1.

I felterne ved Lejemål indtaster du lejemålsnummeret:

selskabsnummer (1), afdelingsnummer (2) og lejemålsnummer (3).

Du kan også anvende genvejstasterne Alt + Pil Ned i felterne for at finde selskabs-, afdelings- og lejemålsnummer.

Det sidste felt med lejernummer bliver automatisk udfyldt.

Feltet Fraflytning gl. lejer (4) bliver udfyldt automatisk.

2.

Hvis lejemålet er tildelt ny lejer via modulet Tilbud (Medlem-Tilbud), eller der er indtastet Dato Ny Lejer i Medlemskartoteket (Medlem-Kartotek) vil felterne (5) -(20) blive udfyldt automatisk, hvis de er udfyldt for medlemmet og dennes samlever i interessentkartoteket.

3.

Ret evt. dato for Indflytning ny lejer (5).
I feltet Ny lejer (6) får du automatisk vist nummeret på den næste lejer.

4.

Du kan indtaste lejemålsnummer (skal indtastes med alle cifre og uden bindestreger ) i feltet Hovedlejemål (7), hvis du skal udskrive lejekontrakt til bi-lejemål.
Lejemålsnummeret bliver så overført til fane 2. Lejer i Lejerkartoteket, når lejekontrakten bogføres.

5.

Hvis ikke punkt 2 er gældende, indtaster du medlemsnummeret i felterne Medlem sel./nr. på det medlem, der skal flytte ind i lejemålet, hvis medlemmet har brugt dette nummer til at få lejemålet. I felt (8) indtastes selskabsnummer og i felt (9) medlemsnummeret.
 
Det samme kan du gøre for Lejer 2/samlever (felterne for Lejer 2 er markeret med en blå kasse).

Felterne (10)-(20) bliver herved automatisk udfyldt med informationerne fra Interessentkartoteket (Afdeling-Interessenter). Mangler der oplysninger, kan du selv indtaste dem her.

17) Når du fører du musen henover E-mail vises interessentens samtykker for e-mail, sms og eboks.
20) Når du fører musen henover CPR-nummerets løbenummer vises interessentens samtykker for brug af CPR-nummer og NemKonto.

6.

Hvis den nye lejer ikke er medlem skal du indtaste Navn (10), og når du trykker på TAB, vil der blive søgt i Interessentkartoteket, om interessenten allerede findes evt. med en anden rolle, f.eks. kreditor. Er det tilfældet, vælger du den aktuelle interessent ,og data overføres  fra Interessentkartoteket. Hvis ikke interessenten allerede findes i Interessentkartoteket, men der er fremkommet andre forslag, lukkes der på krydset i højre hjørne. Du skal efterfølgende manuelt indtaste adresse m.v. for den ny lejer felterne 10-21. Der vil så blive oprettet en interessent med rollen Lejer, når lejekontrakten bliver bogført.

Benyt link til Personsamtykker for at definere interessentens samtykker.

I højre side kan du angive navn m.m. for Lejer 2/samlever. Når du indtaster i feltet Navn og trykker Tab, vil Interessentkartoteket åbne, og samlever kan hentes. Hvis samlever ikke findes som interessent, lukker du Interessentkartoteket på krydset i højre hjørne. Samlever bliver så oprettet med egne data (dem du indtaster her) og eget interessentnr, når lejekontrakten bliver bogført.

7.

Du kan evt. ændre på datoen i feltet Indbetalingsdato (30). Indflytningsdatoen bliver automatisk overført til dette felt. Det kan flettes ud på kontrakt og/eller i følgebrev.

8.

Hvis den nye lejer modtager indskudslån, som skal stå på kontrakten, angiver du lånebeløbet i feltet Lån (31). Dette flettes ud på kontrakt og/eller i følgebrev.

Hvis den nye lejer skal afdrage på indskudslån optaget hos udlejer og have opkrævet gebyr herfor, skal der under Husleje -Lejekontrakt i Firma (Standard-Opsætning-Firma-3. Opsætning) være markering ved feltet "Automatisk oprettelse af lån". Der vil i så i lejekontrakt være en tabel - Aut.Lån (42), hvor beløb for indskud, dep. m.m. bliver vist. Klik på feltet med overskriften Aut.Lån og du får vist hele tabellen.

I feltet "Betales" vises automatisk 1/12 af indskud/depositum. Du kan godt indtaste et andet beløb, hvis det ikke er 1/12 af indskud/depositum, der betales ved kontraktbogføring.

I feltet "Terminer" vil der automatisk stå 11 , svarende til 11/12 af indskud/depositum. Du kan godt ændre antallet af måneder, som man ønsker at lejer skal afdrage restbeløb af indskud/depositum på, hvis det ikke er 1/12 af indskud/depositum, der betales ved kontraktbogføring.

I feltet "Afdrag" vil der altid automatisk blive beregnet restsaldo for indskud/depositum, som der oprettes lejerlån på.

I feltet "Fast Gebyr" vil der stå et éngangsbeløb.

I feltet "Var.Gebyr" vil der stå det gebyr, som lejer skal betale for hver termin lånet afdrages. Beløbet for "Fast Gebyr" og "Var.Gebyr" kan kun indsættes i databasens tabel "lejemaal" af EG Bolig Supporten.

"Fast Gebyr","Var.Gebyr" samt beløbet i feltet "Betales" vil blive opkrævet/bogført på én gang ved bogføring af kontrakt.

Endvidere vil 1. termins husleje blive bogført/opkrævet ved kontrakt, hvis der under Husleje-Lejekontrakt i Firma (Standard-Opsætning-Firma- fane 3. Opsætning) er markering i feltet "Første termin ved kontrakt" (denne markering overfører markering til Lejemålskartotek på fane 2. Lejemål i feltet "1. termins husleje". Der vil typisk opkræves 1/12 af indskud. Der afdrages 11/12 af indskud som et lån, der oprettes som lejerlån, hvorved der bliver indsat lejertilsvar med lånets afdrag i Lejerkartotek (Lejer-Lejerkartotek) på fane 3. Lejertilsvar.

Hvis der sætte en markering i feltet Ingen opk. af 1. termin husl. (40) vil der ikke bliver opkrævet 1. termins husleje i forbindelse med bogføring af lejekontrakten.  

9.

Du kan indtaste en dato i feltet Ophørsdato (32), hvis der er tale om en tidsbestemt kontrakt (typisk ungdomsboligkontrakt). Datoen bliver overført til fane 2. Lejer i Lejerkartoteket, når kontrakten bliver bogført.
Hvis der er tale om en midlertidig genhusningssag i felt (29), vil ophørsdatoen automatisk være sat til 12 måneder efter indflytningsdato (5).

10.

I feltet Tidl. Flyttesaldo (33) kan du se evt. tidligere flytte saldo på den nye lejer, hvis denne har være lejer hos jer før.

11.

Vælg evt. ved klik på i feltet Paragraf (34), hvilken paragraf der skal skrives på kontrakten.

Valgmulighederne kan oprettes i tabellen Paragraffer under Husleje i Firma (Standard-Opsætning-Firma- fane 3. Opsætning).

Hvis der er valgt en paragraf med nr. 1-10, sættes der markering i "Kommune hæfter", og den valgte paragraf overføres til samme felt på fane 2. Lejer i Lejerkartoteket, når lejekontrakten bogføres.

12.

Der kan sættes markering i feltet Funktionær (37), hvorved der laves reduktion af lejen (funktionærreduktion). Satsen til beregning af reduktionen defineres i Afdeling-BL kreds og satser for den pågældende afdeling med det pågældende BL nr. Der fremkommer en advarsel, når du sætter/fjerner en markering i feltet.
 

13.

Der angives det antal måneder, som depositum udgør i feltet Ant mnd. Depos (35), f.eks. 3. Dette felt bruges kun, hvis der er markering i feltet Funktionær (37).

14.

I feltet Anvisning (36) vælges den anvisning lejeren har fået lejemålet via fra tilbudsgivningen. Værdien overføres automatisk til feltet Anvisning på fane 6. Div i Lejerkartoteket (Lejer - Lejer - Lejerkartotek). Oprettelse af anvisningstyper, der indsættes her, sker i Afdelingskartotek (Afdeling - Afdelingskartotek) på fane 9. Para. Bruges til udlejningsstatistik i Huslejeregister (sendes automatisk via dataoverførsel, når I har modulet Huslejeregister) og i Afdeling-Statistik.

15.

Hvis der er råderet i boligen, der laves kontrakt for, vil knappen (45) være synlig.

Når du klikker på denne, fremkommer en boks, hvor du skal tage stilling til hvordan råderetten skal behandles ifm. lejerskiftet.

I kolonnen ”ny type” kan du vælge mellem 3 måder:

•Råderet - den nye lejer skal betale restbeløbet som et eengangsbeløb ifm. indflytning.

•Råderetslån - den nye lejer vil afdrage via et råderetslån, som automatisk oprettes i modulet Lejerlån (Lejer - Lejer - Lån). I et råderetslån har boligforeningen mulighed for at opkræve renter.
Ved råderetslån skal du vælge en en lejeart af typen "lån" samt angive en renteprocent. Restgælden vil automatisk blive beregnet ud fra en en afskrivning på baggrund af startdato for råderetten og antal løbeår. Ydelsen beregnes ud fra resttid på råderetten, restgæld og renteprocent.
 

•Tilsvar - den nye lejer vil afdrage via huslejen. Der oprettes automatisk et tilsvar.
Ved tilsvar skal der vælges en lejeart af typen "Råderet". Restgæld vil automatisk blive beregnet ud fra en afskrivning på baggrund af startdato for råderetten og antal løbeår. Ydelsen beregnet ud fra resttid på råderetten og restgæld.

For hver eksisterende råderet skal du vælge en ny råderetstype.

Ved bogføring af kontrakten vil der for råderetstypen "Råderet" blive bogført restgæld på indflytterkontokortet.

For "Råderetslån" vil der blive oprettet et lån med restgælden som hovedstol og den nye beregnede ydelse.

For "Tilsvar" vil der blive oprettet et tilsvar på den nye lejer med den beregnede ydelse. Hvis ydelsen ønskes afrundet skal det sættes på lejearten.

Hvis den tidligere lejer har haft et råderetslån, må den nye lejer fortsætte med lån.

Hvis den tidligere lejer har betalt en råderet via tilsvar, kan den nye lejer enten fortsætte via tilsvar eller overgå til et råderetslån.

Du kan ikke udskrive eller bogføre kontrakten, før der er taget stilling til de åbentstående råderretter på lejemålet.

Se endvidere Råderet.

Flettefelterne til råderet ligger i den gule mand i mappen ´råderet´
Alle flettefelterne i denne mappe er ´listefelter´ og skal således have listetypografi.
Bemærk at der er til type, lejeart og startsaldo er to flettefelter.

Anvender du råderetslån, skal du i de tre tilfælde anvende flettefelterne
«Råderet_Ny_Type»
«Råderet_Ny_Lejeart»
«Råderet_Ny_Startsaldo»

16.

Hvis der ikke ønskes opkrævet depositum eller indskud, skal der markering i feltet Ingen Opk. af Depos./Indskud (39). Dette kan f.eks. være aktuelt, hvis kommunen oprettes som lejer i en periode via kontrakt, og der kun skal opkræves leje. Der fremkommer en advarsel, når du sætter/fjerner en markering i feltet.

17.

Hvis lejemålet er momsbehæftet, skal der sættes en markering i feltet Momsbehæftet(38). Der fremkommer en advarsel, når du sætter/fjerner en markering i feltet.

18.

I tabellen Andel (40) kan du ved hjælpe af klik på vælge mellem de lejearter, der er oprettet med lejetype "909 LejekontraktAndel", f.eks. honorar, forbedringsarbejder m.m. Der kan så angives beløb, der skal opkræves på den pågældende lejeart ved bogføring af kontrakt.

Der kan i dokument flettes med oplysningerne, som opkræves på kontrakt. Flettefelterne hedder "Lejekontrakt_Andel_Lejeart" for teksten og "Lejekontrakt_Andel_Beløb" for beløbet.

19)

Hvis der allerede ved udskrift/bogføring af kontrakt er aftalt med lejer/samlever, at lejer skal tilmeldes til Nets, skal hele cpr-nr. være indtastet i felterne CPR Første felt er til angivelse af de 8 første cifre (dd-mm-åååå) og andet felt er til løbenummeret - de sidste fire cifre. CPR2 er tilsvarende felter for samlever. Hvis feltet har været udfyldt i medlemskartoteket, overføres oplysningen automatisk hertil. Yderligere skal lejer/samlever have accepteret samtykke 4 Må bruge CPR-nr. til identifikation i eget system.

Hvis der er tale om en erhvervslejer, skal feltet Cvrnr. (22) udfyldes i stedet for Fødselsdato, og det bliver overført til lejerkartoteket ved bogføring af kontrakten.

I felterne ved Bank skal der være indtastet registreringsnummer (23) og kontonummer (24).

20.

I felterne Synsdato + Tid kan du indtaste dato (25) og tidspunkt (26) for indflytningssynet. Disse felter kan flettes ud ved brug af flettefelterne "Lejekontrakt_Synsdato" og "Lejekontrakt_Synstid" og vil blive gemt på den nye lejer.

I felt (27) kan du ved klik på vælge hvilken synsinspektør, der skal udføre synet. Synsinspektør sættes på i Afdelingskartoteket (Afdeling-Afdelingskartotek) på fane 8. Personer.
 
NB: Hvis I har modulet Elektronisk syn, kan du ikke indtaste noget i felterne (25), (26) og (27), men du skal i stedet for klikke på for at oprette et indflytningssyn.

21.

I feltet Varslingstype (28), får du vist, hvad der står af varslingstype i lejemålskartoteket på fane 2. Lejemål, og denne vil ved bogføring af lejekontakten blive overføres til den nye lejer. Du har her mulighed for at vælge en anden varslingstype for den nye lejer.

22.

Hvis I benytter modulet Genhusning, og dette lejemål i Tilbud (Medlem - Tilbud) er sat til at være en genhusningssag vil Genhusning (29) være sat enten til midlertidig eller permanent. Ved en midlertidig genhusning vil Ophørsdato (32) automatisk bliver sat til at være 12 måneder efter indflytningsdato.
Hvis lejemålet ikke er udlejet via Tilbud kan du selv sætte på her om der er tale om en midlertidig eller en permanent genhusning.

23.

Har I købt modulet Digital post til EG Bolig, kan I sende lejekontrakten til digital underskrift hos den nye lejer via dennes e-Boks (forudsætter, at lejer har accepteret samtykke 2 og at der er registreret et fuldt CPR-nummer.) Ved klik på knappen Digital post (47) vil du få vist status på lejekontrakten i forhold til afsendelse/modtagelse af lejekontrakten som digital post (Afdeling - Digital post - Oversigt).

Samtykker (54)

Automatisk opdatering af samtykke er markeret som standard. Markering medfører, at der ved udskrivning af kontrakt eller tryk på samtykkeknap automatisk markeres på lejer og samlever for accept af samtykkerne Modtage lejekontrakt digitalt; Modtage øvrige lejerbreve digitalt; og Må bruge CPR-nr. til identifikation i egne systemer. Er lejer og/eller samlever ikke registreret i EG Bolig, oprettes først interessent(er).

Fjernes markeringen inden udskrivning eller tryk på samtykkeknap, sker den automatiske opdatering ikke.

Kan den eller de kommende lejere allerede modtage kontrakten via e-mail eller e-Boks, gengives det med tekst ud for Samtykker-knappen.

Visningen med tekst (i eksemplet e-Boks/e-mail som fortæller, at kontrakten kan sendes via både e-Boks/Penneo og e-mail, fordi der både er samtykker og registreret cpr-nr. og mailadresse) vil tage højde for opdatering uanset om udskrivning eller tryk på Samtykker-knap har fundet sted.

(55) Det kan angives, at Penneo skal åbne med vejledning på engelsk (eller dansk) ved afsendelse af en kontrakt til underskrift. Valgmuligheden forudsætter, at I i firmaopsætningen har markeret 'Link til Penneo på andre sprog'. Her kan I også, ved at vælge 'Engelsk' som 'Standardsprog i Penneo', gøre engelsk til det sprog Penneo generelt skal benytte i forbindelse med jeres dokumenter.

Bemærk, at

•er samlever registreret på kontrakten, forudsætter visning af tekst, at begge lejere kan modtage via enten e-mail eller e-Boks/Penneo.

•Hvis der ændres på Lejer, Samlever, E-mail eller CPR-nummer, bliver opdaterede data automatisk hentet frem,
men ændres der samtykkeoplysninger, skal der klikkes på Samtykker-knappen, før de opdaterede data hentes frem.

Samtykker-knappen Klik her åbner en oversigt over allerede og automatisk registrerede samtykker på lejer og eventuel samlever med mulighed for redigering.

24.

Vælg den lejekontrakt, der skal skrives ud ved klik på i felt (50).

25.

Hvis du vil flette med et følgebrev, der ikke er sat op under Standard-Opsætning-Rapport samtidig med øvrige følgebreve, kan dokumentet udpeges ved klik på (51). Først når udskriften af dokumenterne går igang, kan du i statuslinjen (nederste venstre linje på skærmen) se, at der vil bliver flettet med det udpegede dokument.

26.

I felt Følgebrev (49) skal du blåmarkere de følgebreve, der skal skrives ud i forbindelse med udskrivning af kontrakten.  

Ved udsendelse af genudlejningsbreve til fraflytter testes på, om fraflytter er registreret som frigjort inden indflytningsdato. I så tilfælde udsendes genudlejningsbrevet ikke.

27.

Marker om der skal skrives ud til skærm eller printer (52).

28.

Klik på Udskriv (53). Lejekontrakt og/eller følgebreve flettes til Word, og samtidig overføres der en linje klar til bogføring af kontrakten på fane 2. Accept/Afslag.

Hvis der ikke er adresse på samlever, fordi samlever ikke har været oprettet som interessent, bliver du ved udskrivning af kontrakt spurgt, om lejers adresse skal kopieres over på samlever - også hvis der har været trykket på samtykkeknappen.
 
Ved ESDH vil der blive oprettet en indflytningssag, hvis der ikke er oprettet en i forbindelse med tilbud. Kontrakt, følgebreve og evt. leverandørbreve journaliseres på lejersagen. Genudlejningsbrev journaliseres på fraflytter (interessent) som en dossiersag.
 

OBS! Der udskrives udelukkende direkte til printer, hvis samtlige dokumenter i en sending er opsat til print. I alle andre tilfælde vil afsender modtage en mail, når en afsendelse er færdigbehandlet. Mailen indeholder status på afsendelse og har vedhæftet en fil indeholdende samtlige af de dokumenter, det ikke har været muligt at sende digitalt (fx på grund af manglende samtykke, mailadresse eller dokument opsat til print) og som derfor skal håndteres manuelt.

29.

Du kan få vist loggen ved klik på (46).

30.

Du kan få vist opgaver i opgavestyring ved klik på (48). Knappen kan kun ses, hvis du under Generelt i Firma (Standard-Opsætning-Firma- fane 3. Opsætning) har en markering ved feltet Opgavestyring og kører opgavestyring i EG Bolig.

31.

Klik på (43), hvis du vil oprette en trappelejedefinition på denne lejer.
Ved klik på knappen Lejerpristal (44) får du mulighed for at oprette grundlaget for pristalsreguleringen på den nye lejer.

1.

I felterne ved Lejemål indtaster du lejemålsnummeret:

selskabsnummer (1), afdelingsnummer (2) og lejemålsnummer (3).

Du kan også anvende genvejstasterne Alt + Pil Ned i felterne for at finde selskabs-, afdelings- og lejemålsnummer.

Det sidste felt med lejernummer bliver automatisk udfyldt.

Alle tidligere oplysninger ved udskrift af kontrakten første gang kommer nu automatisk frem.

2.

Vælg den aktuelle lejekontrakt (50).
Vælg evt. følgebrev(e) til kontrakt. Du kan vælge følgebreve til en kontrakt i felt (49). Disse markeres inden udskrift (alle udvalgte følgebreve bliver markeret med blåt).

Hvis du vil flette med et følgebrev, der ikke er sat op under Standard-Opsætning-Rapport samtidig med øvrige følgebreve, kan dokumentet udpeges ved klik på (51). Først når udskriften af dokumenterne går igang, kan du i statuslinjen (nederste venstre linje på skærmen) se, at der vil bliver flettet med det udpegede dokument.

3.

Vælg om der skal udskrives til skærm eller printer (52).

4.

Klik på Udskriv (53) og lejekontrakten og evt. følgebreve flettes til Word.