Navigation:  LEJER > Lejer > Forbrugsafregning > Oprettelse af forbrugsregnskaber

 

•Opsætning af lejetyper og lejearter til brug ved forbrugsregnskaber

•Opret et forbrugsregnskab

•Fællesudgiftsregnskaber

•Hent et eksisterende forbrugsregnskab

•Betydningen af felterne på fane 1. Fordelingsregnskab

•Tabellen nederst på fane 1. Fordelingsregnskab

•Knapperne øverst på fane 1. Fordelingsregnskab

•Knappen Mere

 

Se også Genhusning - Forbrugsafregning.

 

 

Forbrugsregnskabsintegration

Benytter I tilkøbsmodulet Forbrugsregnskabsintegration, som tilbyder automatisk integration mellem EG Bolig og flere forbrugsregnskabs-leverandører, håndteres integrationsdelen som sådan fra EG Bolig version 3. Men det skal bemærkes, at det stadig er her i EG Bolig version 2, at det meste af den grundliggende opsætning skal foretages. Vi henstiller til, at I orienterer jer i Kom godt i gang-instruksen Forbrugsafregning, som I finder i Hjælpen/F1 til EG Bolig version 3.

 

 

Opsætning af lejetyper og lejearter til forbrugsregnskaber

Inden man kan lave forbrugsafregning skal der være oprettet lejearter, som skal have en bestemt lejetype. Lejearterne oprettes under funktionen Lejearter.

Lejetyperne skal være følgende:

 

10. Aconto varme

11. Aconto vand

12. Aconto el

13. Aconto fællesudgifter

14. Aconto vandafledningsafgift

15. Aconto 5

16. Aconto 6

17. Aconto 7

18. Aconto 8

19. Aconto 9

 

Bemærk, at EG Bolig benytter den første lejeart den finder med lejetype 10 til afregning af varme. Hvis der findes lejearter på afdelingsniveau benyttes disse og hvis ikke, benyttes de generelle lejearter. Systemet ser på lejearterne i nummerorden. Det vil fx sige, at hvis både lejeart 17 og 860 har lejetypen ’Afregning varme’ vil det være lejeart 17 der benyttes. Der er dog mulighed for at vælge en specifik lejeart til forbrugsafregning ved klik på ved feltet Afregningsart på fane 1. Fordelingsregnskab.
 

Følgende lejetyper vil være mulige at vælge til forbrugsafregning ved klik på ved feltet Lejeart på fane 1. Fordelingsregnskab.
 

50 Afregning varme

51 Afregning vand

52 Afregning el

53 Afregning fællesudgifter

54 Afregning vandafledningsafgift

55 Afregning 5

56 Afregning 6

57 Afregning 7

58 Afregning 8

59 Afregning 9

 

Bemærk, at der ikke dannes afregningstilsvar på et pseudolejemål. Men har I på en afregningslejeart angivet en konto med lejetypen '53 Afregning fællesudgifter' kan beløbet bogføres her. Hvis ikke vil afregningen blive tilbageført på normal vis.

 

Efter at lejearterne er oprettet, kan man på de enkelte lejemål (Lejer-Lejer-Lejerkartotek)/lejere (Lejer-Lejer-Lejemålskartotek) på fanebladet Lejertilsvar indtaste et beløb på de oprettede lejearter. Man kan også lave en varsling hvor tilsvarene oprettes, dog skal der være en fællesnævner i form af samme fordelingsnøgle fx kr. pr. m2.

På tilsvarslinjen er Ftype forbrugstypen. Den skal være defineret fra 1 til 255. Det betyder, at man kan dele sin forbrugsafregning op i flere forbrugsregnskaber indenfor samme afdeling. Det kan især vise sig nødvendigt, når man lægger afdelinger sammen. Systemet vil selv udfylde feltet, hvis lejearten har lejetype 10 – 19. Hvis ikke det korrekte nummer er angivet, kan det rettes direkte her, eller via 'Mere'-knappen  (ctrl+F10 kan også bruges) i forbrugsregnskabet (se herunder).

 

Fane 1. Fordelingsregnskab

 

Bemærk, at benytter I automatisk integration opfordres I til at gennemlæse Kom godt i gang-instruksen Forbrugsafregning, som I finder i Hjælpen/F1 til EG Bolig version 3.

 

 

 

1) Afdeling: Her indtastes selskab/afdeling i de to felter. Kan også vælges via alt+pil ned eller shift+ F4.

 

2) Lejeart:  Her vælges lejeart for det pågældende forbrugsregnskab (f.eks. aconto varme).

 

3) Forbrugsnummer:  Her indtastes forbrugsnummer, som oftest 1. Har I flere forbrugsregnskaber i samme afdeling med samme lejeart, er det her, I definerer de enkelte.

 

4) Periode: Her indtastes periode for forbrugsregnskabet og antallet af måneder vil blive udregnet.
Obs! Ændres perioden (fra forbrugsleverandørs side), skal forbrugsregnskabs-leverandør informeres og afregningen koordineres.

 

5) Måneder: Her indtastes antallet af måneder i forbrugsåret, der ligger til grund for forbrugsregnskabet.

 

6) Afregningsart: Her vælges den afregnings lejeart, der ønskes brugt. Hvis der ikke vælges en lejeart, vil systemet benytte den første, der hidrører den valgte type forbrugsregnskab (fx Varmeafregning hvis det er et varmeregnskab).

 

Bemærk! Hvis flere regnskaber afregnes samlet skal de have samme afregningslejeart, ellers skal regnskaberne have hver sin afregningsart pr. lejeart.

 

7) Afregningsart Genhus: Her vælges den genhusnings-afregningslejeart der ønskes benyttet.

 

8) Brændselsudgifter Her indtastes afdelingens udgifter til brændsel.
 
ADE: Benytter i automatisk forbrugsregnskabsintegration er titlen redigerbar, jf. at titlen vises på de endelige opgørelser, og at det kan være hensigtsmæssigt at angive leverancens art (fx vand, varme, el).

 

9) Ovf. Udgifter: Her indtastes udgifter der kan overført fra eks. et andet forbrugsregnskab eller et andet år og feltet kan bruges til brev fletning og vil være indeholdt i Udgifter I alt.
 
ADE: Benytter i automatisk forbrugsregnskabsintegration er titlen redigerbar. jf. at titlen vises på de endelige opgørelser.

 

10) Øvrige udgifter: Her indtastes afdelingens øvrige udgifter til forbrugsregnskabet fx ELO-honorar eller andet.
 
ADE: Benytter i automatisk forbrugsregnskabsintegration er titlen redigerbar, jf. at titlen vises på de endelige opgørelser.

 

11) Eksterne aftagere: Her indtastes beløb betalt af eksterne aftagere. Feltet kan bruges til brevfletning og vil være indeholdt i Udgifter I alt.
 
ADE: Benytter i automatisk forbrugsregnskabsintegration er titlen redigerbar, jf. at titlen vises på de endelige opgørelser.

 

12) EMO: Her kan angives hvor meget EMO-honoraret andrager. Vil blive tillagt i Udgifter i alt. Når der registreres i tabellen nedenfor vil beregning af EMO være excl. i kolonnen Beløb. Det betyder også, at man skal oprette linjen som selvstændig fordeling.

 

13) Heraf betalt: Her indtastes evt. indbetalinger ud over a’conto indbetalinger, som vil blive modregnet i Udgifter i alt.

 

14) Udgifter i alt: Her summeres øvrige brændselsudgifter, ovf. udgifter, øvrige udgifter, eksterne aftagere og heraf betalt. Feltet her vil blive  overført til Beløb i tabellen nedenfor og der vil kun blive taget den procent af beløbet som er udfyldt i feltet Pct i samme tabel.

 

15) Aconto Ialt: Hertil overføres lejernes a conto indbetalinger. Det gøres når man gemmer forbrugsregnskabet eller klikker på knappen Tilknyt lejere.

 

16) Udgifter inkl. moms: Benytter I automatisk integration, betyder en markering her, at udgifterne er anført med moms.

 

17) Årsopgørelse pr.: Her indtastes datoen for, hvornår årsopgørelse er modtaget i administrationen. Når dette gøres bliver feltet Frist for udsendelse automatisk udfyldt og tillagt 3 måneder.

 

18) Total Enheder: Et indtastningsfelt hvor man fx kan indtaste, hvor mange enheder der er i regnskabet.

Benytter I automatisk integration, skal I her angive mængden, og oplysningen bliver overført.

 

19) Standard pris/kvm: Et indtastningsfelt hvor man kan indtaste en standard pris pr. kvm.

 

20) Aflæsn. selskab: Her kan du ved klik på vælge det selskab, der har foretaget aflæsningen.
Benytter I automatisk integration skal der være valgt en version med automatisk integration (fx ista ADE eller Brunata integration. OBS! Techem integration er endnu ikke i drift /16.12.20), jf. at der også  findes manuelle varianter.

21) Leverandørbeskrivelse: Er et tekstfelt hvor du kan skrive, hvem leverandøren er fx HNG, Nesa, Seas eller lignende.

 

22) Leverandør: Udfyldes med leverandøroplysninger fra afdelingskartoteket. Feltet benyttes også til flet af leverandørbreve. Udskrives automatisk ved bogføring af lejekontrakt og kan benyttes vedr. aflæsning af måler i forbindelse med flytning.

 

23) Udleveret til ejd. funk.: Her kan indtastes en dato for hvornår forbrugsregnskabet er udleveret til ejendomskontoret. Der er ingen automatik forbundet hermed.

 

24) Dato udgiftsskema: Her kan du registrere den dato, hvor udgiftsskema er sendt til forbrugsregnskabs-leverandør (findes også som flettefelt).

 

 ADE ista & ADE Brunata: Feltet er ikke redigerbart og opdateres automatisk med dato for afsendelse af udgifter og aconto til

       Forbrugsregnskabsleverandøren. Også ved gensendelse.  

 

25) Frist forbrugsleverandør: Her bliver der automatisk indsat en dato for, hvornår leverandøren har frist til at udarbejde regnskabet. Udregningen er baseret på datoen i feltet "Dato driftsskema" tillagt det antal dage, der er indtastet i feltet "Fristlængde leverandør - antal dage" i Firma. Findes også som flettefelt (Standard - Opsætning - Firma > 3. Opsætning > Husleje > Forbrugsafregning).

 

 ADE ista & ADE Brunata: Bruger kan indtaste en ønsket leveringsdato for regnskabet, såfremt dette afviger fra standardfrister                aftalt med forbrugsregnskabsleverandør. Datoen overføres via integration til ista og Brunata. Bemærk, at frist skal angives inden        afsendelse af regnskab.

 

 

26) Modtaget forbrugslev.: Her kan du indtaste den dato, hvor forbrugsregnskabet er modtaget retur fra leverandøren. Findes også som flettefelt.

 

27) Tilbagebetalt Pr.: Her indtastes datoen for hvornår tilbagebetaling skal foregå. Denne dato overstyres dog, hvis man i Afregning sætter alternativ Udbetalingsdato.

 

 28) Via: Her vælges hvordan tilbagebetalingen skal.
 

29) Efterbetalt Pr.: Her indtastes datoen for hvornår efterbetaling skal foregå.

 

 30) Via: Her kan vælges om efterbetalingen skal ske via opkrævning eller girokort.

 

31) Frist for udsendelse: Her vil blive opdateret med en dato der er ligger 3 måneder efter den dato der står i feltet Årsopg. pr., men kan ændres manuel.

 

 32) Udsendt: Her kan man indtaste en dato for, hvornår forbrugsregnskabet er udsendt. Der er ingen automatik i forbindelse med dette.

 

33) Tilknyttede lejearter: Her kan du indtaste ekstra lejearter til brug for afregningen. Du kan godt indtaste flere lejearter, de skal så være adskilt med komma (x, xx).

 

34) Publiceringsdato: Feltet er kun synlig for kunder, der benytter GO:Bolig og automatisk integration med forbrugsregnskabs-leverandør.  
 

Go:Bolig brugere kan her indtastes en dato for, hvornår forbrugslister og forbrugsopgørelser med markering for Publicering under Rapportopsætning i EG Bolig kan skrives ud under fane 4. Opgørelse (Standard - Opsætning - Rapport).

 

Automtisk integration benytter I automatisk integration, skal I her angive en dato for, hvornår de opgørelser, I modtager fra leverandøren, skal journaliseres, og hermed eventuelt gøres tilgængelige for lejerne via jeres hjemmeside. Dato kan angives, når  forbrugsregnskaberne er modtaget, tjekket og klar til publicering.  Både afdelings- og lejerdokumenter listes under det enkelte regnskab i takt med, at de modtages fra forbrugsregnskabsleverandøren (EG Bolig3: Administration > Forbrugsregnskaber > Dokumenter).

 

36) Meddelelse til aflæsningsselskab kun synligt hvis I benytter automatisk integration. Her kan eventuelt angives en meddelelse til aflæsningsselskabet. Feltet forstørres ved dobbeltklik.

 

37) Tekst på opgørelse kun synligt hvis I benytter automatisk integration. Her kan eventuelt angives en tekst, som forbrugsregnskabs-leverandøren kan flette med ud i det forbrugsregnskab, der sendes med til forbrugerne. Feltet forstørres ved dobbeltklik.

 

38) Anlægsnummer: Her indtastes afdelingens anlægsnummer hos fx Clorius eller Brunata, og oplysningen bliver skrevet ud på lister.

 

 

39) Enhed: Her kan du angive, hvilken enhedstype der er brugt, fx M3, MWH el. lign.

 

Benytter I automatisk integration bliver oplysningen overført, og I kan benytte følgende enheder:

KJ for Kilo Joule

GJ for Giga Joule

WH for Watt timer

KWH        for Kilo Watt timer

MWH        for Mega Watt timer

KCAL        for Kilo kalorier

M3 for Kubikmeter

M2 for Kvadratmeter

LITRES for Liter

WATTS for Watt

KG for Kilogram

TON for Ton

UNITS for Enheder (generisk)

 

40) Sags Id: Kun synligt for de kunder, der bruger ESDH. Her kan du vælge hvilken type sags id forbrugsregnskabet skal være tilknyttet. Sagerne af typen forbrugsregnskab skal være oprettet via årshjulet. Du får en advarsel ved udskrivning af opgørelser eller afregning, hvis der er sags id på forbrugsregnskabet, men ingen URL oprette via Årshjulet.  

 

41)

Her har du mulighed for at angive et lejemålsinterval, som erstatter forbrugstype som udgangspunkt på tilsvar. Ved angivede lejemål, er det kun angivede lejemål, der vil indgå i afregningen.

 

42) Afregn.lejere medtages: Hvis afregnede lejere medtages, medregnes heraf betalt ikke i udgifter i alt. Hvis afregnede lejere ikke medtages, trækkes heraf betalt fra de totale udgifter, da det formodes at de øvrige udgifter ikke er nedsat pga. de allerede afregnede lejere.

 

Nye forbrugsregnskaber oprettes default med markering for "Afregnede lejere medtages", hvilket gør, at udgifter i alt ikke påvirkes af eventuel heraf betalt.

På de forbrugsregnskaber som findes i dag, kan I sætte hak i afregnede lejere medtages, hvorved der ikke ændres i udgifter i alt.

 

43) Udarb. internt: Hvis der sættes markering her vil det være muligt at oprette særskilt udregning af administrationsbidrag og få det beregnet på baggrund af antallet af de lejemål som er i afdelingen.

 

44) Afregning på boende lejer: Hvis der sættes en markering her, så hentes aconto fra alle lejere på lejemålet i forbrugsåret ind på den nuboende lejer (fraflyttere medtages ikke i regnskabet). Bemærk, at det ikke kan lade sig gøre i forbindelse med genhusning.

 

45) Moms blandede lejemål: Hvis markering er sat, vil momsen blive fratrukket ved indlæsning af forbrug og tillægges moms ved udtræk af forbrug, men kun på de lejemål, som har en markering i "Momsbehæftet" (Lejer - Lejer - Lejemålskartotek - fane 2. Lejemål).

 

46) Informationspligt: Markér hvis forbrugsregnskabsleverandøren, jf. Energieffektiviseringsdirektivet skal notificere den enkelte forbruger om dennes forudgående forbrug i forbindelse med det aktuelle regnskab. Markeringen har effekt pr. regnskabsleverandør. Der kan notificeres via ekstra tekst på Nets huslejeopkrævningen eller ved - kun muligt ved automatisk integration - direkte fra regnskabsleverandør via udvekslede e-mail adresser og telefonnumre. Notifikationens type og ordlyd administreres  i EG Bolig version 3: Indstillinger > Administration > Forbrugsregnskaber > Leverandører.    

 

47 Straksafregning: BEMÆRK funktionen gælder kun for ADE ista og Brunata integration.
Automatisk integration. Ønsker I at benytte Straksafregning, skal I her angive det via drop down-menuen. Straksafregning kan vælges enten med eller uden bogføring. Regnskabsleverandøren oplyses automatisk om flytning og i alt opkrævet aconto og anmodes om afregning af de lejere, der er flyttet ud men endnu ikke flytteafregnet. Straksafregning sendes også for igangværende regnskaber (dvs. sent til forbrugsregnskabsleverandør men ikke modtaget retur). Når leverandøren har sendt Straksafregning retur via integrationen, kan flyttesagen bogføres i EG Bolig, og forbrugsafregning og bilag vil fremgå af flytteafregningen.

 

Dvs. at der ikke skal foretages manuel anmodning om Straksafregning samt indlæsning af denne, når der er sat markering her.

 

Foruden markering her, forudsætter straksafregning i automatisk integration:

1.forudgående aftale med forbrugsregnskabsleverandøren af hensyn til eventuelt ændrede arbejdsgange

2.at bilagstypen 'Straksafregning' er defineret i firmaopsætningen (Standard > Opsætning > Firma > 3. Opsætning > Bogføring):  

 

 

----------

48) Gebyr  - rubrik

I det første felt kan du vælge, hvem der skal opkræves gebyr. Ved klik på får du valgmulighed for :

 

 - Manuel (her skal du selv indsætte evt. gebyr på de aktuelle lejere på fane 3.)

       - Alle (alle vil blive opkrævet det gebyr, der er indtastet i næste felt "Beløb")

       - Fraflyttere (kun lejere som fraflytter i forbrugsåret vil blive opkrævet det gebyr, der er indtastet i feltet "Beløb")

 

49) Tomgang - Her kan du i kombination med enten valg af gebyrer til Alle eller kun Fraflyttere vælge, hvilke typer af tomgange, der skal opkræves gebyrer. Du kan vælge i mellem:

 

 - Ingen - her vil ikke blive lagt gebyrer på tomgange uanset type

 - Kommunetomgange (Kommunetomgange vil blive opkrævet det gebyr, der er indtastet i næste felt "Beløb")

 - Alm. Tomgange (Fraflyttere i forbrugsåret vil blive opkrævet det gebyr, der er indtastet i næste felt "Beløb")

 - Alle Tomgange (Både kommunetomgange og alm. tomgange vil blive opkrævet det gebyr, der er indtastet i næste felt "Beløb")

 

50) Beløb - Her indtaster du det gebyrbeløb, der skal opkræves.  

 

Gebyret bliver sat på forbrugsregnskaberne, når du opdaterer ved klik på knappen .

 

----------

Ny aconto

 

 

51) Pr.: Indtast datoen for, hvornår den nye aconto skal gælde fra.

52) % Tillæg: Indtast procenten, hvis I ønsker en stigning på x antal procenter.

53) Metode: Her vælger du, om ny aconto skal gælde alle lejere eller kun lejere boende hele året.

54) Kun efterbetaling: Marker her, hvis ny aconto kun skal gælde efterbetalinger.

55) Nedsættelse medtages ikke: Marker her, hvis nedsættelser ikke skal medtages.

56) Mindste forhøjelse: Indtast beløbet pr. måned (fx 50), hvis I har et ønsket minimum for aconto forhøjelsen.

 

Den ny aconto beregnes enten via klik på Fordel (hvis I har fordelinger) eller

via klik på Ny Aconto (hvis I ikke har fordelinger, indlæst via fil eller selv indtastet forbrugstal).
 
Du kan se den nye beregnede aconto i feltet Ny aconto på fane 3. Lejerforbrug. Her kan du også ændre eller slette den manuelt.
 
På fane 4. Opgørelse kan den nye a conto flettes med flettefeltet "Lejerforbrug_NyAconto". Dannelse af nyt tilsvar på aconto lejearten sker under forbrugsafregningen. Findes der i forvejen et aconto-tilsvar med samme startdato, får du en advarsel. Du kan så vælge enten at stoppe kørslen eller at fortsætte, hvorved de eksiterende tilsvar bliver overskrevet. Var tidligere aconto tilsvar lejerspecifikke vil de nye tilsvar også være lejerspecifikke, ellers bliver de oprettet på lejemålene. Ved tilbageførsel af forbrugsregnskab vil nye aconto-tilsvar blive slettet.

 

----------

 

Tabel nederst

57) Tekst:  Her indtastes teksten for de forskellige udgifter i det pågældende forbrugsregnskab eks. varmeafregning, værelses/haneandele, målertal el. lign.

Oplysningerne overføres til fane 3. Lejerforbrug og flettes ud på brevene.

 

58) Pct: Her angives hvor stor procent hver enkelt udgift skal fordeles med, og det er beløbet fra feltet Udgifter Ialt der bliver beregnet af.

 

59) Beløb: Hvis felterne Pct/Beløb og Udgifter Ialt er udfyldt beregner programmet selv, hvor meget der skal overføres hertil. I kan også selv taste et beløb ind. Hvis der laves et forbrugsregnskab med målertal kan der indtastes et total-tal som så bliver delt ud på antallet af enheder og giver prisen pr. enhed. Det kunne også være omvendt, altså at der indtastes prisen pr. enhed hvorefter totalen udregnes.

 

60) Total Enhed: Her vil blive beregnet en sum på baggrund af det indtastede (evt. målertal) eller m2 fra lejemålskartotek. Beregningen styres af hvad der er valgt i Fordeling.

 

61) Pr. enhed: Her indtastes prisen pr. enhed, fx  pr. kwh., m3 eller målerleje og denne ganges med Total enhed hvilket giver summen i Beløb. Prisen kan også være udregnet på baggrund af oplysninger fra felterne Beløb/Total Enhed.

 

62) Gradkode: Her vælges gradkode. Skal oprettes under mere eller ctrl+F10.

 

63) Fordeling: Her vælges fordelingsform. Fordelingstal 1-4,  vurderingsleje hentes fra Lejemålskartoteket, kunne også være bruttoareal eller målertal. Der kan desuden fordeles efter værelses-/haneandele. Dette hentes fra lejemålskartoteket - fane 3, hvor man pr lejemål kan angive lejemålsandele og typer herfor. Lejemålsandels-typerne oprettes under Generelt - lejer - lejemålsandeletyper.

 

64) Decimal: Her vælges antal decimaler til afregning, kan være op til 5. Jo flere decimaler der bruges jo mindre mulighed for afrundings differencer.

 

65) Min. Andel: Her kan indtastes en minimums andel hvilket betyder, at hvis den er mindre det indtastede, bliver der ikke afregnet.

 

66) Reduk. Faktor:  Her kan vælges mellem Fordelingstal 1 til 14. Hvis I ønsker at benytte funktionen, er det vigtigt, at der står et fordelingstal på alle lejemålene og I bruger det, når I fx vil tage højde for, om det er en stuelejlighed, lejemål med kolde ydervægge eller lignende.

 

67) Grafenhed: Sætter I flueben her, vil det være muligt at få vist det enkelte lejemåls forbrug og gennemsnittet for et tilsvarende lejemål i afdelingen. Det vil være muligt at få vist flere årsforbrug, så der kan laves en sammenligning fra år til år, dog højst 5. år.

Rapporten forbrugsbrevvarme.rpt skal benyttes, og der skal udskrives under 4. Opgørelse med markering i lister.

 

68) Graf kr.: Sætter I flueben her, vil det være muligt at få vist det enkelte lejemåls forbrug og gennemsnittet for et tilsvarende lejemål i afdelingen.

Rapporten forbrugsbrevvarme.rpt skal benyttes, og der skal udskrives under 4. Opgørelse med markering i lister.

 

69) Type: Refererer til en eller flere målertyper fra aflæsningsselskabet. Der kan være flere målertal i en indlæsningsfil og typen angiver, hvilken fordelingslinje målertallet vedrører. Det er her muligt at angive flere målertyper, ved at indtaste dem separeret med komma.

 

70) Nul: En markering her betyder at målertallene nulstilles hvert år.
 

 

Knapper øverst på fane 1. Fordelingsregnskab

 

71) : Ved ESDH kan du se denne knap. Ved klik på knappen kan oprettes en afdelingssag i GO:Bolig på det forbrugsregnskab, der er hentet frem. Efterfølgende udskrivning af breve vil blive journaliseret på afdelingssagen.

 

72) : Ved klik her får du vist en oversigt over forbrugsregnskaber. Der vises kun de seneste to forbrugsregnskaber pr. afdeling i oversigten. Du kan sortere i oversigten ved hjælp af klik på kolonneoverskrifterne: Selskab, Afd, Lejeart, Forbkode og Startdato. Ved markering og dobbeltklik på det enkelte forbrugsregnskab kommer oplysningerne frem. Du kan søge på et bestemt forbrugsregnskab ved at trykke på F3. Indtast derefter selskabsnummer, afdelingsnummer, lejeart, eks. 01,01,50. Det er vigtigt at du adskiller dem med komma (,).

 

73) : Ved klik her bliver fordelingsregnskabet dannet på hvert lejemål.
Kan ikke aktiveres, hvis I benytter automatisk integration med forbrugsregnskabsleverandør.  
 

74) : Ved klik på denne knap bliver Aconto Ialt opdateret med hvor meget der er opkrævet på lejerne.
Kan ikke aktiveres, hvis I benytter automatisk integration med forbrugsregnskabsleverandør og regnskaberne er under afsendelse eller allerede er sendt til leverandøren eller hvis samtlige opgørelser i forbindelse med et forbrugsregnskab allerede er hentet.

 

75) : Ved klik her bliver Ny Aconto beregnet for de forbrugsregnskaber, hvor der kun indlæses forbrug og ikke anvendes fordeling.
 
Når forbruget fra leverandør er indlæst, skal du på fane 1 i feltet "ny aconto pr." angive pr. hvilken dato den nye aconto skal træde i kraft.

Skal en lejer have penge tilbage, vil aconto blive sat ned, og skal en lejer efterbetale, vil aconto blive sat op.

I det midterste felt kan du angive om aconto skal beregnes kun på grundlag af forbruget, eller om der skal tillægges en procentsats - f.eks. forbrug + 10 %.

I det sidste felt angiver du, om alle lejere skal reguleres eller om det kun skal gælde lejere, der har boet i boligen i hele forbrugsperioden.

Efterfølgende kan du klikke på knappen "ny aconto", og den nye aconto gemmes i databasen.

På fane 4 er det muligt at flette den nye aconto ud i opgørelsesbrevene. Her skal du anvende flettefeltet "Lejerforbrug_NyAconto".

 

Når afregningen bogføres på fane 5, vil det nye tilsvar være synligt i tilsvarstabellen i lejerkartoteket og i lejemålskartoteket.  

 

Opret et forbrugsregnskab

For at oprette et forbrugsregnskab skal du indtaste selskab, afdeling, lejeart, forbrugskode og dato for forbrugsregnskabet. Du kan også hente et eksisterende regnskab frem (se herunder), og så ændre i startdatoen. Hertil spørger systemet, om du ønsker at oprette et nyt regnskab. Når dette sker, vil alle datoer (periode/efterbet. pr./tilbagebet. pr.) blive skrevet frem med den ændrede periode, og hvis der køres med målertal, vil de blive overført som gamle tal til det nye regnskab.

 

Fællesudgiftsregnskaber

Det er muligt at oprette fællesudgiftsregnskaber, dvs. på én gang afregne fx vand, varme og el -flere lejearter tilknyttet forskellige typer á conto.

Aktuelle lejearter angives i feltet Tilknyttede lejearter, og udgifter med tilhørende fordelinger, kvm og vurderingsleje noteres i tabellen nederst på fane 1.

Kun hvis forbrugsregnskaberne har samme skæringsdato, kan der laves samlet forbrugsafregning.

 

Hent et eksisterende forbrugsregnskab

Du kan hente et eksisterende regnskab ved enten at indtaste selskab, afdeling, lejeart, forbrugskode og dato for forbrugsregnskabet. Eller du kan klikke på knappen oversigt, hvorefter du så kan vælge et forbrugsregnskab fra listen. Bemærk at der som udgangspunkt kun vises det nyeste regnskab for hver afdeling på listen. Hvis du ønsker at se alle, skal du dobbeltklikke på en vilkårlig linie i listen. Ved igen at dobbeltklikke vendes tilbage til at der kun vises de nyeste.

Hvis man har mange forbrugsregnskaber er det muligt at bruge F3 til at søge med man skal så udfylde med selskab, afdeling og lejeart adskilt af komma eks. 01,10,50 altså selskab 1 og afdeling 10 og lejeart 50.

 

76) Mere knappen:

Ved klik på (ctrl+F10 kan også bruges) ovenfor fanebladene kan der vælges følgende funktioner:

 

Forbrugskoder: Her kan der tilknyttes forbrugskoder for hver enkelt lejeart (kørslen ændrer nummeret i kolonnen FTYPE på fane 3 i lejerkartoteket).

 

Bemærk, at benytter I ista, skal forbrugsregnskaber som ligger på samme anlægsnummer have samme forbrugskode.

 

Forbrugssatser: Her kan indtastes beløb, som kan tilbageholdes fra flyttere, sådan at der er flere penge til det endelige forbrugsregnskab. Kan benyttes såfremt det altid er det samme beløb, der tilbageholdes. Der kan indtastes beløb pr. selskab, afdeling, lejemål eller lejer for hver aconto type. Hvis ikke det altid er samme beløb, kan et beløb i stedet angives inden der køres flytteafregning.

 

Gradkoder: Her oprettes gradkoder. En gradkode er et tal, der angiver hvor kold middeltemperaturen i en periode har været. Der bør lægges tal ind for hver enkelt måned i forbrugsregnskabet, men der er mulighed for at lægge tal ind pr. dag. Brug af gradkoder har kun betydning for de lejere der flytter/flytter ind i løbet af forbrugsåret, og har kun betydning, når der køres andre fordelingsformer end målertal. Det betyder, at en lejer der eks. flytter 31/3 normalt ville blive belastet med 1/4 af lejemålets samlede forbrug (svarer til de 3 mdr. lejeren har boet indenfor forbrugsåret), Hvis der benyttes gradkoder vil han, da han har boet der i de "dyre" måneder, blive belastet med mere end 1/4 af den samlede regning på lejemålet. Gradkodetal er bla. tilgængelige på www.dmi.dk.

 

Gradkoder og reduktion: Gradtallet påvirker reduktionen som følger:

(Gradtallet for januar * antal dage i januar) + (gradtal for februar * antal dage i februar) ... + (gradtal for december * antal dage i december)=samlet sum. Den samlede sum ligger nu til grund for, hvor meget skal reduceres i forbruget. Den procentvise reduktionen udregnes som differencen mellem summen af de dage, lejeren har boet i lejemålet og den samlede sum for gradkoderne, og denne difference ses så i forhold til den samlede sum.

Vær opmærksom på, at uanset om gradkoderne lægges ind pr. dag eller, som i nedenstående eksempel, pr. måned, så regnes der altid pr. dag. Dvs. at hvis man bruger gradkoder pr. måned, ganges gradtallet blot med antal dage i måneden, så alle dage i samme måned vægtes med samme gradkode. Bruges gradkoder pr. dag, skal man blot addere alle gradkoderne for at få den samlede sum for hele året.

I følgende eksempel på varmeforbrug benyttes nedenstående månedlige gradkoder (dato + værdi-feltet), lejeren indflytter pr. 15/2/04, forbruget fordeles på bruttoarealet, lejemålet er på 70 m2, enhedsprisen er på 67,16 kr.

 

 

Lejeren flytter ind den 15.02.2004. Lejeren skal derfor reduceres med 31 dage i januar og 14 dage i februar:

 

                                       

 

historik: Her er det muligt at skrive hvis man har nogle særlige oplysninger til det pågældende forbrugsregnskab. Oplysningerne bliver ikke overført fra det ene regnskab til det andet.

 

 

Indlæsning: Her er 2 muligheder hvor man enten kan vælge enten indlæsning af forbrug eller Indlæsning af målertal.

 

Indlæsning af forbrug: Her kan du vælge om der skal indlæses Ny aconto eller Forbrug fra diskette/filer fra eksternt varmefirma eks. Clorius, Brunata, Neve og Varmekontrollen.  Flere forbrugsregnskaber kan markeres, hvorved flere afdelinger kan indlæses på én gang.

 

Ny aconto: Her skal der markeres om der er tale om en Tilbageførsel eller en ny, hvor der kan indtastes en Ikrafttrædelsesdato, hvis der er en ikrafttrædelsesdato i filen bruges den, ellers bruges den der er indtastes i feltet.

Hvis der er fejl vil der bliver udskrevet en fejlliste over dem som ikke kunne læses ind.

 

Der skal være oprettet et in-putformat under Generelt-Input-formater, med typen Ny aconto til indlæsning af aconto på formen:

 

 

Formater oprettes under Generelt-Inputfomater og typen skal være Varme.

 

Indlæsning af målertal: Her er det muligt at indlæse målertal istedet for at taste dem ind i 2. Målertal. Du kan have lavet filerne i Excel.

 

Formater oprettes under Generelt-Inputfomater og typen skal være Målertal.

 

Målertalskopiering: Her er det muligt at kopiere indtastede målertal fra ét forbrugsregnskab til ét andet. Dette gøres ved at man har et gammelt forbrugsregnskab og at man har oprettet et ny. Så vælger man menupunktet og markere det gamle forbrugsregnskab i den øverste tabel og markere det nye forbrugsregnskab i den nederste tabel og klikker på Kopier. Når der kopieres vil antallet af decimaler følger det, der er angivet på forsiden af forbrugsregnskabet ved målertal.

 

Nye regnskaber: Her er det muligt at oprette flere forbrugsregnskaber på én gang ved kopiering. Du kan frit vælge på selskaber/afdelinger , lejeart og forbrugskoder. Startdato på de nye regnskaber skal indtastes. Klik på knappen Vis og der vises de regnskaber der kan kopieres. Klik på knappen Kopier for at kopiere.

 

Vis log: Der er logning på tabellerne "forbstam", "forbstamlin", "forblejlin" og "forbmaltal" og der logges initial, modul og datoret.

 

CO2 i Kg: Benytter I ista ADE, kan I her på kiloniveau angive hvor meget CO2, I modtager fra jeres leverandør. Angivelsen vil så blive overført til regnskabsleverandøren med den automatiske integration. Bemærk, at brug forudsætter, I har angivet Brændselsudgifter på det aktuelle forbrugsregnskab.