Navigation:  KREDITOR > BS Plus > Fane 1. Indlæsning/bogføring

 

På denne fane kan du:
 

1.Indlæse BS Plus filer

2.Indlæse BS Plus bilag

3.Bogføre BS Plus aftaler

4.Udskrive lister over BS Plus aftaler

BS Plus bruges til tilmeldinger/afmeldinger, oprettelse, indlæsning og bogføring af betalingsservice-aftaler (BS aftaler) og faste aftaler. Der er dog væsentligt forskel på, hvordan de to typer aftaler behandles i EG Bolig.

•BS aftaler er aftaler, der i dag betales vis PBS. Der modtages en fil fra PBS, som kan indlæses på fane 1. Indlæsning/Bogføring her i modulet og vil, efter evt. godkendelse og oprettelse af manglende oplysninger, også blive bogført på fane 1.

•Faste aftaler anvendes kun til kontering af elektroniske faktura, og de indlæses via Web-faktura og Elektronisk faktura. Man har til leverandør angivet, at rekvisitionsnummer er 'AF + aftalenummer'. Bogføring sker via modulet Bogfør faktura (Kreditor-Kreditor-Bogfør faktura) som øvrige fakturaer, der er indlæst til WebFaktura. Faste aftaler, som ikke er BS-Plus aftaler, oprettes på fane 5. Aftaleoplysninger.

: Hvis du står på fane 5. Aftaleoplysninger kan du ved at klikke på mere-knappen få vist "Log for BS Aftaler".

 

Forudsætninger for brug af BS Plus

I har en aftale med PBS, så I kan modtage jeres Nets aftaler i en fil. Kontakt Nets for at få udfyldt de korrekte formularer.

Aftalerne skal være tilknyttet en kreditor. Og bemærk, at der ikke indlæses betalinger på aftaler oprettet med en kreditor, hvor der er angivet et EAN-nummer.

 

 

Indlæsning af BS Plus

Bemærk, det er muligt at indlæse negative beløb i betalingsspecifikationerne i BS-Plus-filerne.

Indlæsning af negative beløb fordrer, at minustegnet "-" står lige foran - eller med maksimalt et blankt tegn mellem sig og - beløbet.

 

Tager jeres bogføringsopsætning højde for negative beløb ved at markere for kredit i stedet for debet på den aktuelle linje, skal den ændres.

Debet/kredit ændres i 'D/K'-kolonnen i den øverste tabel på fane 3. Kontering (Kreditor > BS-Plus > Indlæsning/Bogføring).  

 

 

Vær opmærksom på, at indlæsning af flere filer skal ske på forskellige dage. Indlæsningsdatoen er afgørende for din udskrift (Fane 6).

 

 

1. Ved indlæsning af fil fra Nets skal du stå på fane 1. Indlæsning/Bogføring.

2. Sæt markering ud for Indlæsning til højre.

3. Klik på og find den fil du vil indlæse.

4. Hvis der angives en dato i feltet Skyldig dato for post, og der samtidig indsættes en linje 0 med linjeposition 99, vil alle poster ud over linje 0 (position=0)blive bogført på denne dato. Bruges bl.a. ved skift af regnskabsperiode.

5. Klik på .

Under indlæsning sker følgende for hver aftale i BS-Plus filen:
 

•Journalnummer tildeles til senere identifikation af betalingen.
 

•BS aftale oprettes, hvis den ikke findes i forvejen. Ved oprettelse kan der mangle nogle oplysninger, som skal indtastes bagefter, på fane 5. Aftaleoplysninger.

 

•Standard bogføringsoplysninger oprettes, hvis de ikke findes i forvejen, dog med manglende oplysninger til brug ved bogføring.

 

•BS-Plus log – Kopi af aftalen fra BS-Plus filen, som kan anvendes under oversigter, opbygning af standard bogføringsoplysninger og visning  fra finans-/kreditortransaktioner.

 

•Faktura oprettes med oplysninger vedrørende den aktuelle betaling.

Hvis BS-Plus filen tidligere er indlæst, men ikke bogført, er der mulighed for, at få overskrevet tidligere indlæste oplysninger.

 

Hvis BS aftalen er deaktiveret eller kreditor har et EAN nummer, hvilket betyder, at betaling sker via EDI (Kreditor-Kreditor-EDI-Bogføring), vil aftalen blive sprunget over ved indlæsningen. Hvis der er betalinger på deaktiverede aftaler i indlæsningen, kan du se dem sidst i oversigten over det indlæste.

 

Under indlæsningen vil eventuelle fejl eller adviseringer om manglende oplysninger, herunder evt. manglende godkender indsættes på faktura, og de kan ses på fane 2. Oversigt.

 

Efter indlæsning dannes fakturaernes bogføringsgrundlag ud fra de indlæste oplysninger og Standard bogføringsoplysninger.

 

 

Indlæsning af PDF-bilag til BS Plus

 

Når Nets medsender bilag til BS Plus i PDF-format, kan de automatisk læses ind i EG Bolig samtidig med indlæsning af bogføringsfilen.

 

PDF-bilagene tilknyttes de enkelte posteringer, og man kan efterfølgende klikke på bilaget, og få det vist i PDF-format. Sker der efterfølgende ompostering af det bogførte, vil bilaget følge med.

 

Fremgangsmåde til at få indlæst PDF-filer i BS Plus

1.        Opret en ny mappe under EGBolig2-mappen. Kald den fx "BSBilag".

2.        Angiv stien til denne mappe i Firma (Standard - Opsætning - Firma) på fane 2. Stier i feltet " Bilagssti til BS Plus".

 

Obs! Funktionen kan ikke anvendes, hvis der er markering i Firma (Standard - Opsætning - Firma) på fane 3. Opsætning - Kreditor - BS-Plus i feltet "Dan Tiff til BS-plus".

 

Hvis Nets leverer filerne i en zip, skal de pakkes ud, og gemmes i mappen, som er angivet i stien. Dette skal ske, inden bogføringsfilen indlæses her på fane 1. Indlæsning/Bogføring.

 

Hvis Nets ikke leverer bilagene samme dag som selve filen, kan filen godt indlæses alligevel. Så vil bilagene blot blive tilknyttet næste gang, der indlæses en bogføringsfil. Eller de kan indlæses ved at trykke på knappen 'Indlæs bilag'.

 

Bilaget kan ikke umiddelbart ses:

Har I haft flueben i feltet  "Dan Tiff til BS-plus", og er bilagene blevet indlæst igen, så bliver bilaget lagt i forlængelse af Tiff-bilaget, og der skal scrolles ned for at se det indlæste PDF bilag.

 

 

Bogføring af BS-Plus

 

Bogføring foretages på fane 1. Indlæsning/Bogføring ud fra oplysningerne på Nets-aftalen og de konteringsregler, der er opstillet på fane 3. Kontering BS-Plus.

 

 

1.Sæt markering ved Bogføring.

 

2.Marker det Filnavn du ønsker at bogføre. Hvis du ikke markere en fil, vil du blive gjort opmærksom på, at "ingen filer er valgt", og at alle filer klar til bogføring vil blive medtaget. Dette skal du svare enten JA eller NEJ til inden du kan gå videre.

 

3.Angiv evt. et bilagsnummer i feltet Bilag, hvis I benytter manuel bilagsnummerering.

Ved automatisk bilagsnummerering vil systemet selv nummererer bilagene i fortløbende rækkefølge.

 

4.Angiv evt. en Bogføringsdato. Hvis feltet efterlades tomt, bogføres der på betalingsdagen.

 

5.Vælg med klik på den relevante Bilagstype.

 

6.Klik på . Du kan køre både Med og Uden Bogføring. Ved brug af Uden bogføring får du mulighed for at tjekke afstemningsjournalen, samt test om de aftalenumre, du har oprettet i kreditorkartoteket, stemmer overens med aftalenumre i filen fra Nets, inden den endelige bogføring foretages.

 

Sletning af BS-Plus

 

Et indlæst udtræk kan du slette igen på fane 1. Indlæsning/Bogføring ved at sætte en markering ved Slet og derefter klikke på .

 

 

Den ønskede indlæsning kan vælges ud fra filnavn og dato, og det vil kun være faktura som ikke er bogførte, der vil blive slettet.

 

 

Liste over aftaler

 

Du kan udskrive en liste over BS-Plus aftaler ved at sætte markering ved Liste.

 

Du kan udskrive listen ud fra et bestemt Aftalenummer, eller du kan søge aftalerne ud via deres Status.