Navigation:  GENERELT > Diverse > Emails

 

Under Generelt-Diverse-Emails kan du lave skabeloner med standard tekster til afsendelse af e-mails og evt. SMS.

 

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

Bemærk, at det ikke er muligt at opsætte skabeloner i relation til Interessent-kartoteket,
og at flettefelterne ikke korresponderer frit med alle felter på tværs af kartotekerne.
Det anbefales at teste opsætningen.

 

•Send e-mail og evt. SMS til interessenter via modulet EG Mail og SMS. - Bruges kun hvis man bruger EG Mail og SMS.
SMS'er sendes automatisk, når fristen er nået, dokumenter er udskrevet eller sendt på mail.
 

Opret en e-mailskabelon

•til håndværkere med rekvisitioner fra rekvisitionsmodulet

  - Forudsætter, I kører rekvisitioner.
 

•til kreditor med rykker 1/2/3 ved manglende faktura i forbindelse med oprettede flytterekvisitioner
 

•ved indhentning af tilbud, afslag af tilbud og rekvisitioner fra modulet Elektronisk syn
- Forudsætter, I kører Elektronisk syn.
 

•til synsindkaldelser med oplysninger om, hvornår syn skal afholdes

 

•Med påmindelse om svar på tilbud til boligsøgende
 

•Til meddelelse om beboerserviceopgave -oprettet, planlagt, udført og afvist
-  Forudsætter, I har EG Bolig Webservice og en aftale med NTI CADcenter samt jeres hjemmesideleverandør.
 

•Til reminder om udførelse af beboerserviceopgave
 

 

 

Opret en skabelon til e-mail til EG Digital post og SMS

 
Du skal kun sætte noget op her, hvis I har købt modulerne EG Mail og/eller EG SMS.

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

1.Vælg Kategori i feltet Kartotek.

2.Tryk på TAB.

3.Vælg Type af dokument, som skal have e-mail teksten sendt ud sammen med dette dokument, når det bliver sendt via Digital post service og evt. SMS tekst som skal sendes via SMS service, når dokumentet er sendt med e-mail.
 

4.Tryk på TAB.
 

5.I feltet Afsender kan du indtaste den e-mail, der skal stå som afsender af e-mailen, eller du kan tilføje flettefeltet [Selskab_Email].  
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail, der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
 

6.I feltet Emne indtaster du det, der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

   Du kan tilføje adresseflettefelter fra lejemål: [Lejemål_adresse] eller [Lejemål_beliggenhed]. Marker det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og klik efterfølgende på Tilføj-knappen .

Penneo: Her kan også benyttes flettefelterne [ModulNavn] i emnefeltet og [Penneo-link] i tekstfeltet.

 

7.Indtast i feltet SMS tekst den tekst, der skal sendes til interessenten i en SMS, når dokumentet er sendt i en e-mail via EG Mail.  Her kan du ikke indsætte flettefelter. Skal kun udfyldes hvis I har købt EG SMS.

8.Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i den e-mail til interessenten, hvor dokumentet (valgt i feltet Type) er vedhæftet.

Du kan tilføje flettefelter i teksten ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på tilføj-knappen .  

9.Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.
 

10.Gentag punkt 1-5 for hver type af dokument, der skal have tilknyttet e-mail og evt. SMS tekster.

 

Bemærk, at flettefelterne ikke korresponderer frit med alle felter på tværs af kartotekerne. Det anbefales at teste opsætningen.

 

 

Opret en skabelon til afsendelse af rekvisitioner (Kreditor - Kreditor - Rekvisition)

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

1.Vælg Lejer i feltet Kartotek.

2.Tryk på TAB.

3.Vælg Send rekvisition i feltet Type.
 

4.Tryk på TAB.
 

5.I feltet Afsender kan du evt. indtaste den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
 

6.I feltet Emne indtaster du det, der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postbyflettefelter ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på Tilføj-knappen .  

7.I feltet BCC kan du evt. indtaste e-mail adresser til dem der skal have tilsendt en kopi af disse e-mails. Der kan indsættes flere e-mail adresser, de skal være adskilt med semikolon (;). Der kan desuden også indtastes [Bruger_Email1] i feltet.
Hvis der ikke er sat nogen e-mail adresse i BCC her, vil der automatisk blive sendt en e-mail til den bruger, der har klikket på Send inde i rekvisitionsmodulet.

8.I feltet Svaradresse kan du evt. indtaste den e-mail adresse, som modtageren skal svare tilbage på, når de klikker på Besvar.  

9.Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i e-mailen, som rekvisitionen vedhæftes.  
Du kan tilføje flettefelter i teksten ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på knappen .  

10.Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.

 

Opret skabelon til afsendelse af rykker 1/2/3 ved manglende faktura i forbindelse med oprettede flytterekvisitioner

Det er muligt automatisk at få sendt op til tre rykkere til kreditor, når der ikke er modtaget faktura i forbindelse med flytterekvisitioner.
Flere rykkere af samme type (1., 2. eller 3.) sendes samlet til samme kreditor. Reagerer kreditor efter fx første rykker, sendes eventuel anden og tredje rykker ikke.

 

Der udsendes kun fremadrettede rykkere og afsendelse sker indenfor tidsrummet mandag til fredag kl. 8-16. 

Udsendte rykkere vil i EG Bolig version 3 være angivet i oversigten i både Rekvisition (Status-kolonnen) og Flyttesag (rekvisitionskolonnerne). 

 

Kartotek: Kategori

Type: Fakturarykker - Rykker 1/2/3

 
Følgende flettefelter kan benyttes:
Rkvstam_Sel/Afd/Lejemaal/Lejer/Rekvisition/Arbejde/Kred. Bemærk! Kan kun benyttes til flytterekvisitioner (normal istandsættelse; misligholdelse; slid og ælde).

 
 

Øvrig forudsat opsætning:
 

Der skal være angivet det antal dage, der skal gå fra rekvisitionsdato (dato for oprettelse) til kreditor skal modtage en rykker, og evt. en rykker nummer to og en rykker nummer tre (ved fortsat forsømmelse), med en påmindelse om en eller flere manglende faktura (Firmakartotek > 3. Opsætning > Kreditor).

 

Der skal være påført overkategori og kategori (+ distributionsmetode: 'Mail' = standard) på hvert af de aktuelle tre dummy dokumenter 'Kreditor fakturarykker - Rykker 1/2/3'  i dokumentopsætningen (Standard > Opsætning > Rapport).

 

 

 

 

Opret en e-mailskabelon til afsendelse af tilbud, afslag og rekvisitioner fra Elektronisk syn - Syn app

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

1.Vælg Lejer i feltet Kartotek.

2.Tryk på TAB.

3.Vælg i feltet Type enten:

4.Tryk på TAB.
 

5.I feltet Afsender kan du evt. indtaste den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
 

6.I feltet Emne indtaster du det der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postby, ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på Tilføj-knappen.

7.I feltet BCC kan du evt. indtaste e-mail adresser til dem, der skal have tilsendt en kopi af disse e-mails. Der kan indsættes flere e-mail adresser, de skal være adskilt med semikolon (;). Der kan desuden også indtastes [Bruger_Email1] i feltet.

8.I feltet Svaradresse kan du evt. indtaste den e-mail adresse, som modtageren skal svare tilbage på, når de klikker på Besvar.    

9.Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i e-mailen med det vedhæftede tilbud, afslag eller rekvisition.
Ved send e-syn tilbud kan du indsætte et flettefelt: [MobilSynLink], der indsætter et link, hvorpå kreditor kan indberette prisen elektronisk, så den automatisk kommer ind på tilbuddet i Syn app. Dette kræver en opsætning i Firma.
Hvis du ikke har indtastet noget i dette felt ved typen: send e-syn rekvisition, så indsættes der automatisk leveringssted fra rekvisitionen, hvilket svarer til navn og lejemålsadresse.  
Du kan tilføje flettefelter i teksten ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på Tilføj-knappen .  

10.Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.

 

 

Opret en e-mailskabelon til afsendelse af synsindkaldelser fra elektronisk syn

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

1.Vælg Kategori i feltet Kartotek.

2.Tryk på TAB.

3.Vælg i feltet Type vælger du den aktuelle synsindkaldelse:

4.Tryk på TAB.
 

5.I feltet Afsender kan du evt. indtaste den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
 

6.I feltet Emne indtaster du det, der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postby, ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på Tilføj-knappen .

7.I feltet BCC kan du evt. indtaste e-mail adresser til dem, der skal have tilsendt en kopi af disse e-mails. Der kan indsættes flere e-mail adresser, de skal være adskilt med semikolon (;). Der kan desuden også indtastes [Bruger_Email1] i feltet.

8.I feltet Svaradresse kan du evt. indtaste den e-mail adresse, som modtageren skal svare tilbage på, når de klikker på Besvar.    

9.Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i den e-mail til lejer/fraflytter, der indeholder den vedhæftede synsrapport.

10. Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.

 

Synsindkaldelser kan sendes til e-Boks. Det forudsætter en aftale med Nets, og at dokumenterne er sat op til Digital post/Mail.

 

 

Opret en e-mailskabelon til afsendelse af synsrapporter til ind-/fraflytter fra Elektronisk syn

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

1.Vælg Kategori i feltet Kartotek.

2.Tryk på TAB.

3.Vælg i feltet Type enten:

- alt efter hvad du ønske at sætte e-mail tekster op til.
 

4.Tryk på TAB.
 

5.I feltet Afsender kan du evt. indtaste den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).
 

6.I feltet Emne indtaster du det, der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postby, ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på knappen .

7.I feltet BCC kan du evt. indtaste e-mail adresser til dem der skal have tilsendt en kopi af disse e-mails. Der kan indsættes flere e-mail adresser, de skal være adskilt med semikolon (;). Du kan også indtaste [Bruger_Email1] i feltet.

8.I feltet Svaradresse kan du evt. indtaste den e-mailadresse, som modtageren skal svare tilbage på, når de klikker på Besvar.    

9.Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i den e-mail til lejer/fraflytter, der indeholder den vedhæftede synsrapport.
Flettefeltet [MobilSynLink] giver indflytter mulighed for at indberette elektronisk til mangellisten, hvis det er sat op i Firma.

10.Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.

 

Synsindkaldelserne kan sendes til e-Boks. Det forudsætter en aftale med Nets, og at dokumenterne er sat op til Digital post/Mail.  

 

Opret en e-mailskabelon for afsendelse af påmindelse af boligsøgende om at svare på tilbud

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.

 

Opsætning i Firma
 

1. Gå i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

2. Klik på fane 3. Opsætning.

3. Vælg Medlem og derefter Tilbud.

4. Hvis du gerne vil kunne indsætte et direkte link til det tilbud der skal svares på i den påmindelses e-mail der skal sendes til den boligsøgende, så skal du i feltet "Webside link i tilbudmail" indsætte et link til den hjemmeside hvor jeres tilbud kan ses.

5. I feltet "Mail til boligsøgende, hvor svarfristen på tilbud udløber om (antal dage)" indtaster du det antal dage før udløb af svarfrist, hvor påmindelses e-mailen skal afsendes til den boligsøgende.

6.Klik på i værktøjslinjen.

 

Opsætning af e-mail under Generelt - Diverse - Email

 

1.Vælg Medlem i feltet Kartotek.

2.Tryk på TAB.

3.Vælg Tilbud påmindelse i feltet Type.  

4.Tryk på TAB.

5.I feltet Afsender kan du evt. indtaste eller tilføje det flettefelt med den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

6.I feltet Emne indtaster du det der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postby, ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på knappen.

7.Indtast i feltet Tekst det der skal stå i e-mailen til den boligsøgende.
Hvis der skal være et direkte link til det tilbud, der skal svares på, så skal feltet "Webside link i tilbudmail" være udfyldt i Firma og flettefeltet [Tilbudslink] skal være tilføjet her.  
Du tilføjer flettefelter ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på knappen.

8.Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.

 

 

 

Opret en e-mail- og evt. SMSskabelon til meddelelser om beboerserviceopgaver - Oprettet, Planlagt, Udført og Afvist

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.
Vi anbefaler, at I også advarer lejerne imod at skrive personfølsomme oplysninger i opgavebeskrivelsen, når de opretter opgaver via hjemmeside.

 

Forudsætter EG Bolig Webservice, en aftale med NTI CADcenter og en aftale med hjemmesideleverandør.

 

1.Vælg Kategori i feltet Kartotek

2. Som type vælges Beboerserviceopgave - Oprettet; - Planlagt; - Udført; eller - Afvist.

9.I feltet Afsender kan du evt. indtaste eller tilføje det flettefelt med den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail, der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

3. I feltet Emne indtaster du det, der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postby, ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på Tilføj.

4. I feltet BCC kan du evt. indtaste e-mail adresser til dem, der skal have tilsendt en kopi af e-mailen. Der kan indsættes flere e-mail adresser, de skal være adskilt med semikolon (;). Du kan også indtaste [Bruger_Email1] i feltet.

5. I feltet Svaradresse kan du evt. indtaste den e-mailadresse, som modtageren skal svare tilbage på, når de klikker på Besvar.    

6. Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i den e-mail til lejer modtager vedrørende den oprettede, planlagte, udførte eller afviste beboerserviceopgave.

7. Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.

 

Opret en e-mail- og evt. SMSskabelon til reminder om udførelse af beboerserviceopgaver

Vær opmærksom på ikke at at indsætte personhenførbare data i sms- og e-mailskabeloner.
Vi anbefaler, at I også advarer lejerne imod at skrive personfølsomme oplysninger i opgavebeskrivelsen, når de opretter opgaver via hjemmeside.

 

Forudsætter EG Bolig Webservice, en aftale med NTI CADcenter og en aftale med hjemmesideleverandør.

 

1.Vælg Kategori og type.

2.I feltet Afsender kan du evt. indtaste eller tilføje det flettefelt med den e-mail der skal stå som afsender af e-mailen.
Hvis feltet er tomt, sættes afsender til den e-mail, der er indtastet i feltet Afsender på fane 2. stier i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

3. I feltet Emne indtaster du det, der skal stå i emnefeltet på e-mailen.

4. Du kan her tilføje adresseflettefelterne fra lejemål: Lejemål_adresse, Lejemål_beliggenhed, Lejemål_postby, ved at markere det ønskede flettefelt i feltet Flettefelter og derefter klikke på Tilføj.

5.4. I feltet BCC kan du evt. indtaste e-mail adresser til dem, der skal have tilsendt en kopi af e-mailen. Der kan indsættes flere e-mail adresser, de skal være adskilt med semikolon (;). Du kan også indtaste [Bruger_Email1] i feltet.

6.5. I feltet Svaradresse kan du evt. indtaste den e-mailadresse, som modtageren skal svare tilbage på, når de klikker på Besvar.    

7.6. Indtast i feltet Tekst det, der skal stå i reminderen.

8.7. Klik på i værktøjslinjen for at gemme det indtastede.