Medlem |
  
|
Medlem |
|
Husk ved ændringer i Firma
1.Klik på 
i værktøjslinjen.
2.Luk EG Bolig.
3.Åben EG Bolig og ændringen i Firma er trådt i kraft.
Her opsættes generelle parametre for medlems- og ventelistestyringen.
Aldersgrænse
Her indtastes minimumsalder for indmeldelse i boligforening eller -selskab. Der vil ved medlemsoprettelse blive testet på fødselsdato.
Børn er yngre end
I dette felt skriver man hvor gammel man skal være for at blive betragtet som voksen og ikke barn.
Bolig tilbydes under 18 år
Hvis et medlem under 18 år skal kunne tilbydes en bolig eller få prioritet på sit medlemsnummer skal der sættes markering her.
Ungdomsbolig
Her kan du indtaste de lejemålstyper der er ungdomsboliger. Hvis der er i det foregående felt Bolig tilbydes under 18 år er svaret "Kun ungdomsboliger" så er det de her indtastede lejemålstyper der kan tilbydes til medlemmer under 18 år.
Bogføringsselskab
Selskabsnr. til medlemsbogføring angives. Hvis der administreres flere forskellige organisationers medlemmer, hvor indtægten ønskes bogført på et enkelt selskab. (Kan i stedet angives i faste konti i kontokartoteket, hvor bogføringsniveau kan angives.)
Opnotering på tværs af selskaber
Markering for om medlemmer i et selskab skal kunne figurerer på flere ventelister på tværs af selskaberne. Et medlem er f.eks. medlem i selskab 1, men ønsker at komme i betragtning til en bolig i selskab 2 uden at være egentlig medlem af selskab 2.
Medlemsnr. genbruges ikke
Hvis der sættes markering i dette felt bliver der ikke tjekket i interessentkartoteket på om der findes et tidl. medlem med de samme oplysninger. Hvilket betyder at man kan oprette personen igen på et nyt medlemsnummer.
Benyt områdevalg på medlem som tilvalg
Hvis der sættes flueben her vil oplysningen blive brugt til at oprettet ønskelinjer med. Der kan oprettes områder (Afdeling - Område kartotek), som tilknyttes lejemålene, men først når der er klikket på knappen "Opdater Lejemål". Disse områder kan indtastes i medlemskartoteket, hvorefter ønskelinjer automatisk oprettes.
Ønsker skal indtastes
Ved at markere dette felt, skal medlem være opnoteret som "medlem af" i medlemskartoteket, såfremt der er ønsker på det pågældende selskab, ellers kan der ikke bladres i medlemskartoteket eller afsluttes.
Navn2 bruges i medlemskartoteket
Hvis dette punkt er markeret, og man retter på Navn 2 på i lejerkartoteket, vil EG-Bolig komme op og spørge, om det ønskes, at navn2 på medlemmet også skal rettes. Hvis ikke der er markering, vil systemet ikke spørge, og der vil ikke bliver rettet på medlemmet.
Manuel medlemsnummerændring
Markeres dette felt skal man manuelt ind og tildele nyindmeldte medlemmer fra internet nyt medlemsnummer ved indbetaling af kontingent. Markeres feltet ikke tildeler EGbolig2 medlemsnumre til medlemmer i den række indbetalingerne registreres.
Kontingent ved medlemsindmeldelse
Ved en markering har vil der blive opkrævet kontingent i stedet for foreningsandel sammen med indmeldelsen. Diverse gebyrer sættes op under Generelt-Medlem-Gebyrer.
Boligbutiknummer er medlemsnummer
Hvis man sætter markering her vil det nummer der bliver oprettet i EG-Bolig være det samme som er oprettet hos boligbutikken. Selve indlæsningen vil foregå under Medlem-Indlæs boligbutik. Man skal huske at på de selskaber hvor man modtager data skal man have en identifikation i Selskabskartoteket-7. Opl. i feltet Id hos boligbutik (FFID).
Ingen checkciffer i medlemsindbetaling
Sæt evt. markering. Når indbetalinger modtages via Nets, kan der være checkciffer på medlemsidenten. Derved kan medlem ikke kendes igen ved indbetaling. (Indbetalingsprogram vil skrive "medlem findes ikke")
Både Almindelig og oprykningsventelister
Hvis interne medlemmer skal være opnoteret på den almindelige venteliste for at opretholde sin anciennitet ved fraflytning, skal der markeres her.
Fast medlemsselskab
Her indtastes nummer for det selskab som man ønsker at benytte i fald man vælger, at man skal have samme medlemsnummer uanset hvor man lader sig opskrive. Man skal huske at angive næste medlemsnr. i Selskabskartoteket(Afdeling - Selslabskartotek - fane 6. Parameter - "Sidste medlemsnummer")
Start medlemnummer på tværs af selskaber
Her indtastes start medlemsnummer hvis man ønsker at have venteliste på tværs af selskaberne (med samme selskabsnummer). Man skal huske at angive Fast medlemsselskab (se beskrivelse ovenfor).
Start fiktivt medlemsnummer
Her skriver man et nummer til brug for oprettelse af medlemsnummer via e-bolig dette er dog kun midlertidigt og bliver slettet når det rigtige medlemsnummer tildeles. Nummereringen bør ikke ligne den man eller bruger. Hvis du i dette felt indtaster et nummer, der er mindre end allerede eksisterende medlemsnumre vil du få en advarsel på skærmen.
Næste fiktive medlemsnummer: Indtast et nummer i dette felt, hvis I ønsker at nye medlemmer skal have et fiktive medlemsnummer indtil der er betalt. Alle medlemsnumre der er større end dette nummer er fiktive og vil blive konverteret ved indbetaling i natkørsel eller manuelt.
Ny fornyelsesdato beregnes udfra
Her kan vælges hvordan fornyelses datoen ved fornyelse af ventelisteopkrævning skal beregnes. Der kan vælges mellem Fornyelsesdato og Indbetalingsdato. Ved at vælge fornyelsesdato tillægges den valgte forlængelse i forhold til den sidste fornyelsesdato. Vælger man i stedet indbetalingsdato tillægges den valgte periode i forhold til indbetalingsdatoen. Fornyelsesperioden kan indtastes på fane 6 i Selskabskartoteket (Mdr der tillægges fornyelsesdatoen) og på fane 1. i Medlemskartoteket (Gebyr Antal år).
Ansøgerselskab
Feltet bruges ved funktionalitet der omhandler Ansøgere i betydningen ”Medlemmer der søger kollegieværelser/ungdomsboliger i kollegieboligselskaber”. Her skal du indtaste et ansøgerselskabsnummer der angiver, hvilke ansøgere der er selskabets egne. Dette nummer er bestemmende for hvordan ansøgernummeret konverteres/fortolkes ved ind og udlæsning. Hvis ansøgerselskabsnummeret der læses i indlæsnings filerne er lig med dette nummer, så vil ansøgerne blive betragtet som boligselskabets egne og vil blive oprettet uden selskabsnummer i ’Medlemsnummer’.
Ansøger genansøgningsdag
Det er den dag man ønsker at køre genansøgning eks. Kunne man skrive den 15 hvis man ønsker at lave genudskrivning den 15 i hver måned.
Ansøger fraflytningsfrist (måneder)
Her skal stå det antal måneder der maksimalt må gå før lejer i studiebolig skal være fraflyttet efter endt uddannelse.
BS type til medlemsopkrævning
Hvis feltet er blankt, så hentes BS type 3.
Hvis man benytter en anden type indtastes tallet her, f.eks skal der indtastes 1, hvis man benytter BS type 1.
Ny status ved indbetaling
Status på medlem kan sættes automatisk ved indbetaling fra medlem. Kan f.eks. sættes til aktiv eller at status bibeholdes.
Husdyropsætning: Her kan du med klik på 
vælge, hvilken test på husdyr der skal benyttes som default.
Der kan vælges mellem:
•Ingen test på husdyr - Her tages ikke hensyn til markeringer for husdyr.
•Test på husdyr - Her udsøges kun medlemmer, der har samme markering for husdyr, som er valgt på lejemålet. Medlemmer der ikke har markering for husdyr bliver også medtaget på tilbudslisten.
•Hierakisk test på husdyr - Her medtages medlemmer, der har en husdyrskode, der numerisk er mindre end eller lig med det der er valgt på lejemålet. Medlemmer der ikke har markering for husdyr bliver også medtaget på tilbudslisten.
Fornyelsesdato
Her kan du vælge om fornyelsesdatoen skal opdateres i medlemskartotek ved opkrævning af gebyr eller ved indbetaling af gebyr.
TKR til PBS: Ved en markering her sendes alle medlemsopkrævninger til Nets og de udskriver så girokort til de medlemmer, som ikke er tilmeldt.
Indbetalingskort til Nets via e-Boks
Ved opkrævning af ansøgere i EG Bolig version 3 kan ansøgere med opkrævningstype 'Giro' modtage indbetalingskort via e-Boks.
Forudsætter ansøgers samtykke til 'Må bruge CPR-nummer til identifikation' og til 'Modtage ansøgerbreve digitalt' via e-Boks.
Udvidet boliggaranti: Ved en markering her vil der når der oprettes og udskrives en boliggaranti på fane 3. Tidl. lejemål i Medlemskartoteket (Medlem-Kartotek), blive oprettet en boliggaranti linje i den nederste tabel på fane 8. Medlem af med status 9 - ny opnoteret/indmeldt, hvorved opkrævning kan ske via medlemsopkrævning (Medlem - Opkrævning). Når indbetaling er bogført vil status automatisk blive opdateret til status 1 - Bero.
Dan bankposter ved indbetaling fra hjemmeside: Når du sætter en markering her vil der i kassekladden blive dannet en bankpost pr. betaling indeholdende ordrenr. fra quickpay , når der foretages en medlemsindbetaling via hjemmesiden. De vil så hente Finanskontonr. for bank fra VI - PBS/PTG og MI - PBS/PTG under selskab eller forretningsførerselskab. Dette gælder kun hvis du bruger webservice fra EG Bolig.
Her kan du oprette og se kampagnekoder, som kan bruges af jeres boligsøgende på jeres hjemmeside. Bruges en kampagnekode, får den boligsøgende et års gratis opnotering/medlemsskab.
Koderne vises eller kan vælges i Medlemskartoteket (Medlem - Kartotek) på fane 1. Stamoplysninger i feltet Oprettet via.
De fem første koder i skemaet er låst og bruges til:
0: ingen kampagnekode benyttet
1: Boligbutik - bliver brugt hvis der er indlæst en fil fra boligbutik.
2: Internet - hvis den boligsøgende er opnoteret via hjemmeside (uden brug af øvrige kampagnekoder)
3: Ukendt - hvis den boligsøgende er manuelt indtastet.
4: Kode 4 - hvis den boligsøgende har benyttet denne kampagnekode ved opnotering på hjemmesiden.
Opret en kampagnekode
1.Klik på 
i rubrikken Kampagnekode.
2.Indtast en ID
3.Indtast den Kode som den boligsøgende skal indtaste på hjemmesiden.
4.Indtast kampagnekodens navn i kolonnen Tekst.
5.Indtast evt. en startdato for kampagnen.
6.Indtast evt. en slutdato for kampagnen.
7.Klik på 
i kolonnen Rediger for at gemme kampagnekoden eller klik på 
hvis du vil fortryde indtastningen af kampagnekoden.
Flere tilbud til samme medlem
Der sættes markering for, om det er muligt at tilbyde anden lejlighed til et medlem, der allerede er i tilbud.
Ved ingen markering, kan et medlem kun få et tilbud, indtil der er indtastet svar.
Kopier svar
Hvis man sætter markering her vil man få opdateret sidste svar på samtlige linjer der er oprettet på 8. Medlem af selskab i Medlemskartoteket på det pågældende medlem dog under forudsætning af man har markering i feltet Opnotering på tværs af selskaber.
Hvis man sætter markering i Kopier svar og ikke har markering i feltet Opnotering på tværs af selskaber vil alle linjer i det valgte selskab få opdateret sidste svar feltet. Hvis man ikke sætter denne markering vil man få ændre sidste svar på alle linjer med den valgte lejemålstype.
Maks. antal "Intet Svar"
Hvis man skriver et tal i dette felt, vil systemet automatisk sætte medlemmer i bero, hvis ikke de svarer på f.eks. 3 tilbud.
Kun venteliste på angivne rumstørrelser
Ved markering i dette felt dannes der kun ventelister på angivne rumstørrelser. Hvis der ikke er sat en markering i feltet vil der også blive dannet venteliste på små 3-rums, hvis man søger en 2-rums og små 4-rums, hvis man søger en 3-rums.
Ønskes tilbud altid gemt som PDF: Ved en markering i dette felt vil EG Bolig ved udskrift af tilbud til printer, så vidt det er muligt, forsøge at danne PDF versioner af brevudskriften. Disse PDF dokument vil blive gemt på den sti der er indtastet i feltet Tilbud på fane 2. Stier i Firma (Standard-Opsætning-Firma).
Ventelistelog
Her kan vælges om man ønsker logning og på hvilket niveau. Vær opmærksom på, at Ventelisteloggen fylder meget.
Opdater status på alle lejemåltyper
Her kan man vælge mellem Nej, Ja og Alle med opnoteringsgebyr.
Hvis man vælger Ja, får man få opdateret status på samtlige linier, der er oprettet på fane 8. Medlem af selskab i Medlemskartoteket (Medlem - Medlemskartotek) på det pågældende medlem dog under forudsætning af, at man har markering i feltet Opnotering på tværs af selskaber. Hvis man vælger Ja, i Opdater status på alle lejemåltyper og ikke har markering i feltet Opnotering på tværs af selskaber vil alle linier i det valgte selskab få opdateret status feltet.
Hvis man vælger Nej, vil man kun få ændre status på alle linier med den valgte lejemålstype.
Hvis man vælger Alle med opnoteringsgebyr, vil man kun få ændre status på alle lejemålstyper med hak i "Opnot.Gebyr" -Generelt-Lejer-Lejemålstyper.
Prioritering af eksterne selskaber
Her kan du sætte op, hvordan medlemmer af eksterne selskaber skal prioriteres i forhold til interne medlemmer i selskabet:
•Interne - Interne medlemmer i andre selskaber, bliver betragtet som interne, men kommer efter de interne medlemmer i selskabet
•Eksterne - Interne medlemmer i andre selskaber, bliver betragtes som eksterne, men kommer før øvrige eksterne medlemmer
Intern opnotering frem til
Her kan du vælge mellem:
•Udflytning - ændrer status på medlem i forbindelse med bogføring af opsigelse.
Ændrer du senere medlemmet til aktivt, vil der i forbindelse med beregning af placering på oprykningsventelisten blive set på om der på fane 1 står et lejernummer. Er der et lejernr her, vil medlemmet få en placering på oprykningsventelisten.
•Modtagelsesdato – ændrer status på medlem i forbindelse med bogføring af opsigelse.
Uanset lejeroplysninger på medlem vil medlemmet blive betragtet som ekstern på venteliste efter modtagelses af opsigelse.
•Fraflytningsdato - ændrer status på medlem på fraflytningsdatoen.
Uanset lejeroplysninger på medlem vil medlemmet blive betragtet som ekstern på venteliste efter fraflytningsdato
Fælles for alle tre typer er at lejernummeret på fane 1 slettes når fraflytningsdatoen passeres. Denne ændring sker i natkørslen.
Her kan du vælge mellem:
•Automatisk – Systemet danner venteliste ud fra opsætning på afdeling og selskab.
•Manuel – selektionskriterier sættes op under Generelt–Medlem–Ventelisteopsætning.
•Delvis manuel – valget er sat op på afdelingsniveau (Bør kun bruges hvis begge former anvendes).
Prioritet ved tilbudsopslag
Her kan du vælge mellem:
•Beregnet prioritet - Betyder at programmet beregner prioritet automatisk
•Angivet prioritet - Betyder at du kan angive prioriteter manuelt.
Karensoplysninger hentes fra
Her kan du vælge mellem:
•Afdelingen man bor i
•Afdelingen man søger.
Webside link i tilbudmail
Her skal du indsætte linket til den webside, der viser jeres tilbud, hvis I ønsker at sende link med til de tilbud som de boligsøgende skal svare på, hvis I vil sende e-mails ud med påmindelse om svar - se også feltet "Mail til boligsøgende, hvor svarfristen på tilbud udløber om (antal dage)".
Ret lejemålstype i tilbud
Markering i dette felt, gør det muligt at ændre lejemålstype på et lejemål under tilbudsregistrering. Bruges når lejemålet ændrer status ved fraflytning/indflytning.
Manuel prioritering
Her kan man sætte markering hvis det skal være muligt at oprette en venteliste hvor man selv opsætter kriterier for rækkefølge. Man skal oprette sin rækkefølge under Generel-Medlem-Manuel prioritering. På den eller de afdelinger hvor man ønsker denne type venteliste skal man sætte markering udfor feltet Manuel prioritering i Afdelingskartotek-9. Parameter.
Anvend opnoteringsdato ved oprykningskarens
Ved markering i dette felt beregnes perioden for oprykningskarens med start fra opnoteringsdato i stedet for start ved indflytningsdato, som den ellers normalt vil beregne ud fra.
Antal måneder for oprykningskarens, dvs. den periode fra indflytning, hvor et medlem ikke kan betragtes som internt medlem, sættes op på fane 6. i Selskabskartoteket og fane 9. i Afdelingskartoteket.
Oprykningskarens som eksterne
Er dette felt markeret vil der som default være sat en markering ud for feltet Opryknings karens som eksterne på fane 1. Udsøgning i Tilbud (Medlem - Tilbud). Det betyder at lejere med karens behandles som eksterne medlemmer. Uden markering vil lejere i karens være fraskåret fra at søge anden bolig i karensperioden og markeringen ved feltet vil være fjernet på fane 1. Udsøgning i Tilbud (Medlem - Tilbud).
Mail til boligsøgende, hvor svarfristen på tilbud udløber om (antal dage)
Her kan du indsætte det antal dage før svarfristen på et tilbud udløber, der skal sendes en e-mail til den boligsøgende med en påmindelse.
Når du har indsat en tal her, så skal der også opsættes en e-mailtekst under Generelt - Diverse - Emails, hvor du skal vælge kartoteket Medlem og typen Tilbud påmindelse. Obs! Udsendelse af mail forudsætter ansøgers samtykke, jævnfør Personsamtykker.
Hvis der i e-mailen skal indsættes et direkte link til det tilbud, der skal svares på, skal der i feltet "Tekst" tilføjes flettefeltet [Tilbudslink] og jeres webside, der viser tilbud i feltet "Webside link til tilbudsmail".
Flettefelt vil lave et link ved at sammensætte følgende: <Firma angivelse af Tilbudslink>?I=<Interessentnr>&key=<Selskabsnummer>_<Afdelingsnummer>_<Lejemålsnummer>.
Husleje i tilbudsgivning
Her kan du vælge om huslejeinterval på medlem skal betragtes som netto- eller bruttoleje. Som standard tages der bruttoleje.
Under dannelse af tilbud vil beregning af lejemålets husleje til medlemsselektion foretages ud fra denne markering. Hvis der er valgt Netto, skal lejearter, som betragtes som nettoleje, have markering i feltet nettoleje under Generelt - Lejer - Lejearter.
Optæl "Intet svar" pr. selskab
Med en markering her optælles "Intet svar" pr. selskab, ikke generelt på tværs af alle selskaber. Jf. natjob, som automatisk skifter status på medlemmer i henhold til et angivet "Maks. antal 'Intet svar"' defineret i Selskabskartoteket (Afdeling > Selskabskartotek > 6. Parametre).
Afvikling af EGJobAfslag antal dage efter svarfrist
Her kan I angive det antal dag udsendelse af afslagsbreve i henhold til svarfrist skal udskyldes. Som udgangspunkt afvikles EGJobAfslag natten efter svarfrist = "0" dage efter svarfrist/tomt felt.
Intern fortrin i renoveringsafdeling ved permanent genhusning
Bemærk! Fordrer I benytter modulet Genhusning, samt opsiger og bogfører kontrakt i EG Bolig version 3,
men internt lejemål slår også igennem på medlem ved opbygning af Venteliste og Tilbud i version 2. :-)
Når markeret, beholder en ansøger, der genhuses permanent, sit interne fortrin fra den afdeling, ansøger fraflytter i forbindelse med genhusningen.
Det interne fortrin kan også manuelt tilknyttes et andet af ansøgers tidligere lejemål (EG Bolig3: Venteliste > Ansøger > Info).
I de konkrete tilfælde skal der i forbindelse med opsigelsen markeres "Ja" ved 'Genhuses ansøger permanent i selskabet' (EG Bolig3: Udlejning > Flyttesag > Opsigelse).
Parametrene her skal være udfyldt for, at beregnet ventetid vises under Generelt - Medlemmer - 6.Ventetider.
Her definerer I hvilke parametre, der skal være indfriet for, at der er tale om henholdsvis høj og medium kvalitet i beregningen af ventetid
Kvalitet i høj ventetid: Mindst Indtast det mindste antal indflytninger og antallet af seneste måneder indflytningerne skal være sket indenfor.
Enhed på ventetid: Vælg om ventetiden skal udregnes i måneder eller år.
Gns. prioritetsnummer i de sidste genudlejninger: Vælg hvor mange genudlejninger, der skal inkluderes i udregningen.
Tidl. medlemsprioritet ved genudlejning anvendes ved ny udlejning: Når du markerer her, definerer det prioritetsnummer, som seneste "Ny Lejer" havde, antal let af medlemmer på tilbudslisten.
Fraflytningsstatisk beregnes ud fra de sidste måneder: Angiv hvor mange måneder det gennemsnitlige antal fraflytninger skal beregnes ud fra.