Lokaleudlejning |
  
|
Lokaleudlejning |
|
To overordnede menuindgange til lokaleudlejning:
I Lokaleudlejning skal du håndtere alt fra opsætning til reservation og forberedelse af fakturering - det vil sige praktisk talt det meste registrering.
I Lokalefakturering skal du håndtere bogføringen af faktureringen, og her skal det bemærkes, at fakturering ikke sker automatisk.
Før I kan tage modulet i brug, skal den grundliggende opsætning være på plads i Administrer lokaler.
OBS! Adgang i henhold til rettigheder
Hvilke funktioner du kan administrere, afhænger af hvilke rettigheder du er tildelt i Sikkerhedssystemet.
Arbejdsgang
Når du håndterer en aktuel reservation, skal du benytte følgende overordnede arbejdsgang.
Læs mere om de specifikke handlinger på de enkelte sider.
1. Reservation oprettes
En lokalereservation oprettes under fanen Dagskalender.
* Fakturering: Eventuel indbetaling på nuværende tidspunkt bogføres i Lokalefakturering.
2. Opkrævning godkendes
Den aktuelle reservation optræder nu under fanen Reservationer og har fået status "Definer faktura".
Statussen linker til den aktuelle opkrævning, som så skal godkendes med markering i 'Godkendt opkrævning' og gemmes som faktura med klik på 'Gem faktura'.
* Fakturering: Eventuel indbetaling på nuværende tidspunkt bogføres i Lokalefakturering.
3. Reservaton bogføres
Reservationen kan nu bogføres i Lokalefakturering.
Når reservationen er bogført i Lokalefakturering, får den i Lokaleudlejning (fanen Reservationer) statussen 'Definer afregning'.
* Fakturering: I forbindelse med, at reservationen bogføres, bliver der automatisk sat opkrævning på tilsvar eller printet/sendt et girokort i henhold til jeres opsætning.
4. Reservation afregnes
Når dato for den enkelte reservation er passeret, kan den afregnes.
Klik på status (fanen Reservationer), som linker til den aktuelle afregning.
Afregningen dannes ved klik på 'Dan afregning'. Inden du klikker, skal der måske tilføjes ekstra linjer for misligholdelse eller andet.
Efterfølgende sættes flueben i 'Godkendt afregning' og klikkes 'Gem faktura'.
5. Status Godkendt afregning
Reservationen har nu statussen 'Godkendt afregning' under fanen Reservationer, og den kan bogføres.
6. Reservationen bogføres
Reservationen bogføres i Lokalefakturering og får status 'Opkrævning afregnet' under fanen Reservationer.
* Fakturering: I forbindelse med, at afregningen bogføres, bliver der automatisk sat opkrævning på tilsvar eller printet/sendt et girokort i henhold til jeres opsætning. Tilbagebetaling sættes enten på tilsvar, eller der laves udtræk til tilbagebetaling via kreditor (Kreditor > Betalinger).
Ved udtræk skal det bemærkes, at sker tilbagebetaling via CPR-nummer, skal udtrækket laves med prik i 'Anden bankoverførsel' .
|
Lokaleudlejnings åbningsside giver dig flere forskellige veje videre
1) Kalenderen Klik på aktuel dag i kalenderen øverst tv. og du får vist dagskalender for den eller de aktuelle lokaler til højre på skærmen. Det er ved at markere i dagskalenderen eller langtidskalenderen, du udarbejder en reservation.
2) Søgning via indtastning eller klik Søg aktuelle lokaler frem via parametrene Selskab, Afdeling og/eller Lokaleart. Du får vist dagskalender for det eller de udsøge lokaler på dags dato (medmindre du allerede har markeret en anden dag i kalenderen) til højre på skærmen.
Ved klik i selskab-/afdelingsoversigten kan du hurtigt få vist de oprettede lokaler i det aktuelle selskab eller den aktuelle afdeling i dagskalenderen th. på siden. Som standard vises dags dato. Benyt kalenderen til at få vist en anden dato.
3) Administrer lokaler | Rediger Herfra varetages opsætningen af de enkelte lokaler.
Læs meget mere på de enkelte hjælpesider.
|
