FLYTTESAG > Udskrifter/Bogføring

Flytteregnskabet udskrives og bogføres under Flyttesag-Udskrifter/Bogføring. Der vil, hvis der mangler at blive bogført eller annulleret rekvisitioner på lejemålet, blive givet meddelelse herom med angivelse af hvilke rekvisitioner det drejer sig om. Først når alle rekvisitioner er bogført eller annullerede rekvisitioner er annulleret, kan der laves flytteafregning.

Hvis der er Transporthavere på en lejer i Lejerkartotek - 4. Adresser, vil der pr. automatik blive udskrevet brev til disse ud fra opsætning i Standard-Opsætning-Rapport selskab/afdelingsopsætning (når afregningen udskrives) i prioriteret orden. Det vil sige at den transporthaver der har prioritet 1 vil få tilsendt evt. overskydende beløb og de 2 andre vil modtage brev om transporthaver 1 har modtaget afregning og de skal henvende sig der. Hvis der ikke er overskud, vil de alle blive meddelt dette.

Når Flytteafregningen er bogført, og fraflytteren har penge tilgode kan tilbagebetalingen foregå via bankkonto eller NemKonto:

Bankkonto: Tilbagebetaling til fraflytters bankkonto, kan kun ske hvis der er sat en markering i feltet Nem/Bank-konto og der står noget i feltet Bankkonto. Udbetalingspost dannes i kreditorbetaling (Kreditor - Kreditor - Betaling) evt. i et allerede eksisterende udtræk af fraflytterudbetalinger.

NemKonto: Tilbagebetaling til fraflytters NemKonto eller dennes samlevers NemKonto. Forudsætter accept af Samtykke 4 og Samtykke 5, at begge CPR-felter er udfyldte og at dato er sat, samt en markering i feltet "Samlevers CPR-nr. til Nem betaling" på fane 1. i lejerkartoteket.
Modulet Nem Konto skal være købt og felter Nem/Bank-konto skal være markeret her under flyttesag.

Udbetalingspost dannes i kreditorbetaling (Kreditor - Kreditor - Betaling) evt. i et allerede eksisterende udtræk af fraflytterudbetalinger.

For at du kan udbetale til bankkonto/NemKonto via Kreditorbetaling (Kreditor - Kreditor - Betaling) skal der på fane 2. Kontoopl. i selskabs- eller afdelingskartoteket være udfyldt en ny linje for bankkonto med typen "BU - Beboerudbetaling", der kan brugs ved udbetaling til lejere/flyttere/indflyttere via kreditorbetaling.

Du kan ved at dobbelklikke på lejemålsnummeret på fane 2. Bogføring komme over på lejemålet i lejemålskartoteket (Lejer - Lejer - Lejemålskartotek).

Du kan ved at dobbeltklikke på lejernummeret på fane 2. Bogføring komme over på lejeren i lejerkartoteket (Lejer - Lejer - Lejerkartotek).

Udskrivning af flytteregnskab

1.Tast Selskabsnummer og tryk Tab. Tast Afdelingsnummer og tryk Tab. Tast Lejemålsnummer og tryk Tab. Tast Lejernummer og tryk Tab. Der skal angives hele lejemålsnummer. Der kan også vælges i oversigt ved hjælp af Alt + Pil ned i felterne for selskabs-, afdelings-, lejemåls- og lejernummer. Oplysninger fra registrering/bogføring af opsigelse på fraflytter hentes automatisk fra Lejerkartotek.

Såfremt der er tilknyttet bilejemål, vil systemet selv være opmærksom herpå og spørge, om dette ønskes medtaget i afregningen. Ved valg af knappen Bilejemål vises oversigt over de bilejemål, hovedlejemålet har. Hvis ikke et bilejemål skal afregnes samtidig med hovedlejemålet, slettes linien i oversigt over bilejemål inden udskrift af flytteregnskab.

2.Sæt markering i Afregning.

3.Sæt evt. beløb ind for tilbageholdt aconto til senere afregning ud for den lejeart, der ønskes tilbageholdt ekstra aconto for. Dette gælder kun for lejearter med lejetypen "Aconto ...", dvs. lejetype 10 til 14.
Såfremt det altid er det samme beløb der tilbageholdes, kan beløbet hentes pr. automatik, ved at indtaste beløb pr. selskab, afdeling, lejemål eller lejer for hver aconto type under forbrugssatser. Beløbet kan ændres for den aktuelle fraflytter under flytteafregningen og gemmes automatisk.

4.I tabellen Andel kan vælges mellem lejearter og indtastes beløb for lejearten, f.eks. Løsøre, Honorar. Lejearterne SKAL have lejetype 909. Lejearten vælges ved at klikke musens markør i den tomme celle i venstre side af tabellen. Derefter klikkes på pilen til højre i cellen og der dobbeltklikkes på lejearten. Disse kan flettes ud på afregning med flettefelter. Lejekontrakt_Andel_Lejeart for at flette lejeartens tekst og Lejekontrakt_Andel_beløb for at flette beløbet. Det er de samme felter som kan bruges til flet i lejekontrakt. Bruges af andelsboligforeninger.

5.Hvis der på lejemålstypen i Lejemålstyper er gebyr for flyttegebyr, vil der blive påført fraflytteren dette gebyr, når opsigelse er modtaget med et varsel mindre end kontraktmæssigt opsigelsesvarsel, f.eks. mindre end 3 måneder før genudlejningsdato eller fraflytningsdato fra bogføring af opsigelse.

Flyttegebyr kan sættes op på selskab-/afdelingsniveau i Lejemålstyper - Gebyr, som overstyrer flyttegebyr på lejemålstypen.

Endvidere kan man have differentieret flyttegebyr, hvor man opkræver forskellige beløb alt efter sagsbehandlingen. Dette kræver man i Selskabskartotek - 7 Opl. har markering i feltet Differentieret flyttegebyr samt i tabellen derunder opretter de forskellige flyttegebyr. Ved flytteafregning kan der så vælges flyttegebyr ud fra de oprettede i feltet Flyttegebyr.

Hvis der normalt ville blive beregnet flyttegebyr, kan dette dog overstyres ved markering i feltet Ingen flyttegebyr.

6.Tryk evt. på knappen Hent Saldo. Når der trykkes på denne knap, vil der blive lavet beregning på alle de transaktioner der er på flyttesagen, lejeren (skyldig leje, fremtidig varmeafregning, rykkergebyr og restgæld på lån) samt evt. tilbageholdt aconto tastet i tabellen for tilbageholdt aconto.

7.Sæt markering i Brev.

8.Ved udskrift af flytteafregning vises beregning af fordeling af normalistandsættelsesbeløb (faktura bogført med lejeart 920 i kassekladde) ved A-ordning ud fra Afdelingskartotek - 4. Bolig eller Lejemålskartotek - 3. Lejemål i feltet Flyttekode og for A-ordning med NI ud fra NI-satser i Lejemålskartotek - 4. Lejemål. Hvis der anvendes Udflytningsrapport, vil fordeling for A-ordning og A-ordning med NI endvidere beregnes ud fra denne.

9.Husk, at vælge det rigtige dokument (Udskriften bliver flettet til Word). Hvis man sætter dokumenter op i Standard-Opsætning-Rapport og selskabs-/afdelingsopsætning vil korrekt dokument/dokumenter allerede være markeret og klar til udskrift, når lejemålsnr er indtastet.

På brevene kan man flette oplysninger på ansvarlig i stedet for den bruger, der fletter brevet. Oplysningerne skal indtastes på interessenten i Interessentkartotek - 1 Registrering, og der skal i Afdelingskartotek knappen Mere tilknyttes brugeren som ansvarlig i modulet Ansvarsområder. Flettefelterne der bruges, er flettefelterne der starter med Adresse med tilføjelse af rollen Ansvarlig, f.eks. Adresse_navn_ansvarlig for at flette navnet på den ansvarlige bruger. Der kan flettes med alle felterne fra interessentkartoteket.

Hvis brevet skal sendes som rekommanderet, sættes markering i dette felt. Der vil så automatisk blive givet næste nummer, som man er nået til for rekommanderet breve. Nummergenerator findes i Firmakartotek - 2. Numre i feltet Sidste rekommanderet brev nummer. Nummeret kan flettes på flytteregnskab ved udskrift via Word. Flettefeltet hedder Flytte_RekomBrevNr. Listen over rekommanderede breve udskrives under Lejer-lejer-Lister på rapporten for rekommanderede breve.

Hvis lejers og samlevers adresse er forskellig, bliver der automatisk udskrevet separat brev til samlever, selvom både flettefeltet Adresse_navn og Adresse_Navn2 er i brevhoved.

10. Klik på knappen for at vælge, hvilke bilag/fakturaer, der skal udskrives sammen med flytteafregningen.

Forudsætter:

1) at I har funktionen "Automatisk udskrivning af flyttebilag". Den er et tilkøb til WebFaktura, hvis I har købt WebFaktura inden den 1. marts 2012. Herefter er det en del af WebFaktura-løsningen. Kontakt EG Bolig salg på e-mail: egbolig@eg.dk, hvis du ønsker mere information.
2) at en sti og rapportopsætningen er defineret - læs mere under Udskrives (Standard – Opsætning – Firma - Stier)
3) at I i Windows har tilknyttet et program til visning af PDF filer (.pdf) f.eks. Adobe Reader.

Skærmbilledet viser nu en tabel med alle fakturaer, der er pålignet lejer. Som standard er det kun de fakturaer, der i WebFaktura har fået en markering for "Bilag medtages i flytteopgørelse", og der har en markering i kolonnen Udskriv.

Hvis Windows' standardprogram til visning/udskrift af PDF dokumenter er Adobe Reader, så kan der ved udskrift blive åbnet en Adobe Reader, som du selv skal lukke efterfølgende.
Udskrift vil ske til standardprinteren.

Ved udskrift til printer (uden EG Mail) sker journalisering i WebDok på baggrund af en opsætning i rapportmodulet.
Her skal programnavnet være ”flyttesag_faktura”, og i kolonnen ”fysisk navn” tastes ”flyttesag_faktura” (Dummy-dokument). Der skal desuden tilknyttes overkategori og kategori.

Ved udskrivning til skærm (uden EG Mail) vil faktura'er kunne udskrives, men ikke journaliseres, såfremt ovenstående er sat op i rapportmodulet.

Anvendes EG Mail- og journaliser, skal der i rapportopsætningen tilføjes ”flyttesagsafregning” i kolonnen ”Beskrivelse” (den anden af de to Beskrivelses-kolonner).
Herved vil faktura følge dokumentet videre frem gennem udskrivning/mailing og journalisering.

Anvendes EG Mail skal hoveddokumentet "Flytteafregning" tilføjes teksten ”flyttesagsafregning” i beskrivelse (den anden af de to Beskrivelses-kolonner) under rapportopsætning (Standard - Opsætning - Rapport). Herved vil faktura følge dokumentet videre frem gennem udskrivning/mailing og journalisering.

Ved udskrivning til skærm vil faktura kunne udskrives men ikke journaliseres.

Ved print uden EG Mail vil journalisering i WebDok ske ved at hente kategori fra dummy-dokumentet - "Flyttesag-Faktura" under rapportopsætning (Standard - Opsætning - Rapport).

Visning af bilag/fakuraer
Hvis du gerne vil have vist bilag/faktura på skærmen skal du først markere, om du vil se Alle (vis alle) eller om du kun vil se de valgte (vis kun valgte), dvs. dem der har en markering i kolonnen Udskriv i tabellen ovenfor. Klik på knappen for at få vist de ønskede bilag/faktura på skærmen.

11. Hvis du sætter en markering ud for Medtag, bliver de udvalgte bilag under knappen (punkt 10.) også vist på skærmen eller udskrevet sammen med flytteafregning.

12. Marker om du vil udskrive til Skærm eller Printer.

13. Klik på knappen , når du vil udskrive.

Bogfør flytteregnskab

Hvis du ønsker at der automstisk skal indsættes dagsdato i feltet Bogføringsdat, når der er markeret for Afregning og Bogføring, kan du sætte en markering i feltet " Bogføringsdato sætte default til dagsdato i flytteops./afregning" under Flyttesager - Flytte på fane 3. Opsætning i Firma (Standard - Opsætning - Firma).

1.Tast Selskabsnummer og tryk Tab. Tast Afdelingsnummer og tryk Tab. Tast Lejemålsnummer og tryk Tab. Tast Lejernummer og tryk Tab. Der skal angives hele lejemålsnummer . Der kan også vælges i oversigt ved hjælp af Alt + Pil ned i felterne for selskabs-, afdelings-, lejemåls- og lejernummer. Oplysninger fra registrering/bogføring af opsigelse på fraflytter hentes automatisk fra Lejerkartotek.

Såfremt der er tilknyttet bilejemål, vil systemet selv være opmærksom herpå og spørge, om dette ønskes medtaget i afregningen. Ved valg af knappen Bilejemål vises oversigt over de bilejemål,

hovedlejemålet har. Hvis ikke et bilejemål skal afregnes samtidig med hovedlejemålet, slettes linien i oversigt over bilejemål inden udskrift af flytteregnskab. Sæt markering i Afregning.

2.Beløb for tilbageholdt aconto til senere afregning vil blive hentet fra der blev udskrevet flytteregnskab.

3.Sæt markering i feltet Ingen flyttegebyr, hvis der var markering heri ved udskrift af flytteregnskab. Hvis man har differentieret flyttegebyr vælges flyttegebyret, som var valgt ved udskrift af flytteregnskab.

4.Sæt evt en markering ved Nem/Bank-konto, hvis tilgodehavende skal tilbagebetales til fraflytter enten via fraflytter bankkonto, hvis der er indtastet en i feltet "Bankonto" eller fraflytters eller samlevers NemKonto. Nemkonto kan kun benyttes til tilbagebetaling, hvis I har købt modulet Nem Konto og der er indtastet CPR-løbenummer på fraflytter eller samlever, hvor der er sat en markering i feltet "Samlevers CPR-nr. til Nem betaling på fane 1. i lejerkartoteket.

For at du kan udbetale til bankkonto/NemKonto via Kreditorbetaling (Kreditor - Kreditor - Betaling) skal der på fane 2. Kontoopl. i selskabs- eller afdelingskartoteket være udfyldt en ny linje for bankkonto med typen "BU - Beboerudbetaling", der kan brugs ved udbetaling til lejere/flyttere/indflyttere via kreditorbetaling.

5.Vælg lejeart og skriv beløb i Andel, som var valgt ved udskrift af flytteregnskab.

6.Skriv Bogføringsdato, hvis der ønskes bogført på anden dato end frigørelsesdato.

7.Skriv Bilagsnummer, hvis ikke der køres med automatisk bilagsnummerering i EG Bolig, se Bilagsnumre

8.Sæt markering i feltet "Uden bogføring" og og klik på "Udskriv".

9.Sæt markering i feltet "Med bogføring" og klik på "Udskriv". Først når der er valgt Med bogføring, bliver flytteafregning bogført.

Ved bogføring af flytteafregning, vil følgende blive bogført:

•skyldig/tilgode fra lejer- og indflyttersaldo til fraflyttertransaktioner.

•flyttegebyr, hvis dette ikke var overstyret med markering i "Ingen flyttegebyr".

•andel, hvis man har valgt dette.

•Afdelingens andel af normalistandsættelse vil blive bogført på den konto, der er anført under lejeart 923 (fradrag normalistandsættelse).

•Tilbageholdt aconto, hvis der var angivet beløb for dette.

•Lejerrelaterede tilsvar, som lejeren ikke kan nå at få opkrævet ved huslejeopkrævning grundet fraflytning, f.eks. vaskeriafregning, rykkergebyr.

•Restgæld på lejerlån, hvis dette skal afregnes ved fraflytning, se evt. Lejerlån.

•Hvis summen af normal istandsættelse og misligholdelse samlet overskrider overslag/det budgetterede med mere end 10 %, vil der foretages reduktion i henhv. NI og misligholdelse. Reduktionen vil ske på den istandsættelsestype, der er sket overskridelse på, dog vil der ikke reduceres med mere end den samlede overskridelse. Reduktion af rekvisitionsarbejde kan overstyres ved valg af "Manuel" i feltet "Reduktion af rekvisitionsarbejde" under Rekvisition/webfaktura - Rekvisition under fane 3. Opsætning i Firma (Standard - Opsætning - Firma).