|
Bogføring |
  
|
Bogføring
|
Bogføring |
|
Husk ved ændringer i Firma
1.Klik på 
i værktøjslinjen.
2.Luk EG Bolig.
3.Åben EG Bolig og ændringen i Firma er trådt i kraft.
Her kan du opsætte forskellige parametre vedrørende bogføring
I tabellen "Bogføring funktion" kan du angive for hver bogføringsjournaltype, om journaler skal udskrives på papir eller ej og om journalerne skal gemmes elektronisk.
Kolonnen "Arkiv": En markering her betyder, at journalerne bliver gemt elektronisk og kan genudskrives under Økonomi - Bogholderi - Kassekladde - fane 3. Journalarkiv. Hvis der ikke er en markering, gemmes journalen ikke. Vi anbefaler dog markeringen.
Kolonnen "Udskriv": En markering her betyder, at journalerne bliver udskrevet på papir, når der vælges "med bogføring".
Kolonnen "Bilagstype": Her angives hvilken type, der som standard skal benyttes ved den enkelte bogføring. Forskellige bilagstyper kan benyttes, hvis der ønskes forskellige bilagsnumre for de enkelte moduler.
Kolonnen "Bogfmetod": Her angives hvordan bankposteringen til kreditorbogføring skal være:
•Pr. individ - en sammentælling pr. kreditor
•Detaljeret - et beløb for hver faktura
•Totalbeløb - et samlet beløb
Kolonnen "Notificering": I bilagshåndtering vil du få vist de bilag, der har denne markering.
Kolonnen "Bilagsnr. pr. enhed": Her vil hver BSPlus-aftale få sit eget bilagsnummer tildelt.
Marker om bogføringsjournaltypen skal være:
•Samlet journal - Et journalnummer pr. bogføring
•Journal pr. sel /afd - Et journalnummer Pr. selskab/afdeling der forekommer i bogføringen.
Forklæde
Kan vælges sammen med et af de ovenstående bogføringsjournaltyper. Forklædet er en forside, der opsummerer den bogførte værdi pr. bilagsnummer. Bruges til at hæfte ved bilagene.
Send bogføringsjournaler ect. til Tiff
Hvis man sætter markering her vil specifikke bogføringsjournaler blive til tiff-filer istedet for at blive udskrevet. Følgende moduler vil danne tiff-filerne: Lejeopkrævning, bogføring af flyttesager, lejekontrakt, lejerindbetalinger, forbrugsafregning og checks. Under opstart af EG Bolig 2 og ved tryk på Knappen Ændre database skal der være defineret en sti til ghostscript program i boksen hertil. Man skal herudover have defineret en printer til Tiff printer og en sti til tiff filer og dette gøres på fane 2. Stier i Firma.
Ingen fordeling pr. mnd på samlekonti
Såfremt der ikke markeres her, vil samlekonti blive opdelt på måneder. F.eks. på lejersamlekontoen, vil der således blive registret, hvad der er opkrævet i jan og indbetalt i jan osv.
Mellemregning mellem selskaber
Såfremt der findes flere selskaber kan der i dette felt sættes markering for, at der mellemregnes mellem disse selskaber.
Ingen Bogføring på afsluttet flyttesag
Hvis denne markering er sat kan man ikke bogføre (i kassekladden) på en flyttesag, hvor saldoen er 0,00 kr
Bogføringsdato i renteberegning
Ved en markering her vil det være muligt manuelt at angive bogføringsdato i renteberegning.
Ikke se automatisk postering
Hvis denne markering er sat vil denne markeringen være sat som default under finansudskrifters bilagsliste, samt under journalarkiv visning popupskærmbilledet i finansudskrifter.
Opret af fordeling før dags dato tilladt
Af sikkerhedsmæssige hensyn kan der ikke oprettes en fordelingskode med en dato ældre end dags dato. Når EG Bolig tages i anvendelse, kan der være behov for at kunne oprette en fordelingskode som er ældre end dags dato. Fordelingskoderne er gemt med dato, så EG Bolig kan holde styr på hvorledes udgifter fordelt via fordelingskoder er fordelt.
Udl. af mellemregning: ant. bankdage fra dagsdato
Her indtastes det antal bankdage efter dagsdato hvor bogføringen af mellemregningen skal udføres.
Bogf.ansvarlig for ebolig
Her vælger du ud fra brugerlisten den ansvarlige for E-bolig bogføring. Indbetalinger fra E-Bolig vil blive lagt i kassekladden med denne brugers initialer.
Fordeling i kassekladde må ikke rettes
Ved markering i "fordeling i kassekladde", kan brugeren ikke rette i fordelingsnøglen, når der registreres bilag i kassekladden.
Flere forretningsførerselskaber pr. bilag
Hvis man benytter mere end et forretningsførerselskab, skal der markering i dette felt.
Automatisk modregning af tomgang
Hvis der sættes markering i dette felt vil der automatisk ske udligning af bogføring på tomgangslejemål i kassekladde. Dette vises dog ikke i forbindelse med registreringen men når man er i faneblad 2. Bogføring og udskriver afstemnings- eller bogføringsjournal så kan man se disse posteringer.
Ingen advarsel i kassekladde for flytte revkvisition
Markeres dette felt, vil der ved bogføring af flytterekvisitioner i kassekladden ikke komme en advarselsboks frem, såfremt overslagsbeløbet overskrider den tilladte overslagsprocent eller hvis beløbet er mindre end overslaget fra rekvisitionen.
Ingen advarsel i kassekladde for drift rekvisition
Markeres dette felt, vil der ved bogføring af driftsrekvisitioner i kassekladden ikke komme en advarselsboks frem, såfremt overslagsbeløbet overskrider den tilladte overslagsprocent eller hvis beløbet er mindre end overslaget fra rekvisitionen.
Hent alle kassekladder
Når der er markering i dette felt kan man hente og se alle de andres kassekladder.
Samlepost i kassekladde
Såfremt man ønsker at bogføring på samme konto under samme dato, altid skal føres i ét beløb under bogføring, markeres dette felt.
Betalingskreditor i kassekladde låst
Feltet låses i kassekladde, så der ikke kan angives en anden kreditor som betalingsmodtager.
Posteringstekst overskrives
Hvis der sættes markering i dette felt vil post.tekst i kassekladden blive overskrevet. Hvis denne funktion ikke benyttes kan man trykke på F2 for at få markeret teksten således den kan overskrives.
Ingen besked om inkasso
Hvis man sætter markering her vil man ikke, som normalt, få en advarsel når der registreres i kassekladde på en lejer med inkasso markering.
Bilagshåndtering
Markering for om man bruger modulet Bilagshåndtering.
Når denne markering er sat, låses et bilag i Bilagshåndtering 
for redigering ved åbning. Bilaget åbnes igen ved klik på knapperne Ok, Annuller m.v.
I Bilagshåndtering Under knappen Administration er der lavet en fane "Lås bilag op". Her kan administrator låse evt. låste bilag op.
Gebyr ved lejerindbetaling vil kassekladden: Det er muligt at definere et gebyr i forbindelse med manuelle indbetalinger via kassekladden og her i feltet skrives det beløb som indbetaler skal af med.
Der skal laves opsætning i Kontokartoteket - 2. Faste konti. Ud for Medlem - Administrationsgebyr vælges den konto, der skal bruges til indtægten i enten selskab eller afdeling. Når man så registrerer sine bilag i kassekladden vil der når man trykker på modkonto blive oprettet en linje med det beløb som er angivet i ovennævnte felt.
Kopiering fra kreditor til finans
Ved kreditorbogføring er der mulighed for at kopiere forskellige data f.eks. kreditornr. + fakturanr, over i tekstfeltet på finansposten ved anvendelse af modpost i kassekladden.
Bogføringsdato bilagshåndtering
Her kan du vælge mellem om bogføringsdatoen i bilagshåndteringen skal være "dags dato" eller "fakturadato".
Nulstil journalnummer
Du kan vælge om journalnummer, skal nulstilles pr. dag, pr. måned, pr. år eller om nulstilling ikke skal foretages.
Nulstil bilagsnummer
Du kan vælge om bilagsnummer, skal nulstilles pr. dag, pr. måned, pr. år eller om nulstilling ikke skal foretages.
Mellemregning
Man har 3 valgmuligheder for tekst ved bogføring med mellemregning:
•Kontotekst på mellemregning
•Posteringstekst på mellemregning (posteringstekst fra kassekladden)
•AUT. + posteringsteskt på mellemregning (tilføjer "AUT" foran posteringstekst fra kassekladden)
Antal bogførings dage
Her indtastes det antal dage, det skal være muligt at bogføre i efter, at datoen for regnskabsåret er overskredet. Eksempelvis 15 dage, hvilket vil betyde, at hvis regnskabsåret slutter 31/12 så vil det være muligt at bogføre til og med den 15/1 med de almindelige bilagstyper. Herefter vil det kun være muligt at bogføre med bilagstyper hvor der sat markering i feltet Ultimo.
Antal bogføringsdage kan også være defineret på selskabsniveau (Afdeling - Selskabskartotek - fane 3. Regnskabsopl.).
Udfylder I ikke de nævnte felter, kan I definere en bogføringsperiode med en start- og slutdato på de enkelte selskaber og afdelinger.
Bilagsnummerserie til automatiske posteringer
Sæt en markering her såfremt du ønsker en særskilt bilagsnummerserie for alle automatiske posteringer. Ellers bruges samme bilagsnr. som anvendt til posteringerne.
Samlekonti
Ved en markering her og markering i Bilagsnummerserie til automatiske posteringer vil du få en særskilt bilagsnummerserie for posteringer på samlekonti. Ellers bruges samme bilagsnr. som anvendt til posteringerne.
Mellemregning
Ved en markering her og markering i Bilagsnummerserie til automatiske posteringer vil du få en særskilt bilagsnummerserie for posteringer på mellemregningskonti. Ellers bruges samme bilagsnr. som anvendt til posteringerne.
Nulstil
Vælg om ovenstående markerede bilagsnummerserier skal nulstilles pr. dag, pr. måned, pr. år eller om nulstilling ikke skal foretages.
Forretningsførersel.
Ved en markering her, vil der automatisk blive lavet en bilagsnummerserie pr. forretningsførerselskab. Du har mulighed for at vælge flere typer af automatisk bilagsnummerering af gangen.
Selskab
Ved en markering her, vil der automatisk blive lavet en bilagsnummerserie pr. selskab. Du har mulighed for at vælge flere typer af automatisk bilagsnummerering af gangen.
Afdeling
Ved en markering her, vil der automatisk blive lavet en bilagsnummerserie pr. afdeling. Du har mulighed for at vælge flere typer af automatisk bilagsnummerering af gangen.
Ansvarsområde
Ved en markering her, vil der automatisk blive lavet en bilagsnummerserie pr. ansvarsområde. Du har mulighed for at vælge flere typer af automatisk bilagsnummerering af gangen.
Bilagstype
Ved en markering her, vil der automatisk blive lavet en bilagsnummerserie pr. bilagstype. Du har mulighed for at vælge flere typer af automatisk bilagsnummerering af gangen.
Automatisk bilagsnummerering
Feltet markeres, hvis der automatisk skal angives et bilagsnr. ud fra bilagsnummerserie.
Det er også muligt at benytte manuel bilagsnummer eller forløbende manuel bilagsnummer tildeling som kan vælges i "boksen".
Bilagsnummer
Hvis du har markeret for Automatisk bilagsnummerering, kan du vælge en af følgende opsætninger til kassekladden:
•Manuel bilagsnummer i kassekladden - her skal du selv angive bilagsnummer under registrering af bilag.
•Automatisk bilagsnummer under registrering i kassekladden -når der trykkes på F2 for nyt bilagsnummer tildeles næste nummer i bilagsserien.
•Automatisk bilagsnummer under bogføring i kasseskladden - så tildeles bilagsnummeret først under bogføring af kassekladden.
•Fortløbende Manuel bilagsnr. - Her skal du taste bilagsnummer på den første postering og ved tryk på F2 indsættes den næste bilagsnummer automatisk ved at lægge 1 til det foregående bilagsnummer.
Hvis I har adgang til tilkøbsmodulet NemKonto, skal du her sætte markering for, hvor I vil benytte Nem Konto.
Kreditor
Sæt markeringer her, hvis I vil bruge Nem Konto til betaling af kreditorer via kreditorbetaling.
Manuel
Sæt markeringer her, hvis I vil bruge Nem Konto til udbetalinger via check/giro.
Sæt markeringer her, hvis I vil bruge NemKonto til udbetalinger til lejer/fraflytter via kreditorbetalinger fremfor Bankkonto.
Lejer - Bankkonto, Nemkonto
Sæt markeringer her, hvis I vil bruge Bankkonto til udbetalinger til lejer/fraflytter via kreditorbetalinger fremfor NemKonto.
Der skal være et CPR nummer på lejeren for at der kan udbetales til NemKonto og der skal være samtykke til CPR-nr. til NemKonto på lejeren.
Så skal der forefindes en 'BU Beboer udbetaling's linje i selskabskartoteket.
Hvis jeres bank er én af følgende: Danske Bank, Nordea, Sydbank eller en bank, som benytter BEC formatet, så skal I have en aftale om udbetaling til NemKonto med banken.
Hvis I sender udbetaling til NemKonto til Nets/Mastercard, så skal der IKKE oprettes en BU-linje i selskabskartoteket.
Så udtrækker I betalinger på normal vis: Og der udtrækkes filer til de respektive banker/Nets.
Journaliser
Her skal være sat en markering, hvis man benytter EG Bolig's journaliseringssystem. Det kræver desuden at sti til Dokumenter er udfyldt på fane 2. Stier i Firma. EG Bolig's journaliseringssystem giver mulighed for at gense/genudskrive dokumenter/regneark/mail som er skrevet/sendt til eks. en lejer.
Tillad dokumentprintervalg
En markering her giver mulighed for at dobbeltklikke på printerfelt og vælge et dokument. Det betyder, at der på et specifikt dokument kan tilkobles en bestemt printer for brugeren. Det er dog ikke alle steder at denne funktion er implementeret.
Antal dage inden retur til postliste
Her kan du indtaste et antal dage og hvis der ikke er journaliserer indenfor dette antal dage, vil systemet sende det retur til postlisten. Herefter kan posten bliver fordelt igen.
Sidste dokumentnummer
Her vises det sidst tildelte journalnummer, når der anvendes Webdok.
Udsend mail
Er denne markering sat vil der ved journalisering blive sendt mails fra WebDok til CC eller den ansvarlige på dokumentet - også ved ændringer, hvis disse personer ikke er identiske med den bruger, der foretager ændringen.
Opret samlever i CrossWork
Benytter I EG Bolig CrossWork, vil en markering her betyde, at samlever også vil blive oprettet i CrossWork, når lejer og bogføring af kontrakten gemmes under Lejer - Lejer - Lejekontrakt.