Flyttesager |
  
|
Flyttesager |
|
Husk ved ændringer i Firma
1.Klik på 
i værktøjslinjen.
2.Luk EG Bolig.
3.Åben EG Bolig og ændringen i Firma er trådt i kraft.
•Syn
Afregning af fraflyttere med skyldig beløb
I kassekladden kan man dobbeltklikke på en ny linje og vælge "Udligning flyttesager" fra listen. Der vil så automatisk blive dannet bogføringslinjer til afskrivning af flyttesager, som er afregnet og har henstået et vist antal dage (se nedenfor) og har en skyldig saldo mindre end beløbet der er indtastet i dette felt. Konto til modposten opsættes på afdelingernes faste konti ud for flyttetab.
I antal dage
Her skrives det antal dage, kontoen skal have været afregnet for at den bliver medtaget i ovenstående.
Flytteafregning før sidste regning for normal istandsættelse
Normalt er det ikke muligt at foretage flytteafregning, hvis der stadig er rekvisitioner på Normal istandsættelse på fraflytter, da det er muligt at fraflytter skal have et fradrag, som normalt bliver bogført under afregningen.
Men det kan du få lov til hvis der i dette felt er valgt enten ”Ja” eller ”Spørg”. Og hvis du så svarer "Ja" på spørgsmålet om du vil lave afregning før sidste regning, så vil systemet under senere bogføring af Normal istandsættelse og så bogføre et evt. fradrag.
Opdatering af fraflytter
Her kan du vælge om lejer skal opdateres mht. udflytningsdato og øvrige flytteoplysninger allerede ved udskrift af opsigelse eller først ved bogføring af opsigelsen.
Bruger du flyttesager i version 3 skal du sættes markering i ved bogføring, da flyttesager ellers ikke nødvendigvis både oprettes i version 2 og version 3.
Flyttesag uden rekvisition færdigmeldes på frigørelse + antal dage
Her kan du indtaste det antal dage efter frigørelsesdatoen, hvor flyttesager uden rekvisitioner skal skifte farve til rød for "Klar til afregning" i Webmodulet Flyttesag - Flyttesager.
Automatisk aconto henlæggelser ved flytteafregning
Hvis dette felt markeres, henlægges automatisk ekstra aconto beløb ved flytteafregning udfra de angive gradkoder i forbrugsregnskabet.
Eksempel: Forbrugregnskabet går fra 1/1-31/12. Lejer flytter 15/3, dvs. lejer har boet i lejemålet januar, februar og marts, hvilket er de dyre måneder. Det indbetalte aconto beløb svarer derfor ikke overens med det reelt større forbrug i disse tre måneder. Flytteafregningen henlægger derfor udfra de angivne gradkoder automatisk differencen mellem de indbetalte acontobeløb og det beregnede acontobeløb. Der kan på flyttere yderligere tillægges et beløb til forbrugsregnskab til evt. aflæsningsomkostninger.
Ingen oprunding af fradragsprocent: Hvis man sætter markering her, betyder det, at flytteafrundingen vil blive lavet i eksempelvis halve måneder.
Afregning kan ske inden frigørelse
Markering for om en flyttesag kan afregnes før dato for frigørelse er nået.
Tillad udtræk til kreditorbetaling på fraflyttere som ikke er afregnet
Markering for om der kan udtrækkes på fraflyttere, som endnu ikke er afregnet, til kreditorbetaling (Kreditor -Kreditor - Betaling).
Flyttesag e-mail sendes fra EGNAT
Hvis denne markering er sat vil der udsendes en e-mail til ejendomsmesteren om at der er flyttesager klar til afregning.
Advarsel ved flytteafregning
Hvis der er sat en markering her, vil der komme en advarsel ved bogføring af en opsigelse, hvis ikke feltet Fraflytningstype er udfyldt.
Bogføringsdato sætte default til dagsdato i flytteops./afregning
Ved en markering her vil der på fane 2. Bogføring under Flyttesag - Udskrifter/Bogføring automatisk blive indsat dagsdato i feltet Bogføringsdato, når der er markeret for Afregning og Bogføring.
Tilbagehold kun aconto i aktuelt forbrugsår
Hvis der ikke er en markering her, vil det være muligt at tilbageholde ekstra aconto i forbindelse med fraflytning, dvs. som det tidligere har virket.
Ved en markering her vil det ikke være muligt at tilbageholde ekstra aconto, hvis frigørelsesdatoen ligger før slutdatoen på det sidate forbrugsregnskab.
Dvs. at er frigørelsesdatoen 15.12.12 og forbrugsregnskabet løber fra 01.01.12 til 31.12.12 og flytteafregningen f.eks. bogføres 20.01.13, vil der ikke kunne tilbageholdes ekstra aconto, idet slutdatoen på forbrugsregnskabet er passeret.
Bogføres flytteafregningen f.eks. den 23.12.12, vil der kunne tilbageholdes ekstra aconto.
Genudlejningsdato altid den 1. eller 15.
Marker her hvis en angivet "skæv" opsigelsesdato/fraflytningsdato skal justeres frem til en genudlejningsdato henholdsvis den 1. eller den 15. i en måned.
Påmindelse om flytteadresse - antal dage før fraflytning
Angiv en eller flere dage (fx '5,3') før en fraflytningsdato, at fraflytter skal have påmindelse om at oplyse sin nye adresse, hvis en sådan ikke er registreret i EG Bolig.
Forudsætter dels, at der er opsat en tilhørende Overkategori og Kategori (Generelt > Dokumentopsætning > Kategori), dels, at Overkategori og kategori er tilføjet på dummy dokumentet 'Flyttesag - manglende flytteadresse' (Standard > Opsætning > Rapport). Endelig skal der være opsat en mailtekst med aktuel Overkategori/kategori (Generelt > Diverse > Emails > Kartotek = Kategori).
Online opsigelse
Antal dage til frist for digital underskrift
Online opsigelse. Angivelse af, hvor mange dage inden udløb af fristen, lejer skal rykkes for en manglende digital underskrift via e-Boks/Penneo.
Penneo: Standard er tre dage. Dvs. efterlades feltet tomt, er fristen tre dage. Ellers gælder indtastede antal dage.
e-Boks: Her skal I indtaste det antal dage, I har aftalt med Nets/e-boks som frist for underskrift/opsigelsesdokumentet. Efterlades feltet tomt, kan fristen ikke vises på hjemmesiden.
Antal dage før der rykkes for manglende digital underskrift
Online opsigelse. Her angives, hvor mange dage inden udløb af fristen for digital underskrift via e-Boks/Penneo, lejer skal rykkes for en manglende digital underskrift. Kan angives som fx 3, 1 og så påmindes fraflytter både 3 og 1 dage før fristen udløber. Der rykkes kun, når digital underskrift endnu ikke er modtaget.
Antal dage til frist for papir underskrift
Online opsigelse. Angivelse af, hvor mange dage, der maksimalt må gå fra, at der er afsendt opsigelsesdokument til underskrift på papir, til den skal være underskrevet af bruger.
Antal dage før flyttesagen annulleres efter manglende papir underskrift
Online opsigelse. Angivelse af, hvor mange dage, der skal gå fra, at underskriftsfristen er overskredet for et afsendt opsigelsesdokument til underskrift på papir, til at flyttesagen slettes pga. manglende underskrift.
Tilbyd syn antal hverdage efter udflytning
Online opsigelse. Angivelse af, hvor mange arbejdsdage efter udflytningsdato, der skal foreslås synstider indenfor.
Intern flytning -Antal dage fra Ny lejer til rykker for opsigelse
Angivelse af, hvor mange dage, der skal gå fra intern flytter er blevet sat som Ny lejer, før funktionsrollearten Ryk for opsigelse får automatisk besked via mail om manglende opsigelse af nuværende lejemål.
Genhusning - bloker for opsigelse antal mdr. før renoveringsstart på lejemål
Her skal I angive x antal dage, hvis det ikke skal være muligt at opsige sit lejemål x antal dage før start på en eventuel renovering (genhusning).
Leverandørbreve udskrives ikke ved opsigelse
Sætter man en markering her, bliver leverandørbrevene ikke udskrevet ved online opsigelse. I stedet skal de udskrives manuelt under menupunktet "Syn".
Synstid opsætning
Her kan I definere indenfor hvilke overordnede tidsintervaller, der må foreslås synstidspunkter til den online opsiger. Automatikken udsøger så udelukkende ledige synstidspunkter indenfor de angivede tidsintervaller i de aktuelle synsinspektørers kalendere.
Her kan der oprettes (og slettes) forskellige typer af flyttestatus ved klik på 
. De kan kobles på under flyttesag og i lejerkartoteket til brug for statistik.
Farvemarkering på flyttesagsoversigt
Som standard er GUL prik 5 og ORANGE prik 3. Her opsættes hvis der ønskes en anden opsætning end standard.
Her skal du indtaste en tekst til underskriftfeltet på fraflytningsrapporten, hvis du ikke ønsker at benytte standardteksten: "Fraflytter for modtagelse og gennemgang".
Indflytter underskrifttekst
Her skal du indtaste en tekst til underskriftfeltet på indflytningsrapporten, hvis du ikke ønsker at benytte standardteksten: "Indflytter for modtagelse og gennemgang".
Udlejer underskrifttekst
Her skal du indtaste en tekst til underskriftfeltet for administrationen på fra- og indflytningsrapporten, hvis du ikke ønsker at benytte standardteksten: "Bolig administration".
Bemærkning når pris mangler på behandling(er)
Her kan formuleres en tekst till visning i fraflytningsrapport når der forekommer arbejde, som ikke er prissat. Bemærkningerne vises ikke ellers.
Som standard benyttes teksten: Vi gør opmærksom på, at ikke alt arbejde er prissat ved besigtelsen af boligen (markeret ved IKKE PRISSAT). Senest 2 uger efter syn fremsendes prisoverslag.
Besigtigelsestekst på fraflytningsrapport
Her kan indtastet egen tekst til visning på klikrapporten under besigtigelse.
Som standard indsættes teksten: Efter at have deltaget i besigtigelsen af lejligheden, er undertegnede fraflytter blevet gjort bekendt med omfanget af den istandsættelse inkl. eventuelle supplerende bemærkninger, som vil blive udført i overensstemmelse med vedligeholdelsesreglementet. De i rapporten anførte bemærkninger vil blive oplistet nederst på udskriften af synsrapporten. Der tages forbehold for skjulte fejl og mangler.
Standardbeskrivelse på indflytningsrapport
Her kan indtastet egen tekst til visning på indflytningsrapport efter afsnit med stamdata.
Som standard indsættes teksten: Lejemålet er dags dato gennemgået af underskrevne parter, og det er fundet i god og forsvarlig stand. Lejemålets tilstand og standard svarer til den sædvanlige, fastlagte standard og til bestemmelserne i det vedligeholdelsesreglement,som gælder for lejemålet.Lejeren har modtaget reglementet i forbindelse med lejeaftalens indgåelse. Der henvises endvidere til nedenfor nævnte, evt. specificerede skader, fejl og mangler samt til de evt. særlige bemærkninger. Ved udbedres ikke, hæfter lejeren ikke for noterede skader, fejl og mangler.
Standardbeskrivelse fejl og mangelliste frist indflytningsrapport
Her kan indtastet egen tekst til visning på indflytningsrapport.
Som standard indsættes teksten: Lejeren har efter loven mulighed for at aflevere en liste med yderligere fejl og mangler senest 14 dage efter indflytning.
Her kan du vælge, hvilken type af opmåling der skal benyttes i modulet Elektronisk syn. Du har følgende muligheder:
•Intet
Hvis denne type opmåling er valgt, så skal der altid indtastes i kolonnen ”Mængde” i forbindelse med prissætning af arbejderne i Elektronisk syn.
•1 enhed
Hvis denne type opmåling er valgt, så vil der automatisk stå ”1” i kolonnen ”Mængde” i forbindelse med prissætning af arbejderne i Elektronisk syn.
•Simpel
Hvis denne type opmåling er vagt, så skal gulv, vægge og lofter være målt op i de rum, der er tilknyttet lejemålene og opmålingerne skal være indtastet i EG Bolig under Flyttesag-Elektronisk syn opmåling for at det kan blive brugt til de automatiske beregninger.
Når denne opmålingsmetode er valgt vil kolonnen ”Mængde” i forbindelse med prissætning af arbejderne automatisk være udfyldt med det korrekte antal m2 i Elektronisk syn.
•Opmåling
Her skal alle bygningsdelene i lejemålene være målt op og afleveret til EG Bolig i et nærmere aftalt format. Vi sørger for, at alle opmålinger bliver tilgængelige for brugerne af Elektronisk syn. Herefter kan du så foretage mindre rettelser på lejemålene under Flyttesag - Elektronisk syn opmåling.
Når Opmåling er valgt, skal der kun foretages en manuel prissætning ved arbejder, hvor udgiften skal deles mellem fx fraflytter og afdelingen eller hvis man fx ikke ønsket at male hele loftet eller væggen, da både kolonnen ”Mængde” og ”Enhedspris” automatisk være udfyldt i forbindelse med prissætning af arbejderne i Elektronisk syn.
Rekvisition arb.beskr.
Her kan du vælge, hvad der skal overføres fra ind- og fraflytningssyn ved elektronisk syn til feltet Arbejdsbeskrivelse på rekvisitionerne. Der er følgende muligheder:
•Standard
(Her overføres følgende tekst til feltet Arbejdsbeskrivelse på rekvisitionen: "Se synsrapport: synsnr xx, flytter xx-xx-xxxx-xx)
•Behandling, Bemærkning
•Bemærkning
•Rum, Behandling, Bemærkning
•Rum, Byg.del (bygningsdel), Behandling, Bem (bemærkning)
Rekvisition bogf.tekst
Her kan du vælge, hvad der skal overføres fra syn app til feltet Bogføringstekst på rekvisitionen. Der er følgende muligheder:
•Kreditornavn
•1. Behandling, kreditornavn
Her overføres teksten for den første behandling plus navnet på kreditor. Hvis denne tekst overstiger 60 tegn, er det kun de første 60 tegn, der vil blive vist i feltet.
•1. Behandling
Her overføres teksten for den første behandling. Hvis denne tekst overstiger 60 tegn, er det kun de første 60 tegn, der vil blive vist i feltet.
•Fag
PDF eksport af klikrapport
Her kan du vælge, om numrene på fraflytnings klikrapporten ved PDF eksport skal vises med:
•Numre som i klikrapport - herved beholder de udfyldte linjer samme nummer som de har i klikrapporten
•Fortløbende numre - herved får de udfyldte linjer nye forløbende numre i PDF versionen.
Dan rekvisitioner initialer
Her kan du vælge mellem, om det skal være initialerne fra enten synets inspektør eller den indloggede bruger, der skal figurere på rekvisitioner dannet i forbindelse med synet.
Antal dage til afsendelse af rapport
Indtast antal dage inden synsrapport skal afsendes. Er forbundet med Opgavestyring (Generelt - Opgavestyring).
Max antal billeder pr. mangel Her angives det antal billeder lejeren maksimalt kan indsendes pr. mangel/fejl
Max antal billeder i alt Her angives det antal billeder lejeren maksimalt kan indsendes for hele fejl/mangel rapporten.
Når du sætter en markering her, vil du automatisk kunne danne indhentning af tilbud til afdelingens håndværkere fordelt på fag og betalingstype på baggrund af den udfyldte indflytnings- og udflytningsklikrapport.
Privatsynsrapport
Ved en markering her, får du i Elektronisk syn (Flyttesager - Elektronisk syn) vist en fraflytnings klikrapport, der er tilrettet private udlejere, når du klikker 
(Vis fraflytnings klik rapport) i synsoversigten.
Beløb på udsendte klikrapporter
Ved markering her vil beløb blive vist på de udsendte synsrapporter fra Dan tilbud og Dan rekvisitioner i Elektronisk syn som standard. Det er muligt at overstyre på de enkelte kreditorer.
Lejer indberetter ved indflytningssyn
Ved markering her bliver det muligt at sende en e-mail til indflytter, der giver m/k mulighed for at indberette skader, fejl og mangler i boligen, hvis man benytter Elektronisk syn.
Når denne markering sættes, så udregnes datoen i Syns app "Link aktiv til?" på indflytningssynet som indflytningssyn + 14 dage. Anden mulighed for automatisk dato i feltet er udregnet efter synsdato + 14 dage, hvilket kræver en markering i det næste felt "Lejerindberetning aktiv: Synsdato+14dg"
E-mail til udsendelse af link til indberetning kan sættes op i EG Bolig under Generelt - Diverse - Emails.
Lejerindberetning aktiv: Synsdato+14dg
Ved markering her og i det forrige felt "Lejer indberetter ved indflytningssyn", så vil der kunne indberettes via et link i e-mailen op til 14 dage efter synsdatoen.
Hvis der ikke sættes markering her, så vil linket automatisk virke 14 dage efter indflytningsdatoen.
Vis kun egne+vikar syn i synsoversigten
Ved markering her kan stedfortræder-funktionalitet benyttes:
I Sikkerhedssystemet (Standard - Opsætning - Sikkerhedssystem) vil der ved udsøgning af en bruger som er synsinspektør komme en ekstra fane "E-syn".
Her kan der defineres et antal af stedfortrædere med start- og slutdato.
Ved indlogning i Syns app vil synsoversigten kun indeholde den indloggede synsinspektør, samt dennes stedfortrædere i synsinspektør valgboksen.
Det vil ikke være muligt at udsøge syn på andre synsinspektører.
Den indloggede bruger i synsinspektør valgboksen vil have en sort baggrundsfarve, mens stedfortrædere vil have en hvid baggrundsfarve.
Under Rekvisition i Syns app vil den indloggede synsinspektør arve sikkerhedsrettigheder med hensyn til, hvilke konti han/hun må se fra synsinspektøren, som oprindeligt stod til at skulle foretage synet.
Vis med/uden moms knap under syn
Ved markering her fremkommer der under fraflytningssyn knappen Med moms. Alle priser på selve synet og rapporter er stadig inkl. moms.
Hvis knappen "Med moms" ikke er aktiv og der angives et beløb under fx misligeholdelse, vil der blive lagt moms til dette beløb, når feltet forlades. Er knappen "Med moms" aktiv, vil der ikke blive lagt noget til, da det forventes at de indtastede beløb er inkl. moms.
Med en markering her og ved Dannelse af tilbud er det muligt at sende en link med til kreditor/håndværker, så de får mulighed for elektronisk indberetning af deres pris på det indhentede tilbud. Herved kan du se deres priser under Tilbud i Syn app. Husk at indsætte linket under Generelt - Diverse - Emails.
Husk at feltet "Ekstern web-sted" skal udfyldes i Firma (Standard - Opsætning - Firma - fane 2. Stier).
Tjek for prissætning
Med markering her tjekkes for prissætning på de enkelte behandlinger i forbindelse med dannelse af synsrapport og rekvisitioner.
Klikrapport på indflytningssyn: Markeres denne, så vil der automatisk blive markeret for klikrapport i E-syn under rekvisitioner, hvis kreditoren er sat op til at bruge synsrapport.
Kalender
Opsætning til kalenderfunktionen i forbindelse med bookning af synsinspektører til elektronisk syn.
Start og sluttime
Det tidsinterval, der skal være synligt på kalenderen i forbindelse med bookning af syn i elektronisk syn.
Standard booking i minutter - fraflytning
Hvor mange minutter, der som standard skal sættes af i kalenderen ved bookning af et fraflytningssyn.
Standardbooking i minutter - indflytning
Hvor mange minutter, der som standard skal sættes af i kalenderen ved bookning af et indflytningssyn.
Mulighed for førsyn
Ved markering her kan der også bookes tider til førsyn hos synsinspektørerne.
Med markering her vil synsaftaler også blive vist i synsinspektørernes outlook kalender. Bemærk, at det forudsætter opsætning af jeres exchange server og EG Bolig Web. Kontakt vores support for hjælp til denne opsætning. For kunder med egen server foretages opsætningen mod betaling i henhold til forbrugt tid.
E-mail vicevært ved outlook-kalender ændring
Med denne markering vil den person, som har rollen "Vicevært" i afdelingen, modtage en e-mail ved oprettelse og ændring af synsaftaler i deres afdeling. Dette markering fungerer kun hos de kunder, der har opsat integration til Outlook kalender via Elektronisk syn.
Syn (Tabel)
Her kan der oprettes (og slettes) forskellige typer af syn ved klik på 
.
Typerne kan benyttes i forbindelse med brevfletning under flyttesag og i lejerkartoteket i feltet Synstype.
Microsoft office login: Her angives som det første, hvilken autorisation der benyttes:
Bacic authentication (standard) eller OAuth 2.0. Herefter udfyldes resterende felter med aktuelle data.
Påmindelsestidspunkt for indberetning af mangelliste
Her taster du det antal uger, dage og/eller timer før deadline for indsendelse af mangelliste, der automatisk skal afsendes påmindelse via mail og/eller SMS til indflytter.
Forudsætter
•Indflytters samtykke til at modtage mail og/eller sms og gældende e-mailadresse/mobilnummer.
• Overkategori og Kategori på det tillhørende Dummy dokument Elektronisk syn - Mangelliste påmindelse (Standard > Opsætning > Rapport > Word dokumenter). Overkategori og Kategori oprettes under Generelt > Dokumenthåndtering > Kategori.
• E-mail/sms skabelon (Generelt > Diverse > Emails).
NI ved flyttesag
Her er der tre forskellige muligheder Ja, Nej Eller Sats:
Hvis Ja vælges betyder at man benytter NI (normal istandsættelses beløb) og satsen vil være defineret på det enkelte lejemål gange med den valgte faktor.
Hvis Nej er valgt betyder det at man ikke benytter NI i forbindelse med flyttesager.
Hvis man vælger Sats betyder det at man skal definere en sats pr. lejemåltype pr. afdeling. Dette gøres på faneblad 4. Bolig i afdelingskartoteket og satsen bliver ganget med antallet af m2.
Dato for beregning af NI
Her kan man vælge mellem Frigørelsesdato, Genudlejningsdato og Fraflytningsdato og til denne dato vil der så blive beregnet NI-beløb på fraflytter.
NI måneder
Her kan man indtaste en begrænsning for, hvor lang tid efter indflytningen lejer kan få udbetalt sit NI-beløb. eks. 6 (måneder) betyder at hvis man flytter ind den 01.01. så kan man kun få beløbet udbetalt indtil den 01.07. Herefter skal man bogføre saldo væk fra lejeren i Lejerkartoteket-Mere-Udbetal Ni og eneste valgmulighed er "ej udbetalt", hvis det ikke skal modregnes i flytteafregningen.
Rekv. Reduktion beregnes ud fra fraflytterandel
Når denne markering sættes, så bliver de 10% godtgørelsen/reduktionen på normal istandsættelse og misligholdelse kun beregnet på baggrund af fraflytterandelen.
Hvis denne markering ikke sættes, så vil de 10% godgørelse på normal istandsættelse og misligholdelse beregnet på baggrund af både fraflytterandelen og afdelingens andel.
Reduktion specificeres ikke i listefelter i flytteafregning
Hvis der er sat en markering her, vil bogføringen af godtgørelsen/reduktionen ikke bliver vist under listen med flyttetransaktioner i afregningsbrevet.