Navigation:  MEDLEM > Tilbud > Tilbud til flere medlemmer

 

 

1.Tast lejemålsnummeret (selskab-afdeling-lejemål) på det ledige lejemål og tryk Tab. Lejemålsnummer kan også vælges via oversigten ved hjælp af Alt + pil ned i felterne for selskab-afdeling-lejemål. EG Bolig henter oplysninger om lejemålet frem.

Anvisning
I anvisningsfeltet angives den anvisning systemet er nået til, hvis der er oprettet Anvisningsregler for pågældende afdeling. Der kommer også en besked på skærmen om den anvisningsregel tilbud bør anvises efter. Det kan overstyres ved at lave et alm. tilbud.

Er der tale om et lejemål af lejemålstypen Familiebolig vil det i anvisningsfeltet også fremgå, hvorvidt tilbuddet skal udsøges i henhold til intern eller ekstern venteliste, jf. at hver anden familiebolig i den almindelige venteliste skal udlejes henholdsvis med og uden intern fortrin.

Optælling sker på afdelingsniveau i forbindelse med fraflytning, eller ved tilbud, hvis det ikke er sket i forbindelse med fraflytning (fx ved nyt lejemål). Navngivne anvisninger tæller ikke med i intern/ekstern-reglen forudsat, at der på anvisningen er angivet en specifik navngivet opsætning i kolonnen 'Opsætning' (Generelt > Ventelisteopsætning > Anvisningsopsætning).

Anvisningstypen kan flettes ud i lejer og flyttebreve med flettefeltet <<Lejer_Anvisning>>.

 

Statistik

Der kan efterfølgende udskrives liste over anvisningerne til brug for statistik og lejemål til kommunen. Denne liste bliver ikke ajourført, hvis man har overstyret anvisningsreglen. Hvis man har 50% til kommunal anvisning og man ved det første lejemål har anvist til egen venteliste og derefter ved tilbud overstyrer anvisningsreglen og igen udsøger fra egen venteliste, vil der først blive reserveret lejemål til kommunal anvisning, når der igen er blevet 2 lejemål ledige. Anvisningsreglen tildeles lejemålet allerede ved registrering af opsigelsen.

 

2.Vælg ved feltet Intern/Extern hvad der skal søges ud efter:
I: Interne søger kun mellem interne

 

 

3.I feltet Antal kan du evt. rette det antal medlemmer du ønsker udsøgt. EG Bolig står som standard til 12 medlemmer.

 

4.Angiv evt. kriterier, der skal udsøges medlemmer udfra:

Overstyring af Afd. ønsker: Ved markering her vil der blive udsøgt blandt ALLE aktive medlemmer, også dem der ikke har angivet ønsker (hvis der findes nogle sådanne). Gruppen af aktive medlemmer vil du selv kunne afgrænse ved at benytte selekteringstabel nederst.

 

Overstyring af karens: Ved markering her, vil der kunne udsøges medlemmer, der endnu ikke har overstået en karens. Disse vil så blive listet op sidst i tilbuddet.

 

Overstyring: Ved markering her overstyres både afdelingsønsker såvel som karens og evt. fortrin.

 

Fortrin handicap: Ved markering her, vil medlemmer med fortrin handicap udsøges.

 

Ingen fortrin for interne i selskabet: ved markering her, vil interne i andre afdelinger komme i gruppen med ansøgere udefra.

 

Oprykningskarens som eksterne: Er der markering i dette felt behandles lejere med karens som eksterne medlemmer. Uden markering vil lejere i karens være fraskåret fra at søge anden bolig i karensperioden. Om denne markering skal være default kan du bestemme ved at sætte eller fjerne markeringen i feltet i Firma.

 

Med særlig tilknytning: ved markering her, vil medlemmer med særlig tilknytning til dette selskab/afdeling på fane 6. Prioritet i Medlemskartoteket blive søgt ud.

 

Boligtype: Her kan du ved klik på eller Alt + pil ned vælge boligtype og så vil kun de medlemmer, der har tilsvarende boligtype stående på fane 2. Ønsker i medlemskartoteket, blive udsøgt.

 

I felterne Krit 1-5 kan der vælges de respektive kriterier oprettet under Specielle kriterier ved hjælp af klik på eller Alt + pil ned. Hvis der er valgt kriterier 1-5, vil kun medlemmer der har tilsvarende kriterie i ønsker udsøges.

Hvis man på afdelingskartoteket fane 9. Para har angivet anvisningsreglen Fleksibel udlejning, vil feltet 'Fleksibel udlejning' vises. Det vil automatisk være markeret. Feltet er kun synligt for lejemål, hvor anvisningstypen 'Fleksibel udlejning' gælder -ellers er dette felt ikke synligt i tilbudsmodulet. Ved fleksibel udlejning kommer medlemmerne ud i Opnoteringsorden/medlemsnummerorden, og der tages således ikke hensyn til intern/ekstern forholdet og børn/ikke børn.
 

5.Der er som standard sat markering i feltet Automatisk markering af "medtages", hvilket betyder at alle udsøgte medlemmer vil være markeret med ’Medtages’ på fane 2. Tilbud. Alternativt kan denne fjernes, og så kan der i stedet manuelt på fane 2. Tilbud markeres på de medlemmer, der skal have tilbud. Når så listen godkendes ved klik på knappen Godkend liste, rykker prioritet til at være korrekt til det aktuelle tilbud.

 

6.Hvis der er råderet på lejemålet vil knappen være synlig på skærmen.
Ved klik på knappen vil der automatisk være beregnet en ydelse på den/de råderetter, der er i den viste tabel. Her kan du evt. angive en anden rente procent (Rente %).
Klik indeni et felt på skærmbilledet uden for råderetstabellen for at forlade råderetstabellen.
Du vil få en advarsel, hvis du forsøger at udskrive et tilbud, uden at du har beregnet ydelse på råderet, dvs. klikket på .

 

7.Husdyr: Feltet kan bruges til at selektere på husdyrønsker. Muligheder for husdyr skal sættes op på lejemålet og medlemmet. Husdyrkoderne oprettes i version 3 (Indstillinger > Venteliste > Husdyrmuligheder).

 

Ved klik på kan du vælge mellem følgende muligheder:

 

Ingen test på husdyr: Her tages ikke hensyn til markeringer for husdyr.

 

Test på husdyr: Her udsøges kun medlemmer, der har samme markering for husdyr, som er valgt på lejemålet. Medlemmer der ikke har markering for husdyr bliver også medtaget på tilbudslisten.

 

Hierarkisk test på husdyr: Her medtages medlemmer, der har en husdyrskode, der numerisk er mindre end eller lig med det der er valgt på lejemålet. Medlemmer der ikke har markering for husdyr bliver også medtaget på tilbudslisten.

 

 

8.Klik på .

EG Bolig udsøger nu medlemmerne og overfører disse automatisk til fane 2. Tilbud.

Her vises i kolonnen Int Ext i tilbudslisten om medlem er internselskab/afdeling, ekstern osv, ud fra udsøgning.

Endvidere vises medlemsnummer, navn og prioritet til det pågældende tilbud og i kolonne Sortnummer kan du se medlemmets opnoteringsdato. I kolonnen Svar står der T for Tilbud.

Der kan kun laves en udsøgning pr. dag, da de gemmes på tilbudsdatoen.

Tilbudsdato refererer til den dag, hvor udsøgningen er foretaget. Hvis der dannes flere lister på det samme lejemål, uden at den gamle liste er slettet, vil den nye liste ligge over den gamle, og de medlemmer, der allerede er udsøgt på den gamle liste eller har fået registreret svaret nej, kommer ikke frem igen. Dette vil f.eks. opstå, hvis der er tale om et lejemål, der ikke blev udlejet i første omgang. Den gamle liste kan hentes frem ved klik på ved Tilbudsdato. Det er derfor vigtigt at slette udsøgninger der ikke skal bruges.

 

Du kan åbne medlemskartotek på de udsøgte medlemmer ved at markere et medlem og klikke på knappen eller tast shift + mellemrumtast for at markere linjen og derefter Alt + i for at vise medlemmet i medlemskartoteket.

 

Du kan ved klik på knappen fjerne alle markeringer i kolonnen "Medtag" og bagefter kan du sætte markeringer igen på alle i kolonne "Medtag" ved klik på knappen .    

 

9.Luk medlemskartotek med det viste medlem, og EG Bolig går tilbage til tilbudslisten.

 

10.Sæt/fjern markering i kolonnen Medtages, så det kun er de medlemmer, der skal have tilbud, som har markeringen.

 

11.Datoen i kolonnen Svardato hentes automatisk fra feltet Svarfrist på tilbud på fane 9. Para. i Afdelingskartoteket (Afdeling-Afdelingskartotek). Men du kan rette datoen her, hvis der skal være anden frist for svar på tilbud. Du vil får en advarsel, hvis du kommer til at indtaste en dato ligger før dags dato.

 

12.Sæt markering ud for Liste i rubrikken Udskrift af.

 

13.Sæt evt. markering i Udskriv alle udsøgte. Der vil så kunne udskrives alle udsøgte medlemmer og ikke kun dem med markering i Medtages.

 

14.Hvis der ønskes udsøgt flere medlemmer, end det antal der blev udsøgt med først eller af anden årsag ønskes ny tilbudsliste, kan tilbudslisten slettes ved hjælp af klik på og der startes forfra med udsøgning på fane 1. Udsøgning.

 

15.Når tilbudslisten er OK, klikker du på knappen Godkend liste.
 

16.Medlemmerne i tilbudslisten står med status/svar T=Tilbud.  Endvidere er medlemmer der ikke havde markering i Medtages fjernet fra listen, og de øvrige har fået korrekt prioritet til pågældende tilbud. Datoen for godkendelse af listen står i feltet Godkendt.
 

17.Markering i Liste for at udskrive tilbudsliste.

 

18.Vælg korrekt Blanket.

 

19.Vælg Udskrift på til skærm og/eller printer.
 

20.Marker i Brev i rubrikken Udskrift af for at udskrive tilbudsbrev.
 
Hvis I benytter modulerne Mail og SMS samt benytter manuel ventelisteopsætning kan du automatisk få udskrevet specielle bilag/dokumenter, der hører til de enkelte medlemsfortrin samtidig med tilbuddet. Dette sætter du op under under rapportopsætning (Standard - Opsætning - Rapport):
       - vælg programnavn Tilbud Bilag i tabellen "Word dokumenter" og tilknyt dokument m.m
       - klik derefter på knappen Selskab/Afdeling opsætning
       - Vælg Tilbud Bilag ved klik på i feltet Vis poster
       - Opret nu de selskaber/afdelinger samt fortrin, hvor dette bilag skal sendes ud sammen med tilbud, hvis medlemsfortrinnet er opfyldt.

 

Der kan nu vælges et tilbudsbrev til interne i feltet Intern og andet tilbudsbrev til eksterne i feltet Ekstern. EG Bolig holder så selv styr på, hvilke medlemmer skal have hvilket brev ud fra feltet Int/Ext i tilbudslisten.
Under rapportopsætning (Standard - Opsætning - Rapport) sætter du op, hvilke dokumenter der skal benyttes/ eller kunne vælges til henholdsvis interne og eksterne op med programnavnene Tilbud intern/ekstern og efterfølgende kan du tilknytte dem forskellige selskaber afdelinger under knappen Selskab/Afdeling opsætning. Hvis du ønsker, at et bestemt intent/eksternt dokument altid skal være en valgmulighed i felterne til venstre uanset selskabs/afdelingsopsætningen, så skal du huske at sætte en markering i kolonnen Valgbar under rapportopsætningen.  

 

Du kan også vælge først at udskrive til kun interne ved at vælge I Intern i feltet Int/Ext over feltet Svar og derefter vælge udskrift til eksterne ved at vælge E Extern i samme felt.

 

På brevene kan du flette oplysninger på ansvarlig i stedet for den bruger, der fletter brevet. Oplysningerne skal indtastes på interessenten i Interessentkartotek - 1 Registrering, og der skal i Afdelingskartotek knappen Mere tilknyttes brugeren som ansvarlig i modulet Ansvarsområder. Flettefelterne der bruges, er flettefelterne der starter med Adresse med tilføjelse af rollen Ansvarlig, f.eks. Adresse_navn_ansvarlig for at flette navnet på den ansvarlige bruger. Der kan flettes med alle felterne fra interessentkartoteket.

 

 

Afslagsbrev: Ved en markering har kan du til venstre i feltet Afslag vælge, hvilket dokument, der skal sendes som afslag. Du kan vælge mellem de dokumenter, der er opsat under rapportopsætning (Standard - Opsætning - Rapport) med programnavnet Tilbud afslag og evt. efterfølgende blevet tilknyttet under knappen Selskab/Afdeling opsætning. Hvis du ønsker, at et bestemt afslagsdokument altid skal være en valgmulighed i feltet til venstre uanset selskabs/afdelingsopsætningen, så skal du huske at sætte en markering i kolonnen Valgbar under rapportopsætningen.  

 

Prioritet på tilbudsbreve: Ved en markering her vil prioritet blive udskrevet på tilbudsbrevene, hvis der i brevet er benyttet flettefeltet: "Tilbud-Prioritetpaatilbudsbreve" - findes i mappen Tilbud.

 

Ét brev med følgebreve: Ved en markering her kan du til venstre vælge, hvilket dokument der skal være hoveddokumentet og hvilke dokumenter der skal være følgebreve. Du kan markere flere forskellige ved at trykke på  Ctrl på tastaturet og så markere de ønskede dokumenter med musen. De dokumenter du får vist i felterne er alle de dokumenter, der er opsat med programnavnet Tilbud ekstern under rapportopsætning (Standard - Opsætning - Rapport).  

 

Tekst: I dette felt kan du indtaste en tekst og derefter få det flettet ud i tilbudsbrevet. Ved at dobbeltklikke i feltet gør du det større. Flettefeltet finder du i mappen Tilbud og det hedder "Tilbud_Tekst". Teksten bliver gemt på lejemålet, der sendes i tilbud. For at gemme skal du forlade feltet enten ved at trykke på TAB eller stille markøren i et andet felt på skærmen.  

 

21. Klik på knappen Udskriv.
Advarsler:
Forsøg på at printe tilbud, der tidligere er udskrevet samme dag
Hvis du forsøger at udskrive et tilbud, der tidligere har været skrevet ud til print samme dag, vil du få en advarsel på skærmen.

Forsøg på at printe tilbud ud, med ikke godkendte medlemmer

Du vil få en advarsel, hvis der manuelt er indsat et medlem på tilbuddet og denne ikke er godkendt, når du vil printe tilbuddet ud til printer. Du kan dog godt godkende tilbuddet igen og så derefter printe ud, hvis det manuelt indsatte medlem har en prioritet forskellig fra 1.  

Efter udskrift kan du i Kolonne Brev sendt se om det er sendt ud via brev= B eller via mail=M.

Benyttelse af mail forudsætter ansøgers samtykke, jævnfør Personsamtykker - direkte link hertil under Mere..-knappen.

 

Ved brug af EG Mail vil brugeren få en status mail retur, hvor der beskrives hvor mange entiteter (her medlemmer) der er journaliseret på, hvor mange der er mailet til eller hvor mange medlemmer, der skal udskrives breve til. De breve der skal udskrives er vedhæftet statusmailen.

 

Der kan også udsøges medlemmer med selekteringsnavn, hvor der udsøges medlemmer, der opfylder kriterier i selekteringen.

Der kan eventuelt indtastes et specifikt medlemsnummer, som ønskes udsøgt. I så fald udsøges kun dette ene medlem.

 

Når der kommer svar fra medlemmerne på tilbud, kan disse enten registreres via Medlemskartotek eller Tilbudslisten.