Navigation:  AFDELING > Lokaleudlejning > Reservationer

 

På fanen Reservationer, har du mulighed for at søge/finde forskellige reservationer frem på de udvalgte lokaler og derefter udføre forskellige funktioner, fx definere faktura eller afregning .

 

 

 

1) De øverste felter på fanen er søgefelter, hvor du enten kan indtaste eller vælge mellem forskellige søgekriterier.

 Udlejningsdato: Indtast en dato/et datointerval for, hvornår lokalet er udlejet.

 

2) Klik på knappen Søg, når du er klar til at søge.

3) Klik på krydset, hvis du ønsker at nulstille søgefelterne for at foretage en ny søgning.

4) Du får vist søgeresultatet i oversigten Reservationer nedenfor søgefelterne.
 

Funktioner i oversigten

 

(5) Kontrakt modtaget vises kun hvis I har en markering for Kontrakt kræves modtaget før afregning på fanen Opsætning under Administrer.

(6) Definer afregning se nedenfor.

(7)  Rediger reservationen se nedenfor.

(8)  Se log for reservationen

(9)  Udskriv kontrakt- eller afregningsdokument se nedenfor.

(10) Slet reservation - klik her. Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Obs! Ikonet vises kun, hvis du har rettigheden til at slette en reservation.

 

Lokaler.

Når du klikker her, registreres dato og tidspunkt for, hvornår I har modtaget kontrakten retur. Du kan først definere afregning på reservationen, når der har været klikket på knappen.

 

 

Definere faktura m.m.

Ved klik i kolonnen Status får du vist et skærmbillede, hvor du kan se de oplysninger, der er kendt af systemet, som følge af reservationen.

 

 

 

1) Mulighed for ekstra fakturering efter Opkrævning afregnet/bogført: Du har mulighed for én enkelt gang efter bogført faktura/afregning at tilføje en ekstra opkrævning på en reservation. Det gør du ved at åbne den aktuelle reservation og ændre Status til Definer faktura. Herved får du mulighed for at tilføje ekstra linjer, som du kan opkræve særskilt på reservationen.

 

2) Opkr.type: Her har du mulighed for at ændre opkrævningstypen, der er sat på som default under Administrer lokaler - fane Opsætning. Du kan vælge mellem Giro og Tilsvar. Tilsvar kan du bruge, når der er tale om udlejning til interne og eksterne lejere (der bor i anden af jeres afdelinger) og deres samlevere (lejer 2).

 

3) Tilbagebetaling via: Her har du mulighed for at vælge tilbagebetalingsmetode, hvis der skal betales noget tilbage til lejeren af lokalet:

 

Tilsvar - kan kun vælges, hvis lejer af lokalet er nuboende lejer

Cpr-nummer - Nem konto - skal kun vælges, hvis der er registeret fødselsdato og løbenummer og lejer har accepteret samtykke 4 og 5

Bankkonto - kan vælges hvis der er tale om en nuboende lejer, der har angivet en bankkonto på fane 2. Lejer i lejerkartoteket .

Cvr-nummer - Nem konto - kan vælges hvis der er registreret cvr-nummer på kreditor

 

Efterlades feltet tomt vil eventuel tilbagebetaling ske til lokalelejerens alt efter, hvad I har valgt som foretrukken udbetalingsmetode i Firma, hvis I benytter Nem Konto, og alt efter hvad der er tilgængeligt på interessenten (1). Hvorvidt en lejer har givet samtykke til opbevaring af CPR-nr. og udbetaling via Nemkonto angives yderst til højre for interessenten (2). De aktuelle samtykketekster og mulighed for at afgive samtykker udfoldes ved klik på 'Samtykker'-knappen (3).

 

4) Via knapperne fjern linje eller ny linje kan du fjerne eller indsætte en ny linje på opkrævningen.  

 

Du kan slette reservationen ved at klikke på knappen Slet res.
Når oplysningerne er rigtige skal du sætte markering i feltet Godkendt opkrævning og derefter klikke på knappen Gem faktura.
Der kan nu udskrives opkrævning/faktura i form af fik-/girokort enten via natkørsel eller i EG Bolig under Afdeling-Lokalefakturering.
Du kan også udskrive reservationen ved klik på knappen Udskriv reservation.

 

Ved klik på knappen Annuller lukker dette skærmbillede igen, og du kommer tilbage til fanen Reservation.

 

Rediger reservation

Du kan redigere på en reservation ved at klikke på ud for den reservation, der skal redigeres eller ved at klikke på reservationen i kalenderen. Du kan redigere/ændre reservationen til og med status "Definer afregning". Hvis du ændrer reservationen til et andet lokale eller til et andet tidspunkt, hvor prisen er anderledes vil der blive tilføjet op til to linjer under fakturerings skærmbilledet (klik på "Status" på reservationsoversigten), nemlig en difference for lejen og for depositum, hvis dette eksisterer i forhold til den oprindelige reservation. Du kan føre musen over totalbeløbet og få en specifikation på udregningen af differencen. Her kan du også se den oprindelige reservationsperiode og lokale, som er overstreget.

 

 

Endt udlejning
Du kan finde de reservationer frem, hvor udlejningen er afsluttet. Vælg Definer afregning i feltet Reservationer, i din udsøgning.

Klik på Status ud for det aktuelle lokale og tilføj eventuelle linjer.

 

Tilb.bet.type: Her har du mulighed for at vælge mellem følgende tilbagebetalingsmetoder, hvis der eventuelt skal betales noget tilbage til lejeren af lokalet:

 

Tilsvar - kan kun vælges, hvis lejer af lokalet er nuboende lejer

Cpr-nummer - Nem konto - kan vælges, hvis lejer har accepteret samtykke 4 og 5

Bankkonto - kan vælges hvis der er tale om en nuboende lejer, der har angivet en bankkonto på fane 2. Lejer i lejerkartoteket .

Cvr-nummer - Nem konto - kan vælges, hvis der er registreret et cvr-nummer på kreditor.

 

Efterlades feltet tomt vil eventuel tilbagebetaling ske til lokalelejerens alt efter, hvad I har valgt som foretrukken udbetalingsmetode i Firma, hvis I benytter Nem Konto, og alt efter hvad der er tilgængeligt på interessenten (1). Hvorvidt en lejer har givet samtykke til opbevaring af CPR-nr. og udbetaling via Nemkonto angives yderst til højre for interessenten (2). De aktuelle samtykketekster og mulighed for at afgive samtykker udfoldes ved klik på 'Samtykker'-knappen (3).

 

 

Betalingerne oprettes som manuelle betalinger på et eksisterende udtræk, som ikke er godkendt, eller på nyt udtræk (Kreditor - Kreditor - Betalinger).
Du finder udtrækket ved under Udskrift at markere i "Anden bankoverførsel". Bankkonto hentes fra typen BU=Beboerudbetaling eller LU=Lokaleudbetaling. Ved udtræk bogføres på interrimskonto for lokaleudlejning, der er opsat under fane 2. Faste konti (Økonomi - Bogholderi - Kontokartotek). Denne konto udlignes igen ved bogføring af betaling under kreditorbetaling (Kreditor - Kreditor - Betaling).

 

 

Herefter beregnes nyt total skyldigt beløb, hvis der har været ind- eller udbetalinger siden udlejningen vil disse være vist i total indbetalinger/udbetalinger disse fratrækkes eller tillægges hinanden og giver en ny total.

 

Sætter du markering i godkendt afregning og trykker gem faktura vil der nu være dannet grundlag for ny opkrævning. Der er selvfølgelig også den mulighed, at lejeren skal have penge tilbage. Begge dele bliver dannet og bogført via en natkørsel (egnat.exe).

 

Udskrivning

Når du klikker på ud for en reservation, får du mulighed for at udskrive/genudskrive kontrakt- eller afregningsdokument på bookningen.

 

Klik her for at se hvorledes du sætter kontrakt- og afregningsdokumenter op til lokaleudlejning.