STANDARD > Opsætning > Firma > 3. Opsætning

Husk ved ændringer i Firma

1.Klik på i værktøjslinjen

2.Luk EG Bolig

3.Åben EG Bolig og ændringen i Firma er trådt i kraft.

EG Bolig initialer er uden deb. nr.

Har kun relevans for ASP kunder. En markering der ser bort fra debitornummeret i brugerinitialer fra Active Directory inden disse benyttes i EGBolig. Således bliver der overensstemmelse mellem dette initial og det initial der allerede findes i EG Bolig database, da initialet i EGBolig, som regel, ikke indeholder debitornummer. Denne markering skal kun sættes af personale fra EG Data Inform A/S i forbindelse med at en kunde overgår til ASP.

Opgavestyring

EG Bolig kan råde og vejlede vedr. styring af opgaver. bl.a. med tidsterminer m.m. inden for følgende områder: Flyttesagsstyring, tilbud/lejekontrakt, rykkerforløb og klagesager. Modulet ligger i Generelt - Opgaveliste

Også kørselslog ved interne kørsler

Ved interne kørsler (batch-kørsler) kan der gemmes en information om hvornår kørsel er foretaget.

Bestyrelse er uden slutdato

Normalt bliver der automatisk sat en slutdato på når du sætte personer på en bestyrelse i Bestyrelseskartoteket eller EG Opslag (EGO). Slutdatoen bliver udregnet af systemet i henhold til det antal måneder der er angivet på de forskellige roller på bestyrelses-definitionen. En markering i dette felt betyder at du kan have personer i bestyrelser uden slutdato.

Vis egne afdelinger i flytteoversigten

En markering her gør, at brugeren kun får vist flyttesager fra egne afdelinger, forstået som afdelinger, hvor bruger er tilknyttet via en rolle relateret til rolletypen Per = Personale (Afdeling > Selskabskartotek > 4. Person/Afdeling > Afdelingskartotek > 8. Personer og Generelt > Rollearter).

Søgningsmetode i søge-modulet

Her kan du vælge om der ved søgning i alle kartoteker i EG Bolig 2 enten skal søges:

•Når feltet forlades

Eller ved

•Klik på søg knap

Handlingslog

Her vælges hvordan man ønsker at EG Bolig 2 skal logge ændringer som laves i EG Bolig 2. Der kan vælges imellem:

•Ingen, hvor ingenting bliver gemt.

•Felt niveau, der gemmer alle ændringer.

Eks. ved Felt niveau, hvis man ændre på et medlem vil der stå, hvad det er for et medlem og hvem der ændrede hvornår. Det kan udskrives under Generelt - Generel udskrift - Vælg "Logfil" i feltet Register.

EG Bolig Web Crystal uddskrift

Vælg her, hvilket program (RAS v. 9, RAS > 9 eller RDC 11) der er installeret til at sørge for, at der kan afvikles Crystal Reports-udskrifter i EG Bolig Web.

EG Bolig Web session timeout

Her udfyldes med hvor mange minutter, der skal gå, før man får en timeout. Dette er nødvendigt at udfylde, hvis man har store datamængder, eksempelvis mange afdelinger (over hundrede) eller mange lejemål (over 10.000).

Sidste natkørsel

Viser datoen for hvornår der sidst er foretaget en natkørsel.

Navn/adresse

Her kan man vælge format af store og små bogstaver på navne og adresseoplysninger i de forskellige kartoteker. Det valgte format overstyrer det skrevne i kartotekerne. Der kan vælges mellem:

•Store bogstaver

•Små bogstaver

•Stort begyndelsesbogstav

•Ingen tekstkonvertering - der korrigeres ikke ved indtastning.

Klik her, og du kommer til siden Samtykkedefinitioner (EG Bolig > Indstillinger > Samtykke).

Feltnavne

Disse er træffetiderne i Interessentkartoteket (Afdeling - Interessenter) og i EG Bolig Opslag. I kolonnen Feltnavn kan du selv skrive, hvad feltet skal hedde når det vises i EG Bolig. Således kan Træffetid 1 blive til ”mandag”, og Træffetid 2 til ”tors-fre” o. lign.

Historiktyper

Her oprettes historiktyper ved klik på . Nye historiktyper skal som minimum bestå af 3 karakterer og maksimum 5 karakterer (Angives i kolonnen Art). Øvrige historiktyper bruges/er defineret af EG Bolig. Historiktyperne kan anvendes både på medlem, lejer, lejemål, selskaber, afdelinger og kreditor.

Hvis der i den nederste tabel i Standard - Opsætning - Rapport er sat markering i feltet "Til Historik" ud for nogle dokumenter, vil der automatisk blive indsat en linje her, når de udskrives til lejeren. Linjen vil indsætte historiktype, Initial på brugeren, dato og tidspunkt for udskrift samt stien for dokumentet. Hvis der udskrives rykkerbreve med markering i historik, er det IKKE dato for udskrift men dato for Pr. dato for rykkerkørsel.

Funktionsrolleart

Der oprettes funktionsrollearter ved at klikke på .

Funktionen kan tilknyttes specifikke interessentnumre eller en given rolleart. Er der ikke angivet interessentnummer gælder rollearten.
Rollearter oprettes under Generelt - Rollearter.

En funktionsrolleart kan relatere til følgende definerede funktioner:

Flytteafregningsbesked: modtager automatisk mail, når flyttesagen er klar til afregning.
Rekvisitionsrykker: modtager automatisk mail, når der er ikke lukkede rekvisitioner på en flyttesag. Frist i henhold til firmaopsætning.
Syn: modtager automatisk synsindkaldelser sendt via mail til lejere uden e-mailadresse.
Syn - Kalenderinvitation: modtager automatisk en kalenderinvitation, når der oprettes en synsaftale.
Syn - Advisering mangellister: modtager notifikation om indflytningssyn til opfølgning, når der er markeret for advisering på afdeling (Afdeling > Afdelingskartotek > 7. Diverse). Advisering sendes kl. 8, når indberetningsdato på syn er overskredet med to dage og hver af de efterfølgende dage, indtil opfølgning er markeret som udført på synet. Hvis ingen funktionsrolleart/rolle er opsat på afdeling, sendes advisering til synsinspektør på synet.

Flyttesag - Ryk for opsigelse: modtager automatisk mail hvis en lejer ikke har opsagt nuværende lejemål ved intern flytning. Frist i henhold til firmaopsætning.
Advarsel om bilejemål: modtager mail når der er uopsagte bilejemål tilknyttet et opsagt hovedlejemål.

Søgeindex - Notifikation: Modtager notifikation, hvis oprettelsen af et søgeindeks er fejlet (EG Bolig version 3: Indstillinger > Generelt > System). Bemærk, at der skal angives 32000 for både Selskab og Afdeling, og at rollen skal tilføjes på interessenten med 'Selskab 0' og 'Afdeling 0' - hvis I benytter "Rolleart" i forbindelse med funktionsrollearten.

InkassoPro - Notifikation: Modtager notifikation, hvis en transaktion fra EG Bolig ikke er processeret i InkassoPro indenfor fire timer.

Husintegreret forbrugsafregning: Modtager en mail med en samlet liste over eventuelle tilmeldinger, der er fejlet i dagens kørsel.

Energiselskab - Notifikation: Modtager notifikation, hvis en tilmelding fejler.

Til brug i forbindelse med Online opsigelse

Online opsigelse - Ekstra til opsigelse: modtager mail, hvis feltet "Mere jeg vil opsige" er udfyldt i forbindelse med en online opsigelse.

Online opsigelse - Indkald til syn: modtager mail om, hvilke tider brugeren har sagt ja til i forbindelse med en online opsigelse eller med en besked om, at bruger ikke ønsker at deltage i synet.

Online opsigelse - Udskriv opsigelse/følgebreve: modtager mail med opsigelsesdokument og øvrige eventuelle følgebreve, der skal udskrives og underskrives manuelt i forbindelse med en online opsigelse.

Er funktionsrollearten ikke defineret, mailes dokumenter, der ikke kan afleveres via opsigers e-Boks/Penneo eller mailadresse, til jeres generelt gældende mailadresse til ikke-adresserbare udskrifter (EG Bolig2: Standard > Opsætning > Firma > 3. Opsætning > Mail og Journaliser parametre).

Online opsigelse - Beboerrepræsentant: modtager mail om, at en lejer med et beboerdemokratisk hverv har foretaget en online opsigelse.