type,dato og udtræksidenten, eks. KBSYB050310I_05-03-2010_08-47-25_mjj.

Hvis udtrækket også indeholder betalinger til NemKonto skal du efterfølgende gentage punkt 11 og 12. Men sætte en markering ud for:Udtræk til PBS: Nem-Betaling  i punkt 12.

Filer med Nem-betaling har Type=NEM-fil i pbs mappen.

15.

Når betalingen er overført til banken, bogføres udtrækket på fane 4. Bogføring.

Her har du også mulighed for at bogfører betalinger til lejere (L), flytter (Y) og indflytter (I) samlet.

Herefter forsvinder udtrækket fra betalingsprogrammet.

Det kan være hensigtsmæssigt at vente med at bogføre udtrækket, til det er blevet godkendt i banksystemet. Det er ikke muligt at danne udtrækket igen, når der først er bogført.

Kan udtrækket ikke bogføres, skyldes det ofte, at der under afmelding mangler oplysninger i UD. kolonnen. Er dette tilfældet dannes udtræk til bank på ny (der overføres dog ikke til eksternt program) og bogføring forsøges herefter igen.