LEJER > Lejer > Inkasso

Under Lejer-Lejer-Inkasso (genvejstaster ALT+l, l og a) kan du oprette inkassosager (afregnede flyttesager). Du har mulighed for at afskrive oprettede inkassosager med tilhørende bogføring. Hvis du afskriver sagen vil det betyde at flyttesagen er bogført i 0. Bogfør ikke på en afskrevet inkassosag, heller ikke med dato før eller på samme dato som 'Afskrevet den".

Opsætning til Inkasso

For at modulet fungerer optimalt, skal følgende være sat op:

•Lejeart med lejetype "Lån", markering i "Lejeart må ikke deles" og en markering for "Inkassosag"

Generelt-Lejer-Lejearter

•Faste konti på afdelingen (Økonomi-Bogholderi-Kontokartotek) til:

1.Afskrivning inkassosager

2.Ekstraord. indtægt på afskrevne inkassosager

•Oprette inkassoadvokaten på enten selskab (Afdeling-Selskabskartotek/fane 4. person) eller afdelinger (Afdeling-Afdelingskartotek/fane 8. Personer) med koden "Advokatinkasso"

•Evt. opsætning af oprettelsesgebyr i Firma (Standard - Opsætning - Firma - 3. Opsætning - Husleje) i tabellen Oprettelsesgebyr.

Benytter i GO:Bolig/ESDH kan du ved klik på i værktøjslinjen hente en liste over åbne sager i GO:Bolig på den aktuelle lejer/interessent i EG Bolig.

Ved dobbelt klik på interessenten åbner interessentkartoteket.

Inkasso ved negativ saldo

Hvis der er en inkassosag, hvor der bliver indbetalt for meget, så fraflytter har penge tilgode, fjernes markeringen ud for "Inkassonr." på fraflytteren ikke automatisk i Lejerkartoteket. Den skal fjernes manuelt i forbindelse med, at beløbet udbetales til lejer (Lejer-Lejer-Lejerkartotek og Lejer-Lejer-Udbetaling/girokort).

Fane 1. Registrering

OBS! Når I benytter InkassoPro.

1.Indtast det Lejernummer du vil oprette en inkassosag på.

2.Tryk på TAB og navn/adresse hentes frem fra lejerkartoteket.

3.Vælg Lejeart via dropdown-menuen .

4.Tryk på TAB og feltet Løbenummer bliver udfyldt automatisk.

5.Tryk på TAB og du bliver spurgt om du "...vil oprette inkassosagen".

6.Klik på knappen "Ja".

7.Saldoen bliver kopieret fra flyttesagen til feltet Hovedstol/flyttesaldo.
Hvis inkassosagen ikke er afskrevet, og der er indtasten en ydelse, kan du indtaste et andet beløb i feltet end flyttesaldoen.

8.Indtast evt. noget i feltet Alias.

9.Vælg Status ved klik på .

Her kan du som standard vælge mellem seks forskellige muligheder:

•0=Sendt til advokat,

•1=Til genoptagelse,

•2=Genoptages ikke,

•3=Genoptages med frivillig forlig,

•4=Betalt og

•5=Tilbud

Du selekterer under fane 2. Lister ved under Data navn at vælge "Inkasso.Status" og i feltet Værdi at indtaste 0, 1, 2, 3, 4 eller 5.

Du kan oprette en ny status i EG Bolig version 3 under Indstillinger > Udlejning > Inkasso statustyper.

10. Feltet Fraflytningstype bliver udfyldt automatisk med data fra lejerkartoteket (Lejer-Lejer-Lejerkartotek-1.Lejer). Der kan ikke tastes i feltet.

Nye fraflytningstyper skal oprettes under Generelt-Lejer-Fraflytningstyper.

11. I feltet Overdraget den kan du indtaste den dato, som sagen er overdraget til advokaten. Feltet er ikke obligatorisk og ikke skrivbart og kan derfor godt være tomt på gamle sager.

12. Hvis sagen skal afskrives, skal du gå til fane 3. Afskrivning.

Afregning fra advokat: Den dato, du har modtaget en afregning fra advokaten på den pågældende sag.

Sagen genoptages: Her kan du skrive en dato, hvis du skal mindes om, at sagen skal genoptages af advokaten. Feltet kan du så bruge til at udsøge sager på via fane 2. Lister. Her kan du søge de sager ud, som ligger inde for et givent datointerval.

Dato for tilbud: Dato for hvornår du har afsendt et tilbud om frivilligt forlig på inkassosagen. Du skal selv holde øje med udløbsdato. På fane 2. Lister kan du udsøge de sager, som ligger inden for et givent datointerval.

Dato for flytteafregning: Dato for hvornår flytteafregningen er lavet. Datoen opdateres, når du bogfører flyttesagen. Laver du en ny afregning, ændrer datoen sig ikke. På gamle sager, der ikke er afregnet i EG Bolig, vil feltet være tomt.

Afskrevet den: Feltet udfyldes, hvis du afskriver sagen via fane 3. Afskrivning. Det er også muligt at taste datoen ind, hvis du ikke har kørt afskrivningssagen i EG Bolig.

Hovedstol/flyttesaldo: Hvis sagen er afskrevet, kan hovedstolen overskrives. Hvis sagen ikke er afskrevet vil flyttesaldoen blive overført. Alternativt kan du indtaste en anden saldo, når der er indtastet en ydelse.

Sidste Bevægelse: Dato for seneste bevægelser/bogføringer på sagen. Feltet opdateres automatisk i forbindelse med bogføring fra de forskellige delmoduler.

Indberetning til RKI: Dato for indberetning til RKI. Det er kun en oplysning, som ikke bliver brugt andre steder i EG Bolig.

Gældssanering: Indtast det beløb som er blevet gældssaneret, og feltet Dato bliver udfyldt med dags dato.

Afdrag i alt: Det samlede afdrag opsummeret, og de enkelte afdrag listes, når du klikker Kontokort.

Restgæld: Restgælden opsummeret, og de enkelte gældsposter listes, når du klikker Kontokort.

Er kravet sikret ved udlæg: Tekstfelt med plads til 60 tegn. Dobbeltklik eller tryk på F6 for at gøre feltet større.

Brev udskrevet sidst: Hvis du markerer i feltet "Opdatering af dato" ved udskrivning af inkassobreve på fane 2. Lister bliver feltet opdateret med dato for sidste udskrift.

Overførsel til InkassoPro: Er kun synlig, hvis I benytter InkassoPro og kræver stillingtagen.
Når først en inkassosag er afskrevet i EG Bolig, og overført itl InkassoPro, kan markeringsfeltet ikke længere redigeres.

Tekst: Fritekst felt. Dobbeltklik eller tryk på F6 for at gøre feltet større. Der er plads til 7000 tegn.

Advokat: Når du indtaster advokatens kreditornummer, hentes advokatens navn frem i feltet tv. Hvis advokaten ikke er oprettet i kreditorkartoteket udfyldes feltet ikke.

Advokat journalnummer: Her kan du skrive journalnummeret på sagen. Det kan være både tal og bogstaver.

Modtager af Opkr.: Vælg om opkrævningen af afdraget på den indgåede afdragsordning skal sendes til Lejer (a), Deles med samlever (b) eller Samlever (c).

a. Lejer: Skal opkrævningen sendes til Lejer (Navn 1), skal der på fane 4. Adresser i Lejerkartoteket (Lejer-Lejer-Lejerkartotek) være sat en markering i kolonnen Opkrævning og Flytter.

b. Deles med samlever: Skal opkrævningen deles og sendes til både Lejer (Navn 1) og Samlever (Navn 2), skal der på fane 4. Adresser i Lejerkartoteket (Lejer-Lejer-Lejerkartotek) både være oprettet 1) en linje med Navn 1, ny adresse angivet og markering i kolonnen Opkrævning og Flytter og 2) en linje med Navn 2, ny adresse angivet og markering i kolonnen Samlever ny A.

c. Samlever: Skal opkrævningen sendes til Samlever (Navn 2), skal der på fane 4. Adresser i Lejerkartoteket (Lejer-Lejer-Lejerkartotek) dels være oprettet en linje med Navn 1, ny adresse angivet og markering for Opkrævning og Flytter og dels en linje med Navn 2, ny adresse angivet og markering for Samlever ny A.

Oprettelsesgebyr: Gebyret vises, når der er er opsat et oprettelsesgebyr (Standard - Opsætning - Firma - 3. Opsætning - Husleje - tabellen Oprettelsesgebyrer) og samtidig valgt "Opkrævning på første afdrag" ved feltet Gebyr på lejer/inkasso-lån under (Standard - Opsætning - Firma - 3. Opsætning - Husleje - Opkrævning).

Ydelse pr. måned: Her taster du ydelsen pr. måned, når der laves en afdragsordning på sagen. Når du gemmer vil tilsvar blive overført, når der i lejerkartoteket er markeret for "Opkr. efter fri." på fane 2. Lejer i Lejerkartoteket, og der er markering i feltet "Opkrævning" og udfyldt en opkrævningsadresse på fane 4. Adresser. Inkassosagen skal ikke have en bestemt status på inkassosagen for, at den bliver opkrævet. Det er nok med beløb og afviklingsperiode.

Når Ydelse pr. måned er udfyldt, dukker følgende felter frem:

Afviklingsperiode: Indtast den periode afdragene skal falde.

Rentemåde: Vælg hvilken rentemetode, der skal benyttes i forbindelse med afdraget.

Rentesats Kode: Vælg en rentesatskode. Koderne er oprettet på fane 2. Rentesatser under Økonomi-Bogholderi-Renteberegning

Rentepct.: Udfyldes kun hvis du ikke har valgt en Rentesats Kode, eller hvis du har valgt rentemåde 1 eller 2.

Start: Indtast en dato for rentestart DD-MM-ÅÅÅÅ.

Stopdato: Indtast en stopdato for ydelserne på en eventuel afdragsordning oprettet her i inkassomodulet. Ydelserne slettes herefter på fraflytteren.

Når I benytter InkassoPro:

•Advokat journalnr. viser det aktuelle sagsnummer i InkassoPro.

•Hovedstol/flyttesaldo kan ikke redigeres.
Bemærk! At brug af tilsvarende hovedstol/flyttesaldo i InkassoPro forudsætter, at der her i EG Bolig er oprettet en status 0 (en aktiv sag hos InkassoPro) og en status 99 (en slettet sag hos InkassoPro). Oprettelsen sker i 'Opsætning' nederst th. på siden.

•Afdrag/rente/andet opdateres, når EG Bolig importerer posteringer fra InkassoPro.

•Ydelse pr. måned og øvrige hertil hørende felter vil ikke være synlige.

I forbindelse med HUSLEJEINKASSO:

•Afskrevet den vil ikke være synligt.

•Fanerne 2. Lister 3. Afskrivning og 4. Brev til ændrede kan ikke benyttes.

Fane 2. Lister

Benytter I InkassoPro > Huslejeinkasso kan fanerne 2. 3. og 4. ikke benyttes i EG Bolig.

Her kan du udskrive forskellige lister og breve i forbindelse med inkassosager, fx sager, der har fået tilbud eller tilbud sendt til advokat og lignende.

Breve, der skal være tilgængelige skal være opsat under Standard-Opsætning-Rapport med programnavn Inkassobrev. Lister skal have programnavnet Inkassoliste.

Fane 3. Afskrivning
Benytter I InkassoPro > Huslejeinkasso kan fanerne 2. 3. og 4. ikke benyttes i EG Bolig.

Her kan du afskrive hele sagen og udskrive breve til fx advokaten.

Afskrivning

Når en ny inkassosag oprettes, genererer EG Bolig også en linje til afskrivning, hvor kun kan ændres i felterne Udsk og Afskr (markeringsfeltet), der er udfyldt automatisk. Disse to markeringer kan man godt fjerne, hvis man ikke ønsker at afskrive den eller de pågældende sager.

Markerede sager vil blive afskrevet, når du klikker på Afskriv. Du kan godt afskrive (bogføre) uden at udskrive breve, men bemærk, at markerer du for Udskriv vil der automatisk blive sat markering i Afskriv. I kolonnen Hovedstol vises flyttesaldoen. Når der bliver afskrevet vil feltet Hovedstolen/flyttesaldoen blive opdateret med flyttesaldoen.

Afskrivning (bogføring) kan foretages både med og uden afstemningsjournal men bemærk, at der skal være udfyldt kontonumre til Afskrivning inkassosager og i Ekstraord. indtægt på afskrivning inkassosager under Økonomi-Bogholderi-Kontokartotek - 2. Fastekonti, så programmet ved, hvor udgifter og en eventuel indtægt skal bogføres.

Når inkassosagen er afskrevet (bogført) vil linjen blive slettet, og der bliver lavet en linje på flyttesagen med ”Afskrivning inkasso”. Herefter går saldoen i kr. 0,00.

Indbetaling på inkassobeløbet

En indbetaling på et inkassobeløb skal bogføres som en YI med lejeart 950 med modkonto (ex. 130010 tab på fraflytter), som skal sættes op med markering i ”lejernr. i kassekladden”.

Breve skal sættes op under Standard-Opsætning-Rapport og programnavn skal være Inkassobrev.

Fane 4. Brev til ændrede

Benytter I InkassoPro > Huslejeinkasso kan fanerne 2. 3. og 4. ikke benyttes i EG Bolig.

Her kan udskrives breve til advokaten hvis saldo ændrer sig på en inkassosag, fx ved manuelle indbetalinger eller afregning af forbrugsregnskaber.
Linjerne oprettes automatisk og samles på dagen for bogføringen.

Når Udskriv vælges, vil brevet/ene blive udskrevet og der vil blive sat markering i hver enkelt linje under Udsk.
Udskrevne, Ej udskrevne og Alle breve kan vælges under Vis.

Slet alle viste kan benyttes i forbindelse med oprydning. Sletning finder sted for hver enkelt dags opsamlede sager.

brevtilændrede

Breve skal sættes op under Standard-Opsætning-Rapport og her også tilknyttes under Selskab/Afdeling opsætning med Type inkasso saldo.

Bogføring

Bemærk, at restgæld først opdateres ved indbetaling, ikke ved opkrævning.

Lejer_Inkasso_Restgaeld

Alle indbetalinger og afdrag skal bogføres med lejeart 950.

Alt bogført med lejeart 950 vil blive opsummeret i feltet Afdrag, og rente vil blive opsummeret i feltet rente.
Alle øvrige posteringer bogført med lejeart, dvs. undtaget lejeart 950 og lejearten på inkassosagen, vil blive opsummeret i feltet andet – eksempelvis varmeafregning.

Posteringer bogført med lejearten på inkassosagen vil blive reguleret i Hovedstol/flyttesaldo.

Når der bogføres på fraflytteren vil der, så lang tid restgælden er større end 0, ske automatisk bogføring:
Fraflytterposteringen vil blive udlignet, og modposten er kontoen angivet under Faste konti "Ekstraord. Indtægt på afskrevne inkassosager".

Når restgælden rammer 0, er sagen ikke en inkassosag mere.

Hvis eksempelvis en varmeafregning med tilbagebetaling overstiger restgælden, vil forskellen mellem restgælden og varmeafregningen stå tilbage på fraflytterkontoen som lejers tilgodehavende.

Der er 2 måder at afslutte en inkassosag på:

1. Restgælden går i 0

2. Afskrivning tilbageføres – der skal i det tilfælde bogføres med lejearten, som er på inkassosagen.